Koreksi Pasal 5

(1) Pemindahan arsip dari UP/UKS/UK ke UKK dilakukan berdasarkan masa retensinya sebagaimana ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang pelaksanaannya 6 (bulan) sekali yaitu pada bulan Januari dan Juli. (2) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksudkan pada ayat 1 dengan memperhatikan kondisi, bentuk dan media arsip, agar arsip tetap terawat dengan baik dan arsip tidak menjadi rusak. (3) Dalam rangka perawatan arsip, apabila dipandang perlu UKK dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai guna berkelanjutan ke Unit Depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI setelah mendapatkan ijin dari Sekretaris Kementerian. (4) Proses pemindahan arsip dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : a. pengecekan dan penyiangan untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif yang dilakukan oleh UP/UKS/UK berdasarkan JRA; b. memilah dan memisahkan arsip inaktif yang dapat dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke UKK; c. menata arsip inaktif yang akan dipindahkan ke UKK; d. memberkaskan arsip inaktif yang akan dipindahkan berdasarkan kesamaan urusan, kesamaan subjek atau kesamaan jenis sesuai kebutuhan, dengan klasifikasi arsip dan indeks sebagaimana diatur dalam Permenpera Nomor 08 Tahun 2010 tentang Tata Kearsipan Kemenpera; e. membuat DA dan Berita Acara Serah Terima Arsip Inaktif yang akan dipindahkan, dan ditandatangani oleh pimpinan UP/UKS/UK minimal pejabat eselon III menggunakan formulir-1 dan formulir-2 sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan ini; f. pemindahan fisik arsip inaktif dari UP/UKS/UK di serahkan kepada pejabat UKK, selanjutnya pejabat UKK melakukan pengecekan fisik berdasarkan DA dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif; g. apabila hasil pengecekan telah sesuai dengan DA maka pejabat UKK menandatangani Berita Acara Serah Terima Arsip Inaktif, lembar asli DA dan Berita Acara diserahkan untuk UP/UKS/UK sebagai bukti penyerahan, lembar kedua disimpan oleh pejabat UKK sebagai bukti dan bahan pengelolaan arsip inaktif.