Pemeliharaan Arsip
(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi Pemeliharaan Arsip Vital, Arsip Aktif, dan Arsip Inaktif baik yang termasuk dalam kategori Arsip Terjaga maupun Arsip Umum.
(3) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan Arsip Aktif;
b. penataan Arsip Inaktif;
c. penyimpanan Arsip; dan
d. alih media Arsip.
(4) Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(5) Pimpinan Unit Pengolah sebagaimana yang dimaksud pada ayat (4), adalah kepala bidang pada Perangkat Daerah.
(6) Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan Pemberkasan dan penyimpanan Arsip.
(7) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.
(8) Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan.
(9) Pemeliharaan Arsip Vital dilaksanakan berdasarkan Program Arsip Vital.
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (3) huruf a, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(4) Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. unit Pengolah;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. nomor berkas;
b. nomor item Arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(7) Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (3) huruf b, dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(3) Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah;
c. nomor Arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi Arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(4) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
(5) JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk:
a. Arsip Dinamis; dan
b. Arsip Statis.
(6) Pembentukan JIKN dilakukan pada:
a. pusat jaringan yang diselenggarakan oleh ANRI; dan
b. simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga Kearsipan provinsi, lembaga Kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga Kearsipan perguruan tinggi.
(7) Dalam rangka melaksanakan tugas Kearsipan, Unit Kearsipan pada Pemerintah Daerah menjadi simpul jaringan.
(1) Pemerintahan Daerah dan BUMD membuat daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu Arsip Terjaga dan Arsip Umum.
(2) Daftar Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi daftar Arsip Aktif dan daftar Arsip Inaktif.
(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (3) huruf c, dilakukan terhadap Arsip Aktif dan Arsip Inaktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(3) Penyimpanan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.
(4) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
(1) Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (3) dapat dilakukan alih media Arsip.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Dalam melakukan alih media Arsip pimpinan Pencipta Arsip MENETAPKAN kebijakan alih media Arsip.
(4) Alih media Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
(5) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(6) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil alih media.
(1) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.
(2) Berita acara alih media Arsip Dinamis paling kurang memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
(3) Daftar Arsip Dinamis yang dialihmediakan paling kurang memuat:
a. Unit Pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
(4) Pelaksanaan alih media Arsip Dinamis ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(5) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pemeliharaan Arsip Vital dilaksanakan berdasarkan program Arsip Vital.
(2) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
(3) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(1) Penyusutan Arsip Dinamis dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.
(1) Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip.
(2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif;
b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
(3) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang berada pada Pencipta Arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(4) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(3), dilaksanakan setelah melewati retensi Arsip Aktif.
(5) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4), dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar Arsip yang akan dipindahkan.
(6) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (5), ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.
Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pemerintahan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (2) huruf a, dilakukan sebagai berikut:
a. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan satuan kerja Pemerintah Daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah; dan
b. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Pencipta Arsip di lingkungan satuan kerja Pemerintah Daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah.
Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan BUMD diatur oleh pimpinan BUMD sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (2) huruf b, menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(3) Dalam hal Arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip.
Prosedur pemusnahan Arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai Arsip;
b. penyeleksian Arsip;
c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai Arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip;
f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara:
1. pemusnahan total sehingga fisik dan informasi Arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
2. disaksikan oleh paling kurang 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar Arsip yang dimusnahkan.
(1) Pembentukan panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf a, ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(2) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang akan dimusnahkan.
(3) Panitia penilai Arsip paling kurang memenuhi unsur:
a. pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
c. Arsiparis/petugas pengelola Kearsipan sebagai anggota.
(1) Pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan Perangkat Daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Bupati.
(2) Pelaksanaan pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di Perangkat Daerah atau penyelenggara pemerintahan.
(1) Pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Bupati setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan Arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(1) Pemusnahan Arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMD setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis panitia penilai Arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMD.
(2) Pelaksanaan pemusnahan Arsip di lingkungan BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMD.
(1) Pemusnahan Arsip di lingkungan BUMD yang memiliki retensi paling lama 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMD setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip; dan
b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan Arsip di lingkungan BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan BUMD.
(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan Arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip.
(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai Arsip;
b. notulen rapat panitia penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan Arsip yang memiliki retensi paling lama 10 (sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan Arsip;
g. berita acara pemusnahan Arsip; dan
h. daftar Arsip yang dimusnahkan.
(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2), diperlakukan sebagai Arsip Vital.
(4) Berita acara dan daftar Arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.
(1) Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (2) huruf c, dilakukan terhadap Arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.
(2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib dilaksanakan Pemerintahan Daerah, dan BUMD.
(3) Perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara, APBD, dan/atau bantuan luar negeri belum mempunyai Lembaga Kearsipan perguruan tinggi wajib menyerahkan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
(4) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
(1) Arsip Statis yang diserahkan oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan harus merupakan Arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
(2) Dalam hal Arsip Statis yang diserahkan tidak autentik maka Pencipta Arsip melakukan autentikasi.
(3) Apabila Pencipta Arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Lembaga Kearsipan Daerah berhak untuk menolak penyerahan Arsip Statis.
(4) Dalam hal Arsip Statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
(1) Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan Daerah disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari kepala Lembaga Kearsipan Daerah;
e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip; dan
f. pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan Daerah dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan.
(2) Penyerahan Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media Arsip yang diserahkan.
(3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan Arsip meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai Arsip;
b. notulen rapat panitia penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d. surat persetujuan dari kepala Lembaga Kearsipan;
e. surat pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
f. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan Arsip Statis;
g. berita acara penyerahan Arsip Statis; dan
h. daftar Arsip Statis yang diserahkan.
(4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3), wajib disimpan oleh Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah serta diperlakukan sebagai Arsip Vital.
(1) Arsip Statis Pemerintahan Daerah wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
(2) Penetapan Arsip Statis pada Pemerintahan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1) huruf e ditetapkan dengan Peraturan Bupati.
(3) Pelaksanaan penyerahan Arsip Statis yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan Perangkat Daerah atau penyelenggara Pemerintahan Daerah.
(4) Pelaksanaan penyerahan Arsip Statis yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(1) Daftar Arsip Statis BUMD wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
(2) Penetapan Arsip Statis pada BUMD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh pimpinan BUMD.
(3) Daftar Arsip Statis yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diserahkan oleh pimpinan BUMD kepada Lembaga Kearsipan Daerah.