Peraturan Menteri Nomor 11 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik Indonesia

PERMEN Nomor 11 Tahun 2016

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Pegawai Negeri Sipil adalah sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 1999. 4. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah jadwal retensi tentang Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA. 5. Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil di Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA. 6. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 7. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan arsip dokumentasi kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA. 8. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 9. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 10. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA. 11. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 12. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaanya. 13. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 14. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit Pengolah. 15. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit Kearsipan/Pusat Arsip. 16. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 17. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna primer atau nilai guna sekunder, wajib diserahkan kepada Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan kewenangan masing-masing. 18. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali. 19. Menteri Koordinator adalah Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman.

Pasal 2

(1) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip yang berkaitan dengan arsip kepegawaian di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA. (2) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman memuat jenis arsip, retensi, dan keterangan. (3) Ketentuan mengenai Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman Republik INDONESIA tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pasal 3

(1) Retensi Arsip untuk arsip Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif. (2) Dalam menentukan retensi aktif dan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi aktif dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

Pasal 4

(1) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian yang memuat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan diteteapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila dianggap pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejahteraan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Pasal 5

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Buka PDF Asli

Pasal 1

Koreksi

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Desember 2016 MENTERI KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN ttd LUHUT B. PANDJAITAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 30 Desember 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN NOMOR 11 TAHUN 2016 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN REPUBLIK INDONESIA NO JENIS ARSIP RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1. 2. 3. Formasi Pegawai a. Usulan dari Unit Kerja b. Usulan permintaan formasi kepada Menteri PAN dan RB dan Kepala BKN c. Persetujuan Menteri PAN dan RB d. Penetapan formasi PNS e. Penetapan formasi khusus Formasi Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi: 1. Pengumuman 2. Seleksi Administrasi 3. Pemanggilan Peserta Tes 4. Pelaksanaan Ujian Tertulis 5. Keputusan Hasil Ujian 6. Wawancara b. Penetapan Formasi Khusus c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP e. Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi PNS Lebih dari 2 Tahun f. SK CPNS dan PNS Kolektif Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai 1. Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin 2. Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/Sertifikat c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) d. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai 1. Daftar Hadir 2. Rekapitulasi Daftar Hadir f. Berkas Hukuman Disiplin Point a s.d e 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah semua diangkat 2 tahun setelah semua diangkat PNS 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir - 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan 2 setelah semua diangkat - 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun anggaran berjalan 1 tahun anggaran berjalan 2 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun 2 Tahun 2 Tahun - - 2 Tahun 3 Tahun 2 Tahun - 3 Tahun 2 Tahun 2 tahun Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Dinilai kembali Musnah Musnah Masuk berkas perorangan Masuk berkas perorangan Dinilai Kembali Musnah Masuk berkas perorangan Musnah Musnah, kecuali SK PAK, masuk berkas perseorangan Musnah 4. 5. g. Penghargaan dan Tanda Jasa Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai Mutasi Pegawai a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Mutasi ke Balai/UPT, dan Mutasi Antar Unit Kerja b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN c. Mutasi Keluarga 1.Surat Izin Pernikahan/Perceraian 2.Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian 3.Surat Nikah/Cerai 4.Akte Kelahiran Anak 5.Surat Keterangan Meningga Dunia d. Usul kenaikan pangkat/golongan/jabatan e. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional f. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai g. Peninjauan Masa Kerja h. Berkas Baperjakat 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah memperoleh keputusan tetap 1 tahun setelah SK ditetapkan - - 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun 2 tahun 5 tahun 2 tahun - - 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 5 tahun Musnah, kecuali SK dan BAP masuk berkas perorangan Musnah, kecuali SK dan BAP masuk berkas perorangan Berkas perorangan Musnah, kecuali SK dan Nota Persetujuan Masuk Masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah 6. 7. 8. 9. 10. Administrasi Pegawai a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas b. Cuti Besar c. Cuti Sakit, Cuti Tahunan, Cuti Bersalin d. Cuti Alasan Penting e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CTLN) f. Dokumentasi Identitas Pegawai g. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional h. Usul Pengangkatan PErubhan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai Kesejahteraan Pegawai a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai c. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial d. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi e. Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas f. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun Perselisihan/Sengketa Kepegawaian Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda/Duda dan PNS yang Tewas 2 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 3 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah memperoleh keputusan bersifta tetap 1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun - 2 tahun 2 tahun - 2 tahun 2 tahun 2 tahun - 2 tahun 2 tahun sejak hak dan kewajiban- nya habis 2 tahun Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan - Musnah Musnah Masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota Persetujuan masuk berkas perseorangan Musnah kecuali berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan (Taperum) sampai pensiun Masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan Musnah kecuali SK dan Nota masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Pejabat Eselon I dan PNS yang berjasa / terlibat 11. Berkas Perseorangan Pegwai Negeri Sipil a. Berkas Lamaran CPNS yang diterima b. Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya c. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN d. SK Pengangkatan PNS e. Hasil Pengujian Kesehatan f. SK Pengangkatan PNS g. SK Peninjauan Masa Kerja h. SK Kenaikan Pangkat i. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan dan Surat Pernyataan Pelantikan j. SK Pengengkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional k. SK Perpindahan Wilayah Kerja l. SK Perpindahan Antar Instansi m. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CTLN) n. Berita Acara Pemeriksaan o. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS p. SK Diperbantukan/Dipekerjakan di Luar Instansi Induk q. SK Penarikan Kembali dari Diperbantukan/Dipekerjakan r. SK Pemberian Uang Tunggu s. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara t. SK Pengalihan PNS u. SK Pemberhentian sebagai PNS v. SK Pemberhentian Sementara (Sebagai CPNS, PNS, Jabatan Struktural, dan Jabatan Fungsional) w. Surat Keterangan Pernyataan Hilang x. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinayatakan Hilang y. SK Penggantian Nama z. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran aa. Akta Nikah/Cerai bb. Akta Kelahiran cc. Isian Formulir PUPNS dd. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan ee. Surat Permohonan Netralitas PNS ff. Surat Keterangan Mutasi Keluarga gg. Surat Keterangan Meninggal Dunia hh. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan ii. Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional jj. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus kk. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala ll. Syarat Tugas/Izin Belajar Dalam/Ke Luar Negeri 1 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun setelah hak dan kewajiban- nya habis peristiwa berskala nasional disimpan permanen mm.Surat izin Bepergian ke Luar Negeri nn. Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS oo. Ijazah/Sertifikat pp. SK Penempatan/Penarikan Pegawai qq. SK Pengangkatan pada Jabatan di Luar Instansi Induk rr. Surat Pertimbangan Status PNS ss. Surat Pengaktifan Kembali Sebagai PNS tt. Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah uu. SK Pensiun 1 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun sejak hak dan kewajiban- nya habis Musnah, kecuali Pejabat Eselon I dan Eselon II (pejabat lain yang secara individual ditetapkan oleh instansi) dan PNS yang berjasa/terliba t peristiwa berskala nasional permanen MENTERI KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN REPUBLIK INDONESIA ttd LUHUT B. PANDJAITAN