Peraturan Menteri Nomor 23-prt-m-2016 Tahun 2016 tentang ...

Pasal 2

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan bagi UKK, dan pengelolaan arsip dinamis pada UKO, UKP, dan USKP. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk: a. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan kementerian sebagai UKK dalam kerangka SKN yang dilakukan oleh UKO, UKP, dan USKP, agar pelaksanaan kegiatan pengelolaan fisik dan informasi arsip dinamis dapat dilakukan secara tertib, baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan; b. mewujudkan perlindungan kepentingan negara dan kementerian melalui pengelolaan, serta pemanfaatan fisik dan informasi arsip dinamis yang autentik, utuh dan terpercaya; c. mensinergikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan fisik dan informasi arsip dinamis kementerian sebagai suatu SKK yang komprehensip dan terpadu; d. mewujudkan keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip dinamis fasilitatif dan substantif sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, serta Satuan Kerja; e. meningkatkan kualitas pelayanan pemanfaatan fisik dan informasi arsip dalam lingkup internal dan/atau eksternal kementerian yang autentik, utuh dan terpercaya; dan f. menjamin keberlanjutan pembinaan, pengelolaan, serta ketersediaan arsip dinamis yang autentik dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 3

Koreksi

Lingkup pengaturan dalam Peraturan Menteri ini meliputi; a. penyelenggaraan sistem pengelolaan arsip dinamis kementerian; b. pengelolaan arsip dinamis; c. penyusutan arsip; d. prasarana dan sarana pengelolaan arsip; e. sumber daya manusia kearsipan; f. pendanaan penyelenggaraan dan pengelolaan arsip; dan g. pembinaan pengelolaan arsip dinamis.

Pasal 4

Koreksi

Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan untuk menyelenggarakan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan SKK.

Pasal 5

Koreksi

Pembangunan SKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh UKK.

Pasal 6

Pembangunan SKK oleh UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 meliputi: a. Penyusunan bahan Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK) Kearsipan; b. Diseminasi, Sosialisasi, pembinaan, pemantauan, dan pengendalian kepada UKO, UKP, dan USKP; c. Pembangunan SIKK dan pembentukan JIKK; dan d. Koordinasi, pembinaan, pemantauan, dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis.

Pasal 8

(1) Penyelenggaraan SIKK dilaksanakan oleh UKK dan UKO diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku. (2) UKK bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKK. (3) Untuk mendukung SIKN, UKK berkoordinasi dengan ANRI.

Pasal 9

SIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip dinamis sebagai sumber informasi dalam penyusunan rencana, program, kegiatan Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Satuan Kerja. b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Satuan Kerja; c. menjamin penggunaan informasi arsip dinamis hanya kepada pihak yang berhak; dan d. ketersediaan arsip sebagai sumber informasi dalam penetapan pengambilan keputusan dan kebijakan pimpinan.

Pasal 10

JIKK merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis.

Pasal 11

(1) Pembentukan JIKK dilaksanakan oleh UKK dan UKO. (2) Pusat jaringan yang diselenggarakan oleh Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam membangun dan memelihara jaringan kementerian; (3) Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan UKO sebagai simpul jaringan UKK membentuk sub simpul jaringan dengan UKP dan USKP.

Pasal 12

JIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 berfungsi untuk mendukung peningkatan: a. kualitas akses layanan informasi arsip dinamis bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat kepada pihak internal dan/atau eksternal; b. dukungan dan peranan UKK sebagai simpul jaringan informasi kearsipan nasional; dan c. kemanfaatan arsip dinamis dalam menyebarluaskan bukti pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja.

Pasal 13

Penyelenggara JIKK adalah Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan wewenang dalam melakukan pengembangan sistem jaringan informasi Kementerian sebagai pusat jaringan dan penyimpanan data, Unit Organisasi, Unit Kerja, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja sebagai simpul jaringan.

Pasal 14

(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kepentingan internal dan/atau eksternal kementerian, JIKK digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan. (2) Pemanfaatan akses layanan informasi kearsipan dapat melibatkan Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan wewenang sebagai penyedia informasi publik lingkup Kementerian. (3) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai JIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 diatur dengan Peraturan Menteri tersendiri.

Pasal 15

(1) Pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis kementerian terdiri atas UKK, UKO, UKP, dan USKP. (2) Struktur pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis tercantum dalam l Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 16

(1) UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Sekretariat Jenderal. (2) UKK dipimpin oleh Sekretaris Jenderal. (3) Pelaksana Pembina UKK dipimpin oleh Kepala Biro Umum. (4) Pelaksana UKK dilaksanakan oleh Kepala Bagian Administrasi Perkantoran. (5) Tata Usaha Unit Kearsipan dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan Biro Umum.

Pasal 17

(1) UKO sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Sekretariat Unit Organisasi. (2) UKO dipimpin oleh Pimpinan UKO. (3) Pelaksana Pembina UKO dipimpin oleh Sekretaris UKO. (4) Pelaksana UKO dilaksanakan oleh Kepala Bagian yang salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan. (5) Tata Usaha UKO dilaksanakan oleh Kepala Subbagian yang salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan.

Pasal 18

(1) UKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Unit Kerja Eselon II. (2) UKP dipimpin oleh Pimpinan Unit Kerja. (3) Pelaksana UKP dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum/TU. (4) Tata Usaha UKP dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian/ TU/Umum.

Pasal 19

(1) USKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Unit Satuan Kerja yang memiliki tugas dan fungsi dalam melaksanakan kegiatan yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN). (2) USKP dipimpin oleh Kepala Satuan Kerja. (3) Pelaksana USKP dilaksanakan oleh PPK. (4) Tata Usaha USKP dilaksanakan oleh Asisten Satuan Kerja yang memiliki Urusan TU/Umum/RTA.

Pasal 20

(1) UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis pada lingkup Kementerian. (2) UKK memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari UKO dan/atau UKP di Kementerian; b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; c. penyerahan arsip statis oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri selaku pimpinan pencipta arsip kepada ANRI; dan d. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis Kementerian. (3) UKK memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di Kementerian; b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKK dan SIKK; c. melaksanakan pemusnahan arsip di Kementerian; d. mempersiapkan bahan penyerahan arsip statis oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri selaku Pimpinan Pencipta arsip kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA; e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis Kementerian; dan f. dalam melaksanakan tugas dan fungsi UKK bertanggungjawab dalam mengelola Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kementerian. (4) Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) UKK menyiapkan rancangan kebijakan untuk ditetapkan oleh Menteri. (5) UKK bertanggung jawab dalam mengelola Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kementerian.

Pasal 21

(1) UKO sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis lingkup Unit Organisasi. (2) UKO memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di Unit Organisasi; b. pengolahan arsip dinamis dan penyajian arsip menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Sekretaris Unit Organisasi atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya selaku Pimpinan Unit Organisasi kepada UKK; dan d. pembinaan, pemantauan, dan pengevaluasian dalam rangka pengelolaan arsip dinamis Unit Organisasi. (3) UKO memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari UKP di UKO; b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKK dan SIKK; c. mempersiapkan bahan penyerahan arsip inaktif oleh Sekretaris Unit Organisasi atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya selaku Pimpinan Pencipta arsip kepada UKK; d. melaksanakan pembinaan, pemantauan, dan evaluasi dalam rangka pengelolaan arsip dinamis Unit Organisasi; dan e. bertanggung jawab dalam mengelola Gedung Penyimpanan Arsip UKO. (4) Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) UKO menyiapkan rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk ditetapkan oleh Pimpinan Tinggi Madya.

Pasal 22

(1) UKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengolahan arsip aktif dan arsip vital lingkup Unit Kerja. (2) Setiap UKP wajib mempunyai dan mengelola central file yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip bagi masing-masing UKP. (3) UKP memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Pengolah; b. pengolahan dan penyajian arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada Sekretaris Unit Organisasi; dan d. pembinaan dan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Kerja, serta Satuan Kerja dan/atau SKPD. (4) UKP memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Pengolah; b. mengolah dan menyajikan arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. melaksanakan pemindahan arsip inaktif oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada Sekretaris Unit Organisasi; dan d. melaksanakan pembinaan dan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Kerja, serta Satuan Kerja dan/atau SKPD.

Pasal 23

(1) USKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengolahan arsip aktif dan arsip vital lingkup Unit Satuan Kerja dan/atau SKPD. (2) USKP memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Satuan Kerja; b. pengolahan dan penyajian arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Kepala Unit Satuan Kerja dan/atau SKPD kepada Unit Kerja dan/atau Lembaga Arsip Daerah; dan (3) USKP memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Satuan Kerja; b. mengolah dan menyajikan arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. melaksanakan pemindahan arsip inaktif oleh Kepala Unit Satuan Kerja; dan d. unit Pengolah bertanggung jawab mengelola central file.

Pasal 4

Koreksi

Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan untuk menyelenggarakan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan SKK.

Pasal 5

Koreksi

Pembangunan SKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh UKK.

Pasal 6

JIKK merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis.

Pasal 11

Koreksi

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Koreksi

Pasal 16

Koreksi

Pasal 17

Koreksi

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Koreksi

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

Pasal 24

Koreksi

(1) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital baik yang termasuk dalam arsip terjaga maupun arsip umum. (2) Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: a. Penciptaan Arsip; b. Penggunaan Arsip; c. Pemeliharaan Arsip; dan d. Penyusutan Arsip.

Pasal 25

Koreksi

(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) huruf a meliputi kegiatan: a. Pembuatan Arsip, dan b. Penerimaan Arsip. (2) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan: a. pedoman tata naskah dinas; b. klasifikasi arsip; dan c. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 26

(1) Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 25 ayat (1) huruf a sebelum didistribusikan kepada pihak yang berhak harus diregistrasi oleh pihak pembuat arsip secara cepat dan tepat, lengkap, serta aman. (2) Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah setelah dibuat oleh pejabat yang berwenang. (3) Arsip yang telah dibuat, diregistrasi dan didistribusikan kepada pihak yang berhak pada lingkup internal maupun eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti dengan pengendalian naskah dinas. (4) Pengendalian naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan..

Pasal 27

(1) Penerimaan arsip sebelum didistribusikan kepada pihak yang berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf b harus diregistrasi oleh pihak penerima secara cepat dan tepat, lengkap, serta aman. (2) Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah setelah diterima oleh pejabat yang berwenang dan/atau petugas yang berhak. (3) Arsip yang telah diterima, diregistrasi dan didistribusikan kepada pihak yang berhak pada lingkup internal maupun eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti dengan pengendalian naskah dinas. (4) Pengendalian naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pasal 28

(1) Rangkaian proses kegiatan dalam pembuatan dan/atau penerimaan arsip harus didokumentasi oleh USKP, UKP, UKO, dan UKK. (2) USKP, UKP, UKO, dan UKK wajib menyimpan dokumentasi pembuatan dan/atau penerimaan. (3) Pembuatan dan/atau penerimaan arsip harus dijaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) USKP dan UKP bertanggung jawab terhadap keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang telah diciptakannya.

Pasal 29

(1) UKP dan/atau USKP wajib melakukan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh Penyedia Jasa yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja. (2) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah Penyedia Jasa mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada Pemberi Kerja. (3) Pengendalian atas keautentikan, keutuhan, keterpercayaan arsip yang diciptakan oleh Penyedia Jasa menjadi tanggung jawab Pimpinan UKP/dan atau USKP. (4) Ketentuan penyerahan arsip Penyedia Jasa yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara berdasarkan perjanjian kerja sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 31

(1) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. (2) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. Pemberkasan Arsip aktif; b. Penataan Arsip inaktif; c. Penyimpanan Arsip; dan d. Alih media arsip.

Pasal 32

(1) Pemeliharaan arsip aktif dimulai sejak proses penciptaan hingga penyimpanan menjadi tanggung jawab pimpinan USKP dan/atau UKP. (2) Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif.

Pasal 33

(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf a, dilakukan terhadap arsip yang telah dibuat dan/atau diterima, serta diregistrasi dan didistribusikan. (2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan, serta penyusutan arsip. (3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif. (4) Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

Pasal 34

(1) Daftar berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (4) paling sedikit memuat: a. Unit Pengolah; b. Nomor Berkas; c. Kode Klasifikasi; d. Uraian Informasi berkas; e. Kurun Waktu; f. Jumlah; dan g. Keterangan. (2) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (4) sekurang-kurangnya memuat: a. Nomor Berkas; b. Nomor Item Arsip; c. Kode Klasifikasi; d. Uraian Informasi Arsip; e. Tanggal; f. Jumlah; dan g. Keterangan.

Pasal 35

(1) USKP dan UKP wajib menyampaikan daftar arsip aktif kepada UKO paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan berakhir (Closed File). (2) Pemberkasan arsip aktif menggunakan sarana dan prasarana kearsipan. (3) Tata cara pemberkasan arsip aktif dijelaskan tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 36

(1) Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf b, dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. (2) Penataan arsip inaktif wajib dilakukan dimulai dari UKO dan UKK serta dilaksanakan melalui tahapan kegiatan: a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar arsip inaktif. (3) Pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif dimaksudkan untuk memudahkan penemuan kembali. (4) Pengaturan fisik arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab UKO dan UKK. (5) Penataan arsip inaktif dalam rangka pemeliharaan dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan. (6) Tata cara penataan arsip inaktif dijelaskan tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 37

Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (2) huruf c paling sedikit memuat: a. Unit Organisasi; b. Unit Kerja/Satuan Kerja Pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode arsip; e. Kode Klasifikasi; f. Uraian informasi; g. Kurun Waktu; h. Jumlah; dan i. Keterangan.

Pasal 38

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf c, dilakukan terhadap arsip aktif dan arsip inaktif yang sudah di daftar dalam daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif. (2) Penyimpanan arsip dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. (3) Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan UKP dan/atau USKP. (4) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan UKO, dan UKK. (5) Penyimpanan arsip aktif menggunakan sarana dan prasarana kearsipan. (6) Penyimpanan arsip aktif dapat dilakukan pada Depo Arsip (central file) Unit Satuan Kerja Pelaksana dan/atau UKP. (7) Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar/record center) UKO dan /atau Pusat Penyimpanan Arsip UKK.

Pasal 39

(1) Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf d, dapat dilakukan alih media. (2) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan dalam media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Fisik arsip yang telah dilakukan alih media tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Arsip hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan USKP dan/atau UKP dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil media.

Pasal 40

(1) Autentikasi arsip dilakukan terhadap arsip statis, arsip hasil alih media, dan duplikat/copy arsip vital untuk menjamin keabsahan arsip. (2) Autentikasi terhadap arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip dimaksud. (3) Autentikasi arsip statis dilakukan oleh kepala ANRI. (4) Autentikasi arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital dilakukan oleh pimpinan UKP.

Pasal 41

(1) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat Berita Acara yang disertai dengan Daftar Arsip Alih Media. (2) Berita Acara alih media arsip dinamis paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan USKP dan/atau UKP. (3) Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan. (4) Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan USKP dan/atau UKP.

Pasal 42

Ketentuan lebih lanjut mengenai alih media arsip dan autentikasi arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital diatur dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 43

(1) Pemeliharaan arsip vital menjadi satu kesatuan dengan sistem pengelolaan arsip aktif. (2) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program dan pengelolaan arsip vital. (3) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. (4) Pelaksanaan program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan dan penanggulangan bencana. (5) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan UKP dan/atau USKP.

Pasal 44

(1) Pengelolaan arsip vital dilakukan melalui: a. Identifikasi; b. Penataan arsip vital; dan c. Penyusunan Daftar Arsip Vital. (2) Daftar arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. jenis arsip; c. tingkat perkembangan; d. kurun waktu; e. jumlah; f. jangka panjang; g. lokasi simpan; h. metode pelindungan; dan i. keterangan.

Pasal 45

(1) Identifikasi arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf a merupakan kegiatan dalam menganalisis tugas dan fungsi organisasi, pendataan, pengolahan, penentuan arsip vital, dan penyusunan daftar arsip vital. (3) Pelindungan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf b meliputi: a. duplikasi; b. pemencaran (Disparsial); dan c. dengan peralatan khusus (Vaulting). (4) Pengamanan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf b meliputi: a. sistem keamanan ruang penyimpanan; b. penempatan arsip di ruang penyimpanan; c. desain bangunan gedung penyimpanan; dan d. peralatan pencegahan kebakaran. (5) Penyelamatan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf c meliputi: a. evakuasi arsip vital b. identifikasi jenis dan kondisi kerusakan arsip vital; dan c. pemulihan (recovery) arsip vital. (6) Pemulihan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf c meliputi: a. stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi; b. penilaian tingkat kerusakan; c. pelaksanaan penyelamatan; d. prosedur penyimpanan kembali; dan e. evaluasi.

Pasal 46

(1) Penyimpanan arsip vital dilakukan terhadap arsip yang sudah didaftar dalam daftar arsip vital. (2) Penyimpanan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip. (3) Penyimpanan arsip vital dilakukan pada ruangan dan/atau lemari khusus di USKP dan/atau UKP yang sudah dijamin kelayakan dan keamanannya. (4) Tata cara pengelolaan arsip vital dijelaskan dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 47

Arsip terjaga meliputi arsip yang dihasilkan dari kegiatan yang berkaitan dengan: a. kependudukan; b. kewilayahan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; c. kepulauan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; d. perbatasan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; e. Perjanjian Internasional; f. Kontrak Karya; dan g. masalah pemerintahan strategis lainnya.

Pasal 48

(1) Pimpinan USKP bertanggung jawab dalam: a. memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan USKP wajib memberkaskan dan melaporkan arsip terjaga kepada Pimpinan UKP; c. pimpinan USKP menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKP paling lama 3 (tiga) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; dan d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (2) Pimpinan UKP bertanggung jawab dalam: a. melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan UKP menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari USKP; c. pimpinan UKP menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKP paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; dan d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (3) Pimpinan UKO bertanggung jawab dalam: a. melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan UKO menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari UKP; c. pimpinan UKO menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKK paling lama 9 (sembilan) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (4) Pimpinan UKK bertanggung jawab dalam: a. Melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. Pimpinan UKK menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari Pimpinan UKO; c. Pimpinan UKK menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada ANRI paling lama 1(satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai atas persetujuan Menteri; dan d. Ketentuan mengenai tata cara menjaga keutuhan, keamanan, keselamatan dan tata cara pemberkasan serta pelaporan arsip terjaga mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 49

(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip Vital dan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 ayat (2) dan ayat (4) serta Pasal 47 dimaksudkan untuk mencegah tindakan kriminal, kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme, serta kejahatan penghilangan arsip vital dan arsip terjaga lainnya. (2) Pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI. (3) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI dan BNPB. (4) Pelindungan dan penyelamatan arsip yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan masing-masing berkoordinasi dengan UKK dan ANRI.

Pasal 25

Koreksi

Pasal 26

Koreksi

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Koreksi

Pasal 31

Koreksi

Pasal 32

Koreksi

Pasal 33

Koreksi

Pasal 34

Pasal 35

Pasal 36

Koreksi

Pasal 37

Pasal 38

Koreksi

Pasal 39

Koreksi

Pasal 40

Koreksi

Pasal 41

Koreksi

Pasal 42

Pasal 43

Koreksi

Pasal 44

Pasal 45

Pasal 46

Pasal 47

Koreksi

Pasal 48

Koreksi

Pasal 49

Pasal 50

Koreksi

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang meliputi: a. Pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, dan UKO ke UKK; b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. Penyerahan arsip statis dari UKK ke ANRI.

Pasal 51

Koreksi

Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a dilaksanakan sesuai dengan jenjang pengorganisasian penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis kementerian dengan tahapan sebagai berikut: a. Pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP menjadi tanggung jawab pimpinan USKP; b. Pemindahan arsip inaktif dari UKP ke UKO menjadi tangung jawab pimpinan UKP; c. Pemindahan arsip inaktif dari UKO ke UKK menjadi tangung jawab pimpinan UKO; dan d. Penyerahan arsip statis dari UKK ke ANRI menjadi tanggung jawab pimpinan UKK.

Pasal 52

(1) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a dilaksanakan dengan memperhatikan kaidah, bentuk dan media arsip. (2) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan c. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan. (3) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati masa retensi arsip aktif berdasarkan JRA. (4) Pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampirkan daftar arsip. (5) Pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas. (6) Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani masing-masing pimpinan yang menyerahkan kepada pimpinan yang menerima.

Pasal 53

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan UKO dan UKK. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder; b. telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensi arsip ditentukan kembali oleh Pimpinan UKO dan UKK.

Pasal 54

(1) Prosedur pemusnahan arsip dilakukan dengan tahapan: a. pembentukan panitia penilai; b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (2) huruf a; c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis, dan/atau petugas pengolah; d. penilaian oleh panitia penilai; e. permintaan persetujuan dari Pimpinan UKK yang ditujukan kepada ANRI; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g. pelaksanaan pemusnahan. (2) Pelaksanaan pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf g dilakukan dengan ketentuan: a. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat yang terdiri dari perwakilan Biro Hukum, Bagian Hukum Unit Organisasi dan Inspektorat Jenderal; b. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; dan c. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Pasal 55

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat (1) huruf a ditetapkan oleh Menteri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. (2) Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur : a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. (3) Panitia penilai arsip bertugas melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. (4) Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat (2) menjadi tanggung jawab Pimpinan UKK.

Pasal 56

(1) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh UKP dan/atau USKP, UKO dan UKK. (2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; b. notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKO dan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; d. surat persetujuan pemusnahan dari Pimpinan UKK; e. surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; f. keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; g. berita acara pemusnahan arsip; dan h. daftar arsip yang dimusnahkan. (3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital. (4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada ANRI.

Pasal 57

(1) Penyerahan arsip statis oleh UKK kepada ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf c dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA Kementerian. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh UKK. (3) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pimpinan UKK.

Pasal 58

(1) Arsip statis kementerian wajib diserahkan kepada ANRI. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan pertimbangan: a. nilai informasi arsip; b. keamanan dan keselamatan arsip; c. aksesibilitas arsip statis; d. kearifan lokal; dan e. peraturan perundang-undangan. (3) Penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang akan diserahkan (4) Arsip statis yang diserahkan oleh UKK kepada ANRI merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. (5) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka UKK melakukan autentikasi. (6) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya maka autentikasi akan dilakukan oleh ANRI.

Pasal 59

(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Pembentukan panitia penyerahan arsip statis; b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah; c. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; d. Pemberitahuan akan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan UKK kepada Kepala ANRI disertai dengan pernyataan dari Pimpinan UKK bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; e. Verifikasi oleh ANRI; f. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan UKK; dan g. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan Unit Kearsipan kepada kepala ANRI dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. (2) Penetapan arsip statis sebagaimana disebutkan pada ayat (1) huruf f dilakukan oleh pimpinan UKK. (3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis kementerian menjadi tanggung jawab UKK. (4) Penyerahan arsip statis kementerian yang berada di daerah yang telah diciptakan dari hasil pelaksanaan kegiatan dekonsentrasi diserahkan kepada Unit Depo Penyimpanan Arsip ANRI di Daerah dan/atau lembaga kearsipan daerah dilaksanakan oleh pimpinan Unit Satuan Kerja Perangkat Daerah.

Pasal 60

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf a ditetapkan oleh Menteri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. (2) Panitia penilai arsip paling sedikit memenuhi unsur : a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan diserahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. (3) Panitia penilai arsip bertugas melakukan penilaian arsip yang akan diserahkan.

Pasal 61

(1) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis meliputi: a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. surat persetujuan dari kepala ANRI; e. surat pernyataan dari pimpinan Unit Kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; f. keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; g. berita acara penyerahan arsip statis; dan h. daftar arsip statis yang diserahkan. (2) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib disimpan oleh UKK dan ANRI serta diperlakukan sebagai arsip vital.

Pasal 62

Ketentuan mengenai tata cara penyusutan arsip tercantum dalam Lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 50

Koreksi

Pasal 51

Koreksi

Pasal 52

Koreksi

Pasal 53

Koreksi

Pasal 54

Pasal 55

Pasal 56

Pasal 57

Koreksi

Pasal 58

Koreksi

Pasal 59

Pasal 60

Pasal 61

Pasal 62

Ketentuan mengenai tata cara penyusutan arsip tercantum dalam Lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 63

Koreksi

(1) Pengelolaan arsip dinamis kementerian dilakukan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh ANRI. (2) UKK, UKO, UKP, dan USKP wajib memiliki sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis. (3) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKK meliputi: a. gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) kementerian; b. ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. peralatan kearsipan. (4) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKO meliputi: a. gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) Eselon I; b. ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. peralatan kearsipan (5) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKP dan USKP meliputi: a. Central file/ruang penyimpanan arsip aktif; dan b. peralatan kearsipan.

Pasal 64

(1) Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di kantor utama dan/atau di luar kantor utama. (2) Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan segala sesuatu yang dapat membahayakan dan/atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip. (3) Gedung penyimpanan arsip inaktif yang berada di kantor utama dan/atau di luar kantor utama paling sedikit menghindari faktor-faktor kondisi lokasi yang meliputi: a. tingkat kandungan polusi udara tinggi; b. bekas hutan dan/atau perkebunan; c. daerah rawan kebakaran; d. daerah rawan banjir, gempa dan/atau tsunami; e. manusia, hewan dan/atau serangga yang berpotensi dapat merusak dan mengilangkan fisik dan informasi arsip; f. keramaian publik; dan/atau g. faktor berbahaya dan pengganggu lainnya.

Pasal 65

(1) Konstruksi dan bahan bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif dibuat untuk tahan terhadap gempa, cuaca, rayap dan binatang perusak lainnya, serta tidak mudah terbakar. (2) Bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif dapat dibuat tidak bertingkat dan/atau bertingkat. (3) Bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif yang dibuat bertingkat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memiliki tinggi ruang simpan 260-280 cm. (4) Lantai bangunan dirancang mampu menahan beban berat arsip dan rak, serta tidak mudah terkelupas.

Pasal 66

(1) Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Centre) paling sedikit terdiri dari ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip. (2) Ruang kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk; a. bongkar muat arsip yang masuk dan keluar; b. layanan baca arsip inaktif; c. pengolahan arsip inaktif; d. pengolahan data dan informasi arsip inaktif; e. pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; f. pertemuan; g. penerimaan tamu; h. pengolahan administrasi; i. gudang peralatan dan alat tulis kantor; j. ruang fumigasi; dan k. ruang-ruang lainnya yang dibutuhkan dan/atau digunakan untuk mendukung kelancaran, ketertiban, dan keamanan dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip inaktif. (3) Ruang penyimpanan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan media arsip inaktif yang disimpan. (4) Penataan ruang kerja dapat disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan UKK dan UKK dengan tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan dalam rangkaian pengelolaan arsip inaktif.

Pasal 67

(1) Lokasi ruang penyimpanan arsip aktif (Central File) sedapat mungkin berada di kantor utama. (2) Lokasi ruang penyimpanan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan segala sesuatu yang dapat membahayakan dan/atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip. (3) Ruang penyimpanan arsip aktif di dalam kantor utama paling sedikit menghindari faktor-faktor kondisi lokasi yang meliputi: a. tingkat kandungan polusi udara tinggi; b. area rawan kebakaran; c. ruang simpan rawan kebocoran air; d. manusia, hewan dan/atau serangga yang berpotensi dapat merusak dan mengilangkan fisik dan informasi arsip; e. area lalu lalang orang; dan/atau f. faktor berbahaya dan penggangu lainnya.

Pasal 68

(1) Ruang penyimpanan arsip vital dan arsip permanen dirancang khusus agar tahan api dan memiliki suhu dan kelembaban sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip vital dan permanen. (2) Arsip yang tersimpan dalam format media khusus dan/atau tertentu dapat disimpan dalam ruangan yang dirancang secara khusus sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip media khusus dan/atau tertentu.

Pasal 69

Pencegahan dan penanggulangan terhadap bahaya kebakaran setiap gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip paling sedikit harus tersedia: a. alat fire alarm system; b. smoke detector; c. fire fight system; d. tabung pemadam; e. aC presisi/humidifier (pengatur kelembaban); dan f. hidrant di dalam dan di luar gedung.

Pasal 70

(1) Pencegahan dari kehilangan arsip harus dilakukan dengan cara membangun suatu sistem, prosedur, tata cara keluar masuk orang dan barang ke dalam ruang penyimpanan arsip, serta pelayanan penggunaan fisik dan/atau informasi arsip internal dan/atau eksternal. (2) Pelatihan bagi petugas arsip dan petugas lainnya yang terkait untuk pencegahan dan penanggulangan kebakaran, serta bencana lainnya.

Pasal 71

(1) Pencegahan dan penanggulangan bahaya serangga harus dilakukan dengan fumigasi sebagai bagian dari pemeliharaan arsip yang disimpan dalam gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip. (2) Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi. (3) Menjaga kebersihan dan kesehatan sekitar gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip.

Pasal 72

(1) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip aktif meliputi: a. filling Cabinet; b. lemari Roll O Pack Compatible; c. box File; d. folder/Map biasa; e. folder/Map gantung; f. guide/Sekat; g. out indicator; dan h. kartu catatan keluar masuk arsip. (2) Penggunaan peralatan untuk penyimpanan arsip aktif sedapat mungkin tidak akan merusak arsip.

Pasal 73

(1) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif meliputi: a. lemari Roll O’Pack compatible; b. lemari besi terbuka; c. boks arsip besar dan/atau kecil; d. out indicator/Kartu catatan keluar masuk arsip; dan e. kertas pembungkus (Kessing/Samson). (2) Penggunaan peralatan untuk penyimpanan arsip inaktif sedapat mungkin tidak akan merusak arsip.

Pasal 74

Ketentuan lebih lanjut mengenai peralatan penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif tercantum pada Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 64

Koreksi

Pasal 65

Pasal 66

Pasal 67

Koreksi

Pasal 68

Pasal 69

Pasal 70

Pasal 71

Pasal 72

Koreksi

Pasal 73

Koreksi

Pasal 74

Ketentuan lebih lanjut mengenai peralatan penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif tercantum pada Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 75

Koreksi

Sumber daya manusia kearsipan merupakan Pegawai Negeri Sipil dan NonPNS yang terdiri atas pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan, pejabat fungsional arsiparis, pejabat pelaksana dan PPPK/NonPNS di bidang kearsipan.

Pasal 76

Koreksi

(1) Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, monitoring dan evaluasi, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, serta pengelolaan sumber daya kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangan masing- masing. (2) Ketentuan Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 77

(1) Pejabat fungsional arsiparis mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai jabatan fungsional arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 78

(1) Pejabat pelaksana dan PPPK/Non PNS sebagaimana dimaksud pada Pasal 75 merupakan ASN yang memiliki kemampuan teknis kearsipan yang diperoleh dari bimbingan teknis ditugaskan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja/satuan kerja yang memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis. (2) Ketentuan kategori, jenjang, tugas dan tanggung jawab pejabat pelaksana dan PPPK/NonPNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 79

(1) Pembinaan Pimpinan Tinggi dan Pejabat Administrasi Kearsipan Kementerian menjadi tanggung jawab lembaga dan/atau Unit Organisasi yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan SDM Kementerian. (2) Peningkatan kompetensi arsiparis menjadi tanggung jawab Lembaga, Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan peningkatan kompetensi pejabat fungsional. (3) Peningkatan kemampuan teknis kearsipan fungsional umum dan fungsional kearsipan lainnya menjadi tanggung jawab Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan kementerian.

Pasal 75

Koreksi

Pasal 76

Koreksi

Pasal 77

Pasal 78

Pasal 79

Koreksi

Pasal 80

Koreksi

(1) UKK, UKO, UKP, dan USKP dapat mengalokasikan pendanaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Kementerian. (2) Pengalokasian pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi menjadi tanggung jawab masing-masing unit.

Pasal 81

Koreksi

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip vital bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat akibat bencana menjadi tanggung jawab UKP dan/atau USKP. (2) Ketentuan mengenai pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan tentang pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip.

Pasal 82

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip kementerian, unit kerja, satuan kerja yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKK, dan dilaksanakan bersama dengan ANRI sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan. (2) Arsip yang dihasilkan selama kementerian, unit kerja, satuan kerja tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke ANRI untuk selanjutnya dikelola sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip, Unit Kearsipan Organisasi yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKO, dan dilaksanakan bersama dengan UKK sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan. (4) Arsip yang dihasilkan selama Unit Kearsipan Organisasi tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke UKK untuk selanjutkan dikelola sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5) Ketentuan pelindungan pencegahan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 83

Koreksi

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian diarahkan pada kondisi: a. menciptakan kesadaran dan keyakinan di kalangan pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya bahwa penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis sebagai bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; dan b. hasil kinerja pengelolaan arsip dinamis kementerian dapat dirasakan manfaatnya oleh segenap pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal.

Pasal 84

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian bertujuan untuk: a. meningkatkan pemahaman dan kesadaran pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya mengenai pentingnya arsip bagi pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. b. meningkatkan kemampuan dalam mengelola arsip dinamis di kementerian. c. meningkatkan dan mengembangkan NSPK yang mendukung pengelolaan arsip dinamis di UKK, UKO, UKP, dan USKP sesuai dengan tugas, tanggung jawab, dan kewenangan masing-masing. d. menguatkan peranan UKK, UKO, UKP, dan USKP, meningkatkan kemampuan SDM Kearsipan, meningkatkan ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan, meningkatkan efisiensi pendanaan, meningkatkan efektifitas proses pengelolaan yang memenuhi standar untuk mendukung penyelenggaraan kearsipan dinamis kementerian.

Pasal 85

Sasaran pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian meliputi: a. UKK dalam hal penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis di kementerian. b. UKO dalam hal pengelolaan arsip dinamis di Unit Organisasi. c. UKP dalam hal teknis pengolahan arsip dinamis di Unit Kerja Eselon II. d. USKP dalam hal teknis penanganan (penataan dan pendataan) arsip dinamis di Satuan Kerja.

Pasal 86

(1) UKK memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. koordinasi dengan ANRI dalam hal meningkatkan integrasi pengembangan sistem kearsipan, dan penyerahan arsip statis; b. koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis termasuk arsip vital dan arsip terjaga di kementerian; c. pembinaan atas penyusutan arsip meliputi pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Organisasi Eselon I; d. penyusunan NSPK penyelenggaran pengelolaan arsip dinamis kementerian; e. pemberian bimbingan teknis, pendampingan, dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis; f. sosialisasi NSPK pengelolaan arsip dinamis kementerian; dan g. melakukan pemantauan dan evaluasi, pengawasan pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di kementerian. (2) UKO memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. koordinasi kepada UKK dalam hal meningkatkan integrasi pengelolaan arsip dinamis; b. koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis termasuk arsip vital dan arsip terjaga di Unit Organisasi; c. pembinaan atas pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari UKP dan/atau USKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari UKP dan/atau USKP. (3) UKP memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengolahan arsip aktif dan arsip vital meliputi: a. koordinasi kepada USKP dalam hal meningkatkan integrasi pengolahan arsip vital dan aktif; b. koordinasi pengolahan arsip vital dan aktif di UKP; c. pembinaan atas pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari USKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari Unit Satuan Kerja Kerja Pengolah. (4) USKP memiliki kewenangan melakukan pengolahan arsip aktif dan arsip vital meliputi: a. koordinasi kepada PPK yang berada pada lingkup Satuan Kerja dalam hal pengolahan arsip aktif dan vital; b. pelaksanaan pengolahan arsip vital dan aktif kepada para petugas pengolah di Satuan Kerja; c. pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari para asisten Pejabat Pembuat Komitmen di Satuan Kerja Pengolah.

Pasal 87

Metode pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. Pembinaan Langsung pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan secara langsung antara pihak pembina dengan pihak yang dibina melalui tatap muka di kelas dan praktik di tempat dan/atau ruang pengolahan arsip; dan b. Pembinaan Tidak Langsung pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan secara jarak jauh dengan menggunakan sarana teknologi informasi dan/atau komunikasi tertentu.

Pasal 88

Jenis pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. sosialisasi, merupakan kegiatan strategis melalui pendekatan metode pemberian informasi, pengertian dan pemahaman tentang ilmu pengetahuan dan teknologi kearsipan, serta peraturan perundang-undangan bidang kearsipan oleh pakar dan/atau pejabat yang berkompeten kepada semua tingkatan SDM Kearsipan. b. pemantauan/evaluasi, merupakan serangkaian kegiatan pengendalian dan pengamatan secara langsung, membandingkan antara rencana yang telah dibuat dan dilaksanakan dengan hasil yang dicapai, penilaian dan evaluasi, dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis oleh UKK kepada UKO, UKP dan/atau USKP untuk mengetahui tingkat ketaatan dalam pelaksanaan peraturan perundang-undangan; c. pengawasan/Monitoring, merupakan kegiatan pengendalian atas proses pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis oleh UKK bekerjasama dengan Inspektorat Jenderal Kementerian kepada UKK, UKO, UKP dan/atau USKP berdasarkan fakta dan data, serta informasi. d. bimbingan teknis, merupakan kegiatan pemberian bantuan secara sistematis, aplikatif, praktis, untuk peningkatan kemampuan dan keterampilan, mencegah kekeliruan dan kesalahan, mengatasi permasalahan teknis dalam pengelolaan arsip dinamis; dan e. pendampingan, merupakan tindakan taktis dalam peningkatan kinerja pengelolaan arsip dinamis dengan pendekatan metode “belajar sambil bekerja” yang diberikan oleh pejabat dan/atau arsiparis yang berpengalaman dalam melakukan proses pengolahan arsip dinamis kepada petugas pengolah PNS dan petugas lainnya.

Pasal 83

Koreksi

Pasal 84

Pasal 85

Pasal 86

Koreksi

Pasal 87

Pasal 88

Pasal 89

Koreksi

Dengan ditetapkan Peraturan Menteri ini maka: 1. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 602/PRT/2005 tentang Kebijakan Tata Persuratan dan Kearsipan Departemen Pekerjaan Umum sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor: 36/PRT/M/2007, dan 2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37/PRT/M/2007 tentang Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 90

Koreksi

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal.22 Juni 2015 4 Desember 2010 MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, ttd M.BASUKI HADIMULJONO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Juni 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DIRJEN SUMBER DAYA AIR MENTERI PUPR DIRJEN BINA MARGA USKP PEMBINA UKO PEMBINA UKO DIRJEN CIPTA KARYA PEMBINA UKO PEMBINA UKK&UKO PEMBINA UKO PENGARAH UKK UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP DIRJEN BINA KONSTRUKSI PEMBINA UKO SEKRETARIS JENDERAL DIRJEN PENYEDIAAN PERUMAHAN USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP USKP PIMPINAN UKP DIRJEN PEMBIAYAAN PERUMAHAN USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP INSPEKTUR JENDERAL USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KABA. PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR WILAYAH USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KA.BALITBANG USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP KABA. PENGEMBANGAN SDM USKP PEMBINA UKO UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP UNIT KERJA ESL. II MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, format TTD M.BASUKI HADIMULJONO LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/ PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF 1. MEMILAH ARSIP DAN NON-ARSIP Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip, map atau amplop. 2. MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP Memeriksa kelengkapan lampiran arsip, jika belum lengkap atau terdapat kekurangan maka diberi catatan khusus dilembar yang berbeda dan diberi keterangan belum lengkap. 3. MEMBACA ARSIP Membaca arsip untuk mengetahui dan menentukan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan. 4. MENULISKAN KODE, INDEKS, DAN TUNJUK SILANG Menuliskan kode, indeks, dan tunjuk silang apabila diperlukan.  Kode dimaksudkan untuk menyingkat tulisan mengenai masalah pada klasifikasi arsip.  Indeks dimaksudkan untuk MENETAPKAN istilah atau kode arsip yang digunakan untuk penemuan kembali arsip dan sebagai informasi arsip terhadap klasifikasi.  Tunjuk silang dimaksudkan untuk memberi informasi mengenai lampiran arsip yang memerlukan tempat penyimpanan khusus, misalnya lampiran berupa peta. Contoh: Nomor : …………………………. Jakarta, 21 Desember 2015 Lampiran : …………………………. Kepada Yth, ............................... ................................ Hal : Penyampaian Peta Infrakstuktur pada Banjir Manado 2014 ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ............................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ .......................................................................................................................................... Pencipta Arsip, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap NIP .............................. LOGO KOP SURAT UNIT ORGANISASI ESELON I/PENCIPTA ARSIP 5. MENGELOMPOKKAN ARSIP Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi arsip yang memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu berkas. Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu: a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan. Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah. Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file). Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/ PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014 PA0203 Banjir Manado Tunjuk Silang: Lihat Lemari Gambar Rak A.1 Tunjuk Silang Indeks Kode 6. MEMASUKKAN ARSIP KE DALAM FOLDER Arsip yang telah diberkaskan dimasukkan ke dalam folder. Contoh: 7. PEMBERIAN LABEL PADA TAB FOLDER Contoh: 8. PEMBERIAN LABEL PADA TAB SEKAT (GUIDE) Contoh: 9. MENATA SEKAT Menata Sekat (guide) sesuai dengan kode klasifikasi arsip yang akan disimpan dan sesuai dengan urutan sekat. Sekat I, II, dan III dengan kode yang sama disusun dari depan ke belakang. Untuk sekat dengan kode yang berbeda, disusun sesuai dengan urutan klasifikasi arsip. PA0203 Banjir PA 02 03 Sekat I (Guide Premier), diberi keterangan mengenai masalah pertama (pokok masalah). Sekat II (Guide Sekunder), diberi keterangan mengenai sub masalah (sub masalah). Sekat III (Guide Tersier), diberi keterangan mengenai sub-sub masalah (sub-sub masalah). PA0203 PA0203 Contoh: 10. MENATA FOLDER DALAM SUSUNAN SEKAT Folder diletakkan di belakang Sekat III (Guide Tersier), dimana kode klasifikasi arsip yang tercantum pada Sekat III sesuai dengan kode arsip folder tersebut.  Jika indeks berupa huruf, folder disusun berdasarkan urutan abjad.  Jika indeks berupa angka, folder disusun dari angka terkecil hingga angka terbesar. 03 02 PA  Sekat I (Guide Premier), diletakkan di urutan pertama/depan.  Sekat II (Guide Sekunder), diletakkan di urutan kedua/tengah atau berada di belakang Sekat I.  Sekat III (Guide Tersier), diletakkan di urutan terakhir/belakang atau berada di belakang Sekat II. 03 02 PA Banjir Aceh Banjir Jakarta Banjir 03 02 PA Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 11. MEMASUKKAN KE DALAM FILLING CABINET ATAU BOX FILE  Contoh Filling Cabinet  Contoh Box File 12. MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas, yaitu: a. Daftar Berkas Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Contoh: b. Daftar Isi Berkas Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan. Contoh: MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, M.BASUKI HADIMULJONO LAMPIRAN III PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/ /PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TATA CARA PENATAAN ARSIP INAKTIF 1. PEMILAHAN ARSIP Memisahkan antara arsip dengan non arsip. Untuk non arsip seperti ordner, amplop, dan map dapat langsung dimusnahkan. Sedangkan untuk duplikasi arsip, dibuatkan daftar arsip musnah yang disetujui oleh penciptaan arsip dan dibuatkan bukti pemusnahan. 2. PENGELOMPOKKAN ARSIP Arsip dikelompokkan menurut asal-usul dan/atau kurun waktu penciptaannya, misalnya 2006, 2007, 2008, dan seterusnya. 3. PEMBERKASAN ARSIP Pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Hasil pemberkasan disatukan dan diikat dengan menggunakan bando supaya arsip tersebut tidak tercampur dengan berkas lainnya. Terdapat 3 jenis pengelompokkan berkas arsip, yaitu: a. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan urusan (dosir), diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/ pekerjaan. Contoh: proses perencanaan hingga akhir kegiatan seperti lelang b. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah. Contoh: arsip dengan kode HM dberkaskan dengan kode HM, arsip dengan kode KJ diberkaskan dengan kode KJ c. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan jenis (seri), diatur menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan), dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file). Contoh: urutan penomoran arsip pada produk hukum, seperti PERMEN PUPR No.01/ PRT/M/2014, PERMEN PUPR No.02/ PRT/M/2014, dan PERMEN PUPR No.03/ PRT/M/2014 Contoh: 4. PENDESKRIPSIAN ARSIP Menulis deskripsi arsip di kartu fiches, yang terdiri atas nomor kartu fiches, pemilik arsip, pokok masalah, kode klasifikasi, indeks, uraian masalah/ringkasan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan. Nomor kartu fiches merupakan nomor sementara. Contoh: 5. MANUVER KARTU FICHES Manuver kartu fiches dilakukan apabila kartu-kartu tersebut belum dikelompokkan sesuai masalahnya atau kartu tersebut ditulis atau Bando diberi keterangan: Kode Klasifikasi ARSIP KU Balai Sabo Yogyakarta - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : SRI/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK 0108 - Judul/Indek : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : KPTS Menteri PUPR No.... tentang ........ -Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2014 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik dikerjakan lebih dari dua orang. Manuver kartu fiches dilakukan dengan cara pengelompokkannya berdasarkan kode klasifikasi. 6. PEMBUATAN SKEMA ARSIP Pembuatan skema arsip berdasarkan pada manuver kartu fiches, yang berpedoman pada Pola Klasifikasi Arsip. Kartu-kartu tersebut dikelompokkan berdasarkan masalah atau pola klasifikasi, dan dituangkan dalam skema arsip. Contoh: 7. PEMBERIAN NOMOR DEFINITIF Memberikan nomor tetap pada kartu fiches yang tertera diujung kanan atas. Nomor tersebut digunakan untuk memberikan nomor definitif pada fisik arsip. Contoh: 8. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP Menuangkan kartu fiches ke dalam daftar arsip sesuai dengan urutan skema arsip yang telah dibuat. Penomoran yang ada pada daftar arsip menjadi penomoran tetap, dengan menggunakan nomor definitif. Nomor SKEMA ARSIP I HUKUM (HK) 01 Perundang-undangan 0101 UNDANG-UNDANG 02 Keperdataan 0201 Tempat Tinggal II HUBUNGAN LUAR NEGERI (HL) 01 Bantuan Teknik 0101 Tenaga Ahli 02 Bantuan Proyek 0201 Bilateral dst - Pemilik Arsip : Biro Umum No. : SRI/1 - Pokok Masalah : HUKUM - Kode Klasifikasi Arsip : HK 0108 - Judul/Indek : Menteri PUPR - Isi Ringkasan : KPTS Menteri PUPR No.... tentang ........ -Tingkat Perkembangan : Asli/Copy/Tembusan - Kurun Waktu : 2014 - Jumlah berkas : 1 berkas - Keterangan : Baik sementara pada kartu fiches tidak berlaku lagi. Pembuatan daftar arsip ini ditulis menggunakan pensil. Setelah proses penataan arsip inaktif ini selesai, daftar arsip dirapikan kembali dengan cara diketik ke dalam computer. Contoh: 9. PEMBUNGKUSAN ARSIP  Kertas pembungkus yang digunakan jenis Samson/Kessing ukuran plano 120cm x 90cm yang telah dibagi dalam tiga bagian sehingga masing- masing bagian berukuran 40cm x 90cm. Contoh:    Arsip dibungkus sesuai ketebalannya. Sisi kiri lebih pendek dari sisi kanan. Sisi atas sejajar dengan arsip, sisi bawah disesuaikan dengan panjang arsip, jika berlebih, dilipat ke arah atas. Pada sisi kiri diukur sesuai dengan ukuran arsip hingga dapat menutupi bagian muka arsip. Pada sisi kanan, pembungkus dilipat ke arah kiri menutupi bagian muka arsip, kemudian jika sisi tersebut berlebih, dapat dilipat kembali. Setelah itu ditutup oleh kertas pembungkus sisi kiri.  Setelah dibungkus, arsip diikat menggunakan tali rafia. Pengikatan tali rafia tidak boleh menggunakan ikatan mati, agar mudah dibuka jika sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan. 10. MEMASUKKAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP  Memberikan keterangan pada kertas pembungkus, ditulis pada pojok kiri atas ujung kertas. Keterangan yang diberikan antara lain kode klasifikasi, indeks atau judul, wilayah/provinsi arsip, dan tahun penciptaan.  Arsip dimasukkan ke dalam boks arsip dengan bagian muka pembungkus arsip menghadap keluar, dan ujung kertas pembungkus berada di sisi atas. Beri ruang pada boks arsip agar mudah dikeluarkan jika sewaktu- waktu diperlukan. Kemudian tutup boks arsip dengan benar Contoh: 11. PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP Boks arsip diberi label pada sisi kiri dan kanan boks. Pemberian label diberi keterangan yaitu nama unit kerja, kode klasifikasi, nomor boks, nomor berkas, tahun penciptaan. KU Balai Sabo Yogya 2008 Contoh: 12. PENATAAN BOKS ARSIP KE DALAM RAK/ROLL O’PACK Boks ditata ke dalam Rak Besi Terbuka Atau Roll O’Pack, disusun berdasarkan pemilik arsip, kode klasifikasi, nomor boks, nomor berkas, dan tahun penciptaan. Contoh Rak Besi Contoh Roll O’Pack MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, M.BASUKI HADIMULJONO LAMPIRAN IV PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23//PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT AUTENTIKASI ARSIP HASIL ALIH MEDIA DAN DUPLIKAT/COPY ARSIP VITAL 1. Arsip yang telah dilakukan digitalisasi dan duplikat/copy arsip vital, tetap disimpan untuk kepentingan pelindungan arsip. 2. Autentikasi arsip pada hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital berupa tulisan “DIBUAT SESUAI DENGAN ASLINYA” menggunakan huruf Arial Narrow ukuran 14, dengan tinta warna ungu. DIBUAT SESUAI DENGAN ASLINYA Nama Kota, Tanggal Bulan Tahun (Tanda tangan tinta warna biru) NAMA LENGKAP PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA NIP. ……………………………………………….. 3. Bubuhkan tanggal, bulan, tahun, dan tanda tangan Pejabat yang berwenang minimal Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama. 4. Autentikasi arsip diletakkan pada sisi kanan atas halaman secara horizontal dari hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital. 5. Autentikasi arsip berada pada tiap lembar arsip konvensional yang dilakukan alih media dan duplikat/copy arsip vital. ALIH MEDIA ARSIP A. LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN ALIHMEDIA ARSIP KE BENTUK DIGITAL Langkah-langkah melakukan alihmedia arsip kertas ke bentuk digital adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pengecekan awal sebelum pengoperasian peralatan 2. Menyiapkan peralatan-peralatan yang digunakan, terdiri dari: a. Perangkat keras (hardware), dan b. Perangkat lunak (software). 3. Melakukan proses pemindaian (scanning) a. Menyiapkan arsip yang akan di reproduksi. b. Membersihkan arsip-arsip dan kotoran dengan bahan pembersih. c. Meletakan arsip yang akan direproduksi pada depan scanner. d. Melakukan proses pemindaian gambar (capture image). 4. Meregistrasikan file hasil alihmedia a. Melakukan registrasi file hasil alihmedia ke database pada komputer server, dengan memberikan nomor ID arsip sesuai dengan nama arsip aslinya. b. Membuat daftar arsip yang telah digitalisasi disertakan dengan nomor ID arsip. 5. Selanjutnya, simpan file anda. Anda bisa menyimpan dalam beberapa bentuk format file, seperti JPEG, GIF,BMP atau TIFF. Tapi untuk rekomendasi sebaiknya anda gunakan format JPEG, karena kapasitas kecil dan kualitas sudah bagus. 6. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk dokumen selanjutnya. 7. Untuk keamanan data anda, sebaiknya anda menyimpan file tersebut dalam format lain sebagai back-up, seperti CD, flash disk, hard disk, maupun media lainnya. B. LANGKAH-LANGKAH REPRODUKSI ARSIP VIDEO (BACK UP/PENGADAAN) Langkah-langkah reproduksi arsip video (back up/penggandaan) adalah sebagai berikut: 1. Melihat kondisi arsip video yang akan di copy, misalnya dengan format Hi- 8/Netamax VHS/S-VHS/U-matic/Betacam/MiniDV/Dvcam dan masa putar kaset video. 2. Memutar ulang/rewind dan forward/FF agar video tidak lengket. 3. Menghidupkan audio mixer dan mengatur source gain, high frequency, medium frequency, low frequency dan volume out. 4. Menghidupkan wave form monitor, cek tombol skala pada posisi skala ang telah ditentukan untuk melihat batas cahaya. 5. Menghidupkan vector scope, cek tombol skala pada posisi skala yang telah ditentukan untuk melihat spektrum warna video sesuai standar. 6. Menghidupkan video mixer untuk mengatur colour correction dan time base corrector (TBC) agar gambar yang dihasilkan lebih terang dan tajam. 7. Menghidupkan video titler untuk menuliskan asal koleksi. 8. Menghidupkan power video player. 9. Menghidupkan power TV monitor. 10. Menghidupkan power personal computer editing sebagai capture. 11. Memberikan leader colour bar pada awal record dengan durasi 60 detik dengan cara menekan tombol mark-in dan mark-out kemudian tekan tombol recorder. 12. Melakukan penyimpanan hasil capture gambar digital di server ataupun pada media CD. C. CONTOH FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU Nama Peminjam : Unit Kerja : Jenis Arsip : Keperluan Peminjaman : NO KOLEKSI ARSIP NO.ARSIP TGL KEMBALI Jakarta, ....................................... Mengetahui, Tanda Tangan Peminjam Pejabat Pengawas (Es.IV) D. CONTOH FORMULIR PERAWATAN DAN PENGAWETAN ARSIP FORMULIR PERAWATAN DAN PENGAWETAN Nama: Tanggal: Kode: Laminasi/menjilid/mencetak/mikrofilm/photo/xerox dan lain-lain : Jumlah ( ) buku/buah/lembar/ril. Yang mengerjakan Mengetahui Tanda Tangan Bidang/Sub-bidang E. CONTOH LABEL BAGIAN DALAM DAN LUAR UNTUK CD DAN DVD HASIL ALIHMEDIA DVD Repro Kaset 417 1. SK 106 2. SK 107 3. SK 114 4. SK 115 5. SK 118 REPRO KASET 417 1. SK 106 2. SK 107 3. SK 114 4. SK 115 5. SK 118 Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan F. CONTOH LABEL KASET VIDEO HASIL ALIHMEDIA G. CONTOH LABEL KASET AUDIO HASIL ALIHMEDIA G.I 656 (00.01.00.00) GP 270 (Jembatan Semanggi) (00.10.25.00) GP260 (Jembatan Ampera) (00.21.25.00) GP 267 (00.29.54.00) GI 659 (Hari Bhakti PUPR) (00.37.58.00) G.I 656 GP 270 GP 260 GP 267 GP 659 GP258 G.I 656 (00.01.00.00) GP 270 (Jembatan Semanggi) (00.10.25.00) GP 260 (Jembatan Ampera) (00.21.25.00) GP 267 (00.29.54.00) GI 659 (Hari Bhakti PUPR) (00.37.58.00) GP 258 (00.43.58.00) 11. M Simbolon – JR Chaniago Jakarta, 12 September 11. M Simbolon – JR Chaniago Jakarta, 12 September MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, M.BASUKI HADIMULJONO KASET 11 (SEBELAS) Pengkisah : M. Simbolon Pewawancara : JR. Chaniago Tanggal : 12 September 1980 Tempat : Hotel Sari Pasifik Jl. M.H. Thamrin, Jakarta Sisi : A dan B LAMPIRAN V PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP VITAL A. JENIS ARSIP VITAL 1. Naskah Dinas Arahan (Peraturan dan Keputusan Menteri dan pejabat Eselon I yang autentik/asli (tanda tangan basah) mulai dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku; 2. Personal file; 3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/Pimpinan; 4. MoU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri yang masih berlaku; 5. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Aset /Barang Milik Negara (Sertifikat Hak Milik, BPKB); 6. Kontrak pekerjaan fisik dan Gambar/As Build Drawing, dan dokumen lain yang menyertainya; 7. Arsip Hak Kekayaan Intelektual/Hak Paten yang masih berlaku; 8. Hasil-hasil Penelitian yang belum dan sudah dipublikasi; 9. Laporan Neraca Keuangan Pemerintah/Kementerian; 10. Arsip pembangunan bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat di wilayah perbatasan; 11. Arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam operasional pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian lainnya; dan 12. Arsip vital lainnya. B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL 1. Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan daftar Arsip Vital. 2. Penataan Arsip Vital Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut: a. Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas. b. Menentukan Indeks berkas Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek. Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Rumah Negara c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda. Contoh: Rancang Bangun Gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kintaka Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. d. Pelabelan Memberikan label pada sarana penyimpan arsip: 2) Arsip disimpan pada Pocket File, yaitu sarana untuk menyimpan arsip vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar. Contoh: 3) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada Bagian depan Pocket File. Label kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau judul berkas arsip vital dan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak, dan mudah dibaca. Contoh: 4) Arsip peta/rancang bangun. 5) Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada: a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus; b) Untuk slide ditempelkan pada frame; c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya. e. Penempatan Arsip Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip. 1) Ruang Penyimpanan Ruang penyimpanan arsip vital di setiap Pimpinan Tinggi Pratama dan Administrator tertentu di Lingkungan menyatu dengan ruang central file. 2) Filing Cabinet Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan berkas arsip Indeks : Rumah Negara Judul : Sertifikat Tanah Rumah Negara Gol. III vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci. Contoh: 3) Horizontal Cabinet Horizontal Cabinet adalah yang digunakan untuk menyimpan arsip vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci. Contoh: 4) Roll O Pack Roll O Pack adalah Lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah, dapat digunakan untuk menyimpan berkas perorangan, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci. Contoh: 5) Brankas arsip Brankas arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip- arsip penting ataupun rahasia, selain itu juga berguna untuk mengantisipasi dari bahaya kebakaran. Sehingga surat- surat penting, uang, barang berharga lainnya dapat tetap aman dan tetap dapat terselamatkan bila musibah terjadi. Selain untuk menhindari dari musibah juga berguna untuk keamanan mengantisipasi dari pencurian, sehingga kesulitan untuk mengambil surat-surat berharga dan benda-benda berharga lainnya. Contoh: 3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit. Contoh: FORMAT FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP VITAL C. PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL 1. Metode pelindungan arsip vital yang dapat dilakukan meliputi: a. Duplikasi Duplikasi dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh unit kearsipan b. Pemencaran Pemencaran arsip vital dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut. c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: lemari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurangkurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik. 2. Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh pengamanan fisik arsip vital adalah: a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain; b. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir; c. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan d. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain 3. Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut: a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak; b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses. MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, M.BASUKI HADIMULJONO LAMPIRAN VI PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP A. TATA CARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip merupakan tahapan awal dari rangkaian Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan. Tahapan pemindahan arsip tersebut dilakukan secara berjenjang sesuai Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing unit organisasinya dan dimulai dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, UKO ke UKK, dan dari UKK ke ANRI. 1. Pemindahan Arsip Inaktif dari USKP ke UKP a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif/Sementara. c. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif/Sementara yang dipindahkan ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja selaku pencipta arsip dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menerima arsip. SATKER UKP 2. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKP ke UKO a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen Pekerjaan Umum Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKO harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan. c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif. d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama selaku pengelola arsip dan Sekretaris Unit Organisasi Eselon I yang menerima arsip. 3. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKO ke UKK a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKK harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan. c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif. UKO UKP UKP UKP UKP UKP UKK UKO UKO UKO UKO UKO d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II (Sekretaris Unit Organsasi Eselon I) selaku pengelola arsip kepada Kepala Biro Umum selaku Pelaksana Unit Kearsipan Kementerian yang menerima arsip CONTOH FORMAT BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF a. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Satuan Kerja Pengolah ke Unit Kerja Pengolah BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT SATUAN KERJA PENGOLAH KE UNIT KERJA PENGOLAH Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) SATUAN KERJA : (diisi nama USKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama UKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kerja Pengolah Gedung Penyimpanan Arsip Unit Kerja selaku Unit Pengolah Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP: ...................... NIP: ...................... KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP LOGO b. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kerja Pengolah ke Unit Kearsipan Organisasi Eselon I BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KERJA PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1 Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kearsipan Organisasi Eselon 1 di Gedung Pusat Penyimpanan Arsip Unit Organisasi Eselon 1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP: ...................... NIP: ...................... KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP LOGO c. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kearsipan Organisasi Eselon I ke Unit Kearsipan Kementerian BERITA ACARA NOMOR:...../BA/..../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1 KE UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN Pada hari ....., tanggal ....., bulan ....., tahun ...., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Organisasi Eselon I) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Pusa Penyimpanan Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP: ...................... NIP: ...................... KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP LOGO TATA CARA PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip merupakan tahapan kedua dari rangkaian Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan. A. Prosedur Pemusnahan Arsip 1. Pembentukan panitia penilai Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: e. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; f. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; g. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; dan h. Arsiparis sebagai anggota. 2. Penyeleksian arsip a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur; b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label; c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks; d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keteranga DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN KETERANGAN 3. Penilaian oleh panitia penilai Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip. SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di ……..(Nama Unit Pencipta Arsip)… berdasarkan Surat …….(Pejabat Pengirim Surat)………Nomor:…………….tanggal……., dalam hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal……………….s/d………….., terhadap: a. Arsip……………………………………… b. Milik instansi………………………………. Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir. Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada. Nama kota, tanggal, bulan, tahun 1. ( Ketua ) ...………………………………… (…NIP…,…jabatan…………) 2. Anggota …………………………………… (…NIP…,…jabatan…………) 3. Anggota …………………………………… (…NIP…,…jabatan…………) 4. Anggota …………………………………… (…NIP…,…jabatan…………) 5. Anggota …………………………………… (…NIP…,…jabatan…………) LOGO KOP SURAT UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN 4. Permintaan persetujuan pemusnahan dari ANRI Persetujuan pemusnahan arsip baik yang memiliki retensi di bawah atau di atas 10 tahun harus mendapat persetujuan terulis dari Kepala ANRI, dilengkapi dengan: a. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip instansi. b. Daftar Arsip Usul Musnah dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada halaman depan dituliskan sebagai lampiran surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip dilengkapi nomor, tanggal dan hal sebagaimana format surat pada Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku. Pada akhir halaman Daftar Arsip Usul Musnah ditandatangani oleh pimpinan lembaga atau penandatangan surat, dan diparaf oleh ketua panitia penilai arsip atau pimpinan Unit Kearsipan. c. Jadwal Retensi Arsip (JRA) terbaru yang telah disetujui oleh Kepala ANRI 5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan Pimpinan UKO mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari UKO atau Kepala ANRI. 6. Pelaksanaan pemusnahan arsip: a. Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan UKK, Pimpinan UKO yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat yang terdiri dari perwakilan Biro Hukum, Bagian Hukum Unit Organisasi Eselon I dan Inspektorat Jenderal. b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain: 1) Pembakaran; 2) Pencacahan; 3) Penggunaan bahan kimia; 4) Pulping; dan/atau 5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah. c. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi: 1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan UKO dan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan UKK; 5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 6) Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; 7) Berita acara pemusnahan arsip; dan 8) Daftar arsip yang dimusnahkan. B. Kewenangan Pemusnahan Arsip 1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Utama setelah mendapat: a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI 2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab UKK di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat C. TATA CARA PENYERAHAN ARSIP STATIS 1. Pembentukan Panitia Penyerahan Arsip Statis Panitia penilai penyerahan arsip statis ditetapkan oleh pimpinan UKK. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan diserahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. 2. Penyeleksian Arsip a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur, dengan ketentuan: 1) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap maka UKK meminta Pencipta Arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis. 2) Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka Pimpinan Pencipta Arsip harus melakukan autentikasi ke UKK. 3) Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh UKK. b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label; c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks; d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, no. boks dan keterangan. DAFTAR ARSIP USUL SERAH DAFTAR ARSIP USUL SERAH NO JENIS ARSIP TAHUN TINGKAT PERKEMBANGAN NO. BOKS JUMLAH KET 2. Penilaian oleh panitia Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap dengan cara melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip usul serah. Hal-hal yang diserahkan antara lain: a. Arsip 1) Fisik arsip mudah dikenali baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsip; 2) Fisik arsip sudah dalam keadaan tertata dan teratur dalam boks arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media arsip; 3) Fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsip dan nomor boks. b. Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan 1) Format ketikan dalam bentuk hardcopy dengan ukuran A4 atau F4 dan dijilid; 2) Mempunyai identitas nama dan alamat asal pencipta arsip; dan 3) Memuat seri arsip, kurun waktu, jumlah dan tingkat perkembangan. 3. Koordinasi Antara ANRI, UKK dan Unit Kerja Selaku Pencipta Arsip a. Penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis; b. Tempat melakukan penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; c. Waktu pada saat penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; d. Pihak yang akan diundang dalam penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; e. Proses pengiriman/pengangkutan arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. 4. Membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis a. Apabila diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses arsip b. Berita Acara berjumlah rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pihak pencipta arsip dan penerima lembaga kearsipan; c. Berita Acara kedua-duanya ditandatangani dengan tinta warna hitam oleh kedua belah pihak; dan d. Berita Acara yang telah ditandatangani diberi cap dinas tanda pengenal yang sah dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP NOMOR: ………………….. Pada hari ini ................... tanggal ............... bulan ............. tahun.............., bertempat di ................... kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : .............................................. NIP : .............................................. Jabatan : .............................................. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………………..beralamat di .................... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Nama : .............................................. NIP : .............................................. Jabatan : .............................................. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA beralamat di.......................yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis ……… ……seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik INDONESIA. .............(tempat), ................................ PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA *) Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan ttd. ttd. ( nama jelas ) ( nama jelas ) NIP………… NIP………… *) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan 5. Pengiriman/pengangkutan arsip dilakukan setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: a. Menentukan jadwal pengiriman arsip dari tempat penyimpanan arsip di lingkungan pencipta arsip; b. Pencipta arsip berkoordinasi dengan lembaga kearsipan mengenai lokasi pengiriman arsip; c. Mempersiapkan kendaraan angkutan arsip yang representatif, sehingga dapat menjamin otentisitas dan reliabilitas arsip; d. Pengiriman dilaksanakan dengan penuh kecermatan sehingga dapat menjaga keamanan dan keselamatan arsip; e. Sebelum pengeriman dilaksanakan periksa kembali ketepatan jumlah fisik arsip dan jenis arsip yang akan dikirim; f. Pengiriman arsip disertai daftar pengiriman arsip; DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP Nama Instansi : ………………… No. Pengiriman : ………………… Seri dan Judul : ………………… Tanggal : ………………… NOMOR BOKS NOMOR ARSIP JUDUL DESKRIPSI JUMLAH KURUN WAKTU KET. 1 2 3 4 5 6 g. Daftar pengiriman arsip dibuat rangkap 2 (dua). Daftar 1 untuk lembaga kearsipan, dan daftar 2 untuk pencipta arsip; dan h. Pengiriman arsip paling lambat satu minggu setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis. 6. Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis meliputi: a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. Notulens rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. Surat persetujuan dari kepala ANRI; e. Surat pernyataan dari pimpinan Unit Kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; f. Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; g. Berita acara penyerahan arsip statis; dan h. Daftar arsip statis yang diserahkan. MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, M.BASUKI HADIMULJONO LAMPIRAN VII PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF A. PERALATAN ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF 1. FOLDER 2. GUIDE (SEKAT) 3. FILLING CABINET 4. BOX FILE Spesifikasi: Bahan : Karton Manila Ukuran (cm) : a = 36 b = 26 c = 9 d = 2 e = 27 f = 24 a b c d e f Spesifikasi: Bahan : Karton Ukuran (cm) : a = 35,5 b = 24 c = 7,5 d = 2 e = 28 f = 26 a b c d f e Spesifikasi: Bahan : Besi Ukuran : 133,7(T) x 45,7(L) x 62(D) cm Berat : 50 kg Spesifikasi: Ukuran : 110 X 260 X 320 mm 5. MASKER 6. SARUNG TANGAN KARET 7. LEMARI BESI B. PERALATAN ARSIP INAKTIF 1. RAK ARSIP BESI TERBUKA 2. RAK ARSIP MOBILE (ROLL O’PACK) Spesifikasi: isi 50 pcs / box Spesifikasi: isi 100 pcs / box Spesifikasi: Kapasitas : 150 kg Ukuran : P 100 x L 50 (1 Tulang) x T 200 cm Spesifikasi: Bahan : Besi tahan panas Ukuran : P 2500 x L 1000 x T 2200 mm Spesifikasi: P 400 x L 900 x T 1850 mm 3. BOKS ARSIP 4. KERTAS KESSING/SAMSON 5. MASKER 6. SARUNG TANGAN KARET MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, ttd M.BASUKI HADIMULJONO UKURAN PANJANG (cm) LEBAR (cm) TINGGI (cm) Boks Arsip Kecil 37 9 27 Boks Arsip Besar 37 19 27 Spesifikasi: Spesifikasi: Ukuran : Plano Isi : 500 lembar / rim Spesifikasi: isi 50 pcs / box Spesifikasi: isi 100 pcs / box

Peraturan Menteri Nomor 23-prt-m-2016 Tahun 2016 tentang PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

BAB II

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

BAB Kesatu

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

BAB Kedua

Pasal 8

Pasal 9

BAB Ketiga

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

BAB Keempat

Pasal 15

BAB Kelima

Pasal 16

Pasal 17

Pasal 18

Pasal 19

BAB Keenam

Pasal 20

Pasal 21

Pasal 22

Pasal 23

BAB III

Pasal 24

Pasal 25

Pasal 26

Pasal 27

Pasal 28

Pasal 29

Pasal 31

Pasal 32

Pasal 33

Pasal 34

Pasal 35

Pasal 36

Pasal 37

Pasal 38

Pasal 39

Pasal 40

Pasal 41

Pasal 42

Pasal 43

Pasal 44

Pasal 45

Pasal 46

Pasal 47

Pasal 48

Pasal 49

BAB Kesatu

Pasal 25