Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip keuangan.
3. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
4. Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip aktif di unit pengolah.
5. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan.
6. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah adalah lembaga yang menjalankan fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
(1) JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah disusun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dengan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.
(2) JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah mengatur ketentuan mengenai retensi arsip keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagaimana tercantum dalam Lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
(1) JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan, dan keterangan.
(2) Jadwal Retensi atau jangka waktu simpan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan batas minimal jangka waktu penyimpanan arsip keuangan, sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini.
(3) Retensi arsip atau jangka waktu simpan untuk arsip keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) ditentukan untuk retensi aktif dan
berdasarkan kriteria sebagai berikut:
a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah;
dan
b. ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.
(4) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dipermanenkan, dimusnahkan, atau dinilai kembali.
Penentuan retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran Peraturan Menteri ini memperhatikan ketentuan:
a. peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu;
b. peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum; dan
c. kepentingan pertanggungjawaban keuangan.
(1) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai, sesuai kebutuhan.
(2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung sejak selesainya hak dan kewajiban, kegiatan dinyatakan selesai dipertanggungjawabkan dan/atau setiap tahun anggaran berakhir.
Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dipermanenkan atau dinilai kembali ditetapkan berdasarkan pertimbangan:
a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi;
b. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan
c. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.
(1) JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah digunakan sebagai dasar untuk menyusun JRA Keuangan bagi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
(2) Dalam MENETAPKAN JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah harus:
a. MENETAPKAN retensi tidak kurang dari batas jangka waktu penyimpanan sesuai dengan pedoman retensi;
dan
b. MENETAPKAN rekomendasi sesuai dengan pedoman retensi.
Jenis arsip keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, meliputi:
a. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P;
b. pelaksanaan anggaran;
c. bantuan/pinjaman luar negeri;
d. pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN);
e. Sistem Akuntansi Instansi (SAI); dan
f. pertanggungjawaban keuangan negara.
JRA Keuangan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang sedang dalam proses persetujuan harus sudah disesuaikan dengan pedoman retensi arsip keuangan paling lama 2 (dua) tahun sejak tanggal diundangkan Peraturan Menteri ini.
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 27 Januari 2016 MENTERI KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH
ttd AAGN. PUSPAYOGA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Februari 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA