Penyelenggaraan Kodifikasi Materiil dilaksanakan dengan memperhatikan asas- asas :
a. manfaat, yaitu kodifikasi materiil pertahanan diselenggarakan guna mendukung fungsi-fungsi pembinaan materiil sepanjang daur hidupnya, sehingga tercapai pembinaan materiil yang berdaya guna dan berhasil guna;
b. terpadu, yaitu kodifikasi materiil pertahanan diselenggarakan secara terpadu dalam tataran wewenang dan tanggung jawab penyelenggara dan para pelaksana kodifikasi materiil pertahanan;
c. handal, yaitu hasil kodifikasi materiil pertahanan, berupa katalog materiil yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan rumusan yang jelas dan benar, mudah dimengerti, dan dapat digunakan secara tepat guna;
d. terarah, yaitu kodifikasi materiil diarahkan pada pencapaian pelaksanaan tugas pokok;
e. ketelitian, yaitu kodifikasi materiil harus teliti dan cermat agar pertanggungjawaban dapat diberikan dengan cepat untuk tertib administrasi;
f. berlanjut, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN harus menjamin kelancaran dan kemampuan untuk kegiatan pembinaan materiil secara berlanjut dan berkesinambungan sehingga dapat mendukung satuan operasional secara optimal;
g. ketepatan, yaitu kodifikasi materiil harus dapat menjamin ketepatan data dan informasi materiil untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan, maupun operasional materiil pertahanan;
h. penghematan, yaitu semua kekayaan negara harus diperlakukan secara hemat dengan skala prioritas sesuai dengan Binmat, sehingga dapat dicegah pemborosan, dan harus diusahakan agar usia pakai materiil dapat berlangsung lebih lama;
i. mudah beradaptasi (Adaptability), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat menyesuaikan dengan berbagai macam sistem yang ada dalam kebutuhan manajemen logistik, mulai dari proses perencanaan, pengadaan awal, pembekalan ulang, pemeliharaan, sampai pada proses penghapusan materiil bekal;
j. kompatibel (Compatability), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat diproses, direkam dan dikirim secara manual maupun elektronik sesuai kemajuan teknologi informasi;
k. sederhana (Simplicity), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dapat diaplikasikan tanpa melakukan modifikasi terhadap semua barang, mudah dikenali, luwes dan mudah pemeliharaannya;
l. seragam (Uniformity), yaitu kodifikasi materiil sistem NSN dalam struktur dan komposisi yang seragam, dengan menganut 13 digit yang mudah dikenal dan dianut oleh banyak negara;
m. legalitas, yaitu kodifikasi materiil sistem NSN telah berlaku dan diakui oleh negara-negara anggota NATO dan Non NATO, yang tergabung dalam organisasi kodifikasi internasional (NAMSA); dan
n. terpusat, yaitu perencanaan, pengendalian dan pembinaan kodifikasi materiil sistem NSN secara terpusat di Puskod Dephan dan dalam pelaksanaannya dikoordinasikan dengan pembina materiil TNI dan Angkatan serta pabrikan.
(1) Pelaksana kodifikasi materiil dilaksanakan oleh kataloger, sesuai dengan kualifikasi sebagai berikut:
a. tingkat pelaksana:
1. pelaksana pemula;
2. pelaksana;
3. pelaksana lanjutan; dan
4. penyelia.
b. tingkat keahlian :
1. ahli pertama;
2. ahli muda; dan
3. ahli madya.
(2) Kodifikasi materiil sistem NSN dilakukan oleh kataloger, sesuai dengan tingkat kesulitan identifikasi materiil berdasarkan ketentuan yang berlaku.
(3) Satuan kerja yang belum memiliki personel dengan kualifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), proses kodifikasi tetap dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
(4) Pusat Kodifikasi Dephan merupakan badan pembina profesi kataloger.
ketiga Sasaran Kodifikasi Materiil Sistem NSN
Proses penyelenggaraan Kodifikasi materiil terdiri atas :
a. penentuan kebijakan, dimulai dari proses pengumpulan dan pengolahan data materiil yang menjadi bekal persediaan materiil pertahanan, untuk selanjutnya dijadikan bahan dasar perumusan dan penentuan kebijakan penyelenggaraan kodifikasi materiil pertahanan;
b. penyusunan rencana kerja dan program kegiatan, berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh Pusat Kodifikasi Dephan, para pembina dan satuan pemakai materiil pertahanan menjabarkan penyelenggaraan kodifikasi materiil sesuai tataran, wewenang dan tanggung jawab masing-masing, untuk kemudian disusun dalam rencana kerja dan program kegiatan kodifikasi materiil pertahanan;
c. perumusan Kodifikasi materiil, dimulai dari pengumpulan data materiil, pengolahan data sesuai ketentuan kodifikasi materiil sistem NSN, penetapan NSN, dan menyusun katalog materiil berupa Publikasi Katalog Materiil, dengan urutan kegiatan sebagai berikut :
1. penentuan Nama Baku materiil, proses penentuan nama dan/atau sebutan baku yang jelas dan tunggal bagi satu materiil dengan menggunakan bahasa yang komunikatif untuk menghindari kekeliruan sebutan atas materiil yang sama walaupun berasal dari sumber yang berlainan;
2. klasifikasi, proses penetapan grup dan klas materiil dengan mempertimbangkan hubungan karakteristik maupun fungsinya antara materiil satu dengan lainnya ke dalam grup dan klas serta penggunaan nomor kode yang tepat;
3. identifikasi, penetapan karakteristik suatu materiil/barang bekal sesuai ketentuan NSN, yang menjelaskan spesifikasi teknis, ciri-ciri khusus, sifat-sifat, bahan, gambar atau sketsa materiil serta manajemen data materiil, dengan maksud untuk membedakan antara materiil yang satu dengan materiil lainnya; dan
4. penetapan NSN, penetapan kode/nomor identitas materiil bekal yang unik untuk setiap materiil bekal yang telah diidentifikasi sesuai ketentuan sistem NSN dan materiil bekal dimaksud diberikan identitas dengan metode 13 digit Numerik dengan struktur sebagaimana, tercantum dalam Lampiran ”I” Peraturan Menteri ini.
d. penetapan Permanent System Control Number (PSCN) yaitu Penetapan kode sementara (PSCN) bagi materiil bekal yang berasal dari Luar negeri, tetapi belum memiliki/ditemukan NSN dari negara asalnya karena keterbatasan dokumen pendukung materiil bekal tersebut, sehingga kode ini bersifat sementara dan bila NSN dari negara asalnya telah diketahui maka PSCN dinyatakan tidak berlaku lagi, dan struktur PSCN sebagaimana tercantum dalam Lampiran ”II” Peraturan Menteri ini;
e. publikasi katalog merupakan hasil kodifikasi materiil pertahanan yang berupa hardcopy, softcopy disebarluaskan sebagai informasi data materiil pertahanan dan dapat digunakan sebagai rujukan dalam rangka pembinaan materiil pertahanan; dan
f. penetapan Kode Pabrik dilaksanakan oleh Pusat Kodifikasi Dephan dengan MENETAPKAN Nomor Kode Pabrik (CAGE/Commercial and Government Entity) bagi pabrikan, BUMN/BUMNIS, swasta Nasional, badan pemerintah, distributor utama dengan syarat badan tersebut sebagai penentu desain produk dan Struktur CAGE sebagaimana tercantum dalam Lampiran ”III” Peraturan Menteri ini.
(1) Pusat Kodifikasi Dephan, selaku National Codification Bureau (NCB) sebagai pusat kegiatan kodifikasi materiil bertanggung jawab untuk :
a. mengkoordinasikan rencana kerja dan program kegiatan Kodifikasi materiil kepada para pembina materiil di Dephan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan;
b. menyusun rencana kerja dan program kegiatan kodifikasi materiil berpedoman dari hasil koordinasi dengan pembina materiil di Dephan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan;
c. menyiapkan publikasi katalog untuk Dephan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan; dan
d. bertindak sebagai pusat rujukan nasional bidang kodifikasi, dapat melakukan sosialisasi dan asistensi teknis kodifikasi materiil sistem NSN, termasuk kerja sama dengan NCB luar negeri dan atau Badan Kodifikasi Internasional.
(2) Dephan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan bertanggung jawab :
a. menjabarkan dan melaksanakan kebijakan kodifikasi materiil yang ditetapkan Pusat Kodifikasi Dephan;
b. menyusun rencana kerja atau usulan dan program kegiatan kodifikasi materiil dan diajukan ke Puskod Dephan; dan
c. menyusun program kegiatan berdasarkan rencana kerja dan program kegiatan yang telah dikoordinasikan dengan Pusat Kodifikasi Dephan.
(1) Guna mencapai efektifitas dalam penyelenggaraan kodifikasi materiil, proses penyelenggaraan kodifikasi diatur sesuai alur proses sebagaimana tercantum dalam Lampiran “IV” Peraturan Menteri ini.
(2) Penyelenggara Kodifikasi materiil sebagai pelaksana dan pengendali kegiatan ditetapkan sebagai berikut :
a. Pusat Kodifikasi Dephan sebagai koordinator pelaksana dan pengendali di lingkungan Dephan, Mabes TNI, Angkatan dan atau Pabrikan;
b. Biro Umum Sekretariat Jenderal Dephan sebagai koordinator pelaksana dan pengendali penyelenggaraan kodifikasi materiil yang menjadi tanggung jawabnya di lingkungan Dephan;
c. Staf Logistik TNI sebagai koordinator pelaksana dan pengendali pada:
1. Satuan Komunikasi dan Elektronika TNI, yang menangani penyelenggaraan kodifikasi materiil komunikasi dan elektronika yang menjadi tanggung jawabnya;
2. Badan Perbekalan TNI yang menangani penyelenggaraan kodifikasi materiil bekal umum dan bekal khusus yang menjadi tanggung jawabnya;
3. Pusat Kesehatan TNI yang menangani penyelenggaraan kodifikasi materiil bekal kesehatan yang menjadi tanggung jawabnya;
4. Badan Intelijen Strategis TNI yang menangani penyelenggaraan kodifikasi materiil bekal khusus yang menjadi tanggung jawabnya; dan
5. Detasemen Markas Mabes TNI yang menangani penyelenggaraan kodifikasi materiil bekal yang menjadi tanggung jawabnya;
d. Staf Logistik TNI AD, sebagai pelaksana dan pengendali penyelenggaraan kodifikasi materiil yang menjadi tanggung jawabnya;
e. Staf Logistik TNI AL, sebagai pelaksana dan pengendali penyelenggaraan kodifikasi materiil yang menjadi tanggung jawabnya; dan
f. Staf Logistik TNI AU, sebagai pelaksana dan pengendali penyelenggaraan kodifikasi materiil yang menjadi tanggung jawabnya;
(3) Pusat Kodifikasi Dephan dapat melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Pembina materiil dan atau Pabrikan di dalam maupun di luar negeri secara bilateral dan multilateral.
Pada saat Peraturan Menteri Pertahanan ini mulai berlaku, Surat Keputusan Menteri Pertahanan Nomor : Skep/193/III/M/2000 tanggal 23 Maret 2000 tentang Pokok-Pokok Penyelenggaraan Katalogisasi Materiil di lingkungan Dephan dan TNI dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.