Koreksi Pasal 16

(1) Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. (2) Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan menggunakan metode yang paling cepat dan tepat. Koordinasi dilakukan sejak tahap penyusunan konsep awal, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. (3) Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. (4) Jawaban terhadap surat masuk a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas; b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. (5) Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan yang dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut a. salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; b. salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; c. salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. (6) Kecepatan penyampaian a. Amat segera/kilat, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b. segera, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; c. biasa, adalah surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. (7) Penggunaan untuk perhatian (u.p) dipergunakan untuk keperluan berikut a. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat instansi penerima surat kepada pejabat yang dituju; b. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi yang dituju.