Peraturan Menteri Nomor 78 Tahun 2012 tentang TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyrakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; 3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus; 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan / atau lembaga kearsipan; 6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingka JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip 7. Komponen adalah unit kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri; 8. Daerah adalah Provinsi, dan Kabupaten/Kota; 9. Pemerintah Daerah adalah Gubernur,dan Bupati/Walikota; 10. Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota selanjutnya disingkat SKPD adalah satuan kerja perangkat daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota ; www.djpp.kemenkumham.go.id 11. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan mempunyai nilai arsip; 12. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat; 13. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan; 14. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya; 15. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip;

(1) Menteri melalui Sekretaris Jenderal bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan dilingkungan Kementerian Dalam Negeri. (2) Gubernur dan Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah.

Penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah; b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan; d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah; f. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu; dan g. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. www.djpp.kemenkumham.go.id

Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah meliputi: a. pengurusan surat; b. pemberkasan arsip; dan c. penyusutan arsip.

(1) Pengurusan surat dilakukan dengan menggunakan kartu kendali. (2) Kartu kendali sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk: a. Pengurusan naskah dinas masuk; b. Pengurusan naskah dinas keluar; www.djpp.kemenkumham.go.id c. Penyimpanan arsip; dan d. Penemuan kembali arsip.

(1) Unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah daerah melakukan pemberkasan arsip. (2) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan sistem: a. abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk menata pemberkasan arsip yang disusun secara berurut berdasarkan satuan organisasi dan/atau perorangan; b. subjek atau masalah untuk menata pemberkasan arsip dengan menggunakan subjek atau pokok masalah; c. geografi untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan pada lokasi/ wilayah; d. nomor untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan angka/nomor; dan e. kronologis untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan tanggal. www.djpp.kemenkumham.go.id (3) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menggunakan: a. folder/map; b. guide/sekat; c. indeks; d. buku petunjuk; e. kode klasifikasi; f. kertas pembungkus; g. box tempat menyimpan folder; dan h. kartu picies;

Unit kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah melakukan pemeliharaan, pengamanan dan peminjaman arsip.

(1) Unit pengolah dan unit kearsipan melakukan penyusutan arsip. (2) Penyusutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara: a. pemindahan; b. pemusnahan; dan c. penyerahan.

(1) Menteri Dalam Negeri melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah. (2) Gubernur melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan di provinsi dan kabupaten/kota di wilayahnya. (3) Bupati/walikota melakukan pembinaan dan pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan di kabupaten/kota di wilayahnya. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pendanaan penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah dibebankan kepada APBN dan APBD.

Dengan diundangkannya Peraturan Menteri ini, maka: 1. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Pedoman Standardisasi Alat Perlengkapan Kearsipan; 2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri. 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik INDONESIA Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri; dan 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di daerah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.