Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 19 Agustus 2014 MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, E.E. MANGINDAAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 17 September 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PERHUBUNGAN
NOMOR 32 TAHUN 2014 TENTANG MANAJEMEN PERUBAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN I.
MANAJEMEN PERUBAHAN Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan mulai dilakukan semenjak awal tahun 2000, namun secara sistematik dan terencana baru dilaksanakan mulai tahun 2010. Pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian Perhubungan mengacu pada Peraturan PRESIDEN Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010- 2025, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014, dan Road Map Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Perhubungan.
Rencana kegiatan Reformasi Birokrasi Kementerian Perhubungan terdistribusi kedalam lima tahapan pelaksanaan kegiatan, yaitu :
a. Tahap Pertama Membangun landasan yang kuat untuk menjamin implementasi reformasi birokrasi secara konsisten sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1) membangun sistem operasi reformasi birokrasi yang meliputi pengorganisasian pelaksanaan reformasi birokrasi, pengaturan mekanisme pelaksanaan reformasi birokrasi, dan penyusunan sistem monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi;
2) menyelesaikan usulan pelaksanaan reformasi birokrasi, sosialisasi, dan public campaign;
3) menyusun berbagai pedoman, dan juklak/juknis yang diperlukan;
4) melakukan monitoring atas penyusunan usulan dokumen reformasi birokrasi Kementerian.
b. Tahap Kedua Melanjutkan hal-hal yang belum dapat diselesaikan pada tahun pertama, menjaga/memelihara program/ kegiatan yang sudah berhasil dilaksanakan, melakukan monitoring, evaluasi, dan penyempurnaan terhadap hasil-hasil yang sudah diperoleh pada tahap pertama.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1) melanjutkan penyelesaian usulan pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian, sosialisasi dan public campaign;
2) melakukan monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi di Kementerian;
3) melakukan evaluasi dan menyusun rekomendasi atas hasil pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian;
4) melakukan identifikasi dan analisis terhadap kemungkinan/ risiko kegagalan pelaksanaan reformasi birokrasi, dan mengusulkan rencana mitigasi risiko.
c. Tahap Ketiga Meneruskan hal-hal yang belum dapat diselesaikan pada tahun kedua, menjaga/memelihara hal-hal yang sudah berhasil dilaksanakan, dan melakukan monitoring, evaluasi dan penyempurnaan terhadap hasil- hasil yang sudah diperoleh pada tahap kedua.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1) melanjutkan sosialisasi dan public campaign;
2) melanjutkan penilaian usulan pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian;
3) melakukan monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian;
4) melakukan evaluasi dan menyusun rekomendasi atas hasil pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian.
5) melakukan identifikasi dan analisis terhadap kemungkinan/ risiko kegagalan pelaksanaan reformasi birokrasi, dan mengusulkan rencana mitigasi risiko.
d. Tahap Keempat Meneruskan hal-hal yang belum dapat diselesaikan pada tahun ketiga, menjaga/memelihara hal-hal yang sudah berhasil dilaksanakan, dan melakukan monitoring, evaluasi, dan penyempurnaan terhadap hasil- hasil yang sudah diperoleh pada tahap ketiga.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1) melanjutkan sosialisasi dan public campaign;
2) melakukan penilaian usulan pelaksanaan reformasi birokrasi dari Kementerian;
3) melakukan monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian;
4) melakukan evaluasi dan menyusun rekomendasi atas hasil pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian;
5) melakukan identifikasi dan analisis terhadap kemungkinan/ risiko kegagalan pelaksanaan reformasi birokrasi, dan mengusulkan rencana mitigasi risiko.
e. Tahap Kelima Meneruskan hal-hal yang belum dapat diselesaikan pada tahap keempat, menjaga/memelihara hal-hal yang sudah berhasil dilaksanakan, dan melakukan monitoring dan evaluasi menyeluruh terhadap seluruh proses reformasi birokrasi Kementerian.
Langkah-langkah yang dilakukan melakukan evaluasi menyeluruh hasil pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian yang dilaksanakan.
Pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Perhubungan yang tahapannya sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 38 Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi tahun 2010-2014 di Lingkungan Kementerian Perhubungan, sudah barang tentu akan menimbulkan konsekuensi terjadinya perubahan. Perubahan yang diharapkan adalah perubahan secara sistematis dan konsisten dari sistem dan mekanisme kerja organisasi, serta pola pikir dan budaya kerja individu dalam organisasi, agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.
Perubahan yang diamanahkan Reformasi Birokrasi Kementerian Perhubungan sangat kompleks dan mendasar. Pada saat ini lebih dari 200 jenis perizinan yang diberikan oleh Kementerian Perhubungan, sehingga perbaikan birokrasi melalui peningkatan kualitas pelayanan publik akan menimbulkan perubahan organisasi yang cukup signifikan. Perubahan organisasi tersebut meliputi perubahan struktur, proses, mekanisme kerja, pola pikir, budaya kerja baik individu maupun organisasi di lingkungan Kementerian Perhubungan.
Perubahan berpeluang menimbulkan resistensi pada individu maupun kelompok dalam organisasi. Proses perubahan tidak selalu mendapat respon positif karena selalu terdapat beberapa orang yang menyukai dan juga yang tidak menyukai perubahan. Beberapa penyebab respon negatif terhadap perubahan antara lain rasa takut berkurang/hilangnya kekuasaan, kehilangan keterampilan, kegagalan kerja, ketidakmampuan menghadapi masalah baru, dan bahkan kehilangan pekerjaan. Untuk keperluan tersebut disusun program manajemen perubahan untuk mengelola sumberdaya dalam rangka mencapai sasaran reformasi birokrasi. Sumber daya meliputi struktur, proses, sumber daya manusia, pola pikir, dan budaya kerja. Perubahan dalam reformasi birokrasi berpeluang menimbulkan resistensi dari
individu didalam organisasi. Untuk mengurangi resistensi tersebut diperlukan transparansi dalam proses, terdapat komunikasi, dan adanya keterlibatan semua pihak. Pelaksanaan program manajemen perubahan disusun dengan berpedoman kepada Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011.
B. Tujuan Tujuan dari rencana manajemen perubahan adalah:
1. Memberikan arahan mengenai langkah-langkah perubahan bertahap yang akan dilakukan oleh Tim Manajemen Perubahan sesuai dengan tujuan reformasi birokrasi di Kementerian Perhubungan;
2. Membantu mendorong seluruh elemen di Kementerian Perhubungan untuk ikut berkomitmen melakukan upaya reformasi birokrasi;
3. Membantu seluruh individual dalam membangun budaya kerja yang diperlukan dalam membentuk birokrasi yang lebih baik.
4. Menuntun upaya untuk melakukan komunikasi yang efektif dan transparan;
5. Menjadi instrumen untuk melihat sampai sejauhmana keberhasilan reformasi birokrasi telah dicapai.
C. Prinsip-Prinsip Prinsip-prinsip pelaksanaan rencana manajemen perubahan meliputi:
1. Kejelasan Tujuan.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan secara umum memiliki tujuan
2. Kesadaran akan proses.
Proses perubahan merupakan proses yang memerlukan waktu yang lama, upaya keras, konsisten dan komitmen bersama, oleh karena itu seluruh pihak tidak hanya tim pelaksana, tetapi juga seluruh individual pegawai harus menyadari mengenai proses tersebut;
3. Membangun kepercayaan.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan juga harus dilakukan dengan upaya membangun kepercayaan bahwa perubahan pada dasarnya adalah untuk mewujudkan kondisi yang lebih baik tidak hanya bagi organsiasi Kementerian Perhubungan tetapi juga bagi birokrasi secara keseluruhan;
4. Dimulai dari tingkatan paling atas Pelaksanaan rencana manajemen perubahan menuntut komitmen dan partisIntegritas, Professional, Akuntabilitassi aktif dari pimpinan tertinggi Kementerian Perhubungan;
5. Besarnya Partisipasi.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan juga harus melibatkan seluruh komponen yang terlibat dalam proses perubahan Kementerian Perhubungan.
6. Ketersediaan sumber daya.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan juga dilakukan dengan memperhatikan ketersediaan dan kemanfaatan sumber- sumber yang dimiliki oleh Kementerian Perhubungan;
7. Keteraturan.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan juga dilakukan dengan memperhatikan keteraturan dari sekuensi dengan memperhatikan dinamika perubahan yang terjadi dalam organisasi;
8. Keberlanjutan komunikasi.
Pelaksanaan rencana manajemen perubahan juga dilakukan melalui komunikasi secara terus menerus, tidak hanya komunikasi vertikal, tetapi juga horizontal maupun diagonal.
C. Area Perubahan Fokus perubahan sebagaimana dalam rencana manajemen perubahan ini adalah tujuan reformasi birokrasi di Kementerian Perhubungan, menyangkut 8 area perubahan, yaitu:
1. Organisasi diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi, dan terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi, sehingga dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi. Indikator kinerja kegiatan adalah tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing), dan terbentuknya unit organisasi yang menangani pelayanan perizinan secara on line.
2. Tata Laksana diarahkan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan negara melalui standarisasi proses penyelenggaraan negara. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah tersedianya dokumen standar operasional prosedur penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan.
3. Penataan peraturan perundang-undangan, diarahkan untuk mewujudkan terimplementasinya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron satu sama lain, serta pelaksanaannya
yang efektif dan efisien. Indikator kinerja pencapaiannya diukur dari 3 (tiga) unsur, yaitu:
a. teridentifikasinya semua peraturan perundang-undangan;
b. teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis;
c. teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang dapat diimplementasikan.
4. Sumber Daya Manusia Aparatur diarahkan untuk meningkatkan profesionalisme aparatur. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah:
a. Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi;
b. Tersedianya uraian dan peringkat jabatan;
c. Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan;
d. Tersedianya peta profil kompetensi individu;
e. Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat.
5. Pengawasan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan dan berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya.
6. Akuntabilitas diarahkan agar sistem akuntabilitas kinerja organisasi dapat berjalan secara efektif. Indikator kinerja dari kegiatan ini adalah:
a. peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja;
b. terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur;
c. tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU).
7. Pelayanan Publik diarahkan agar pelayanan publik dapat terselenggara dengan lebih baik, lebih cepat, lebih aman, dan lebih terjangkau. Indikator kinerja kegiatan ini adalah:
a. terimplementasinya penggunaan standar pelayanan publik;
b. terimplementasinya penggunaan SPM;
c. peningkatan Integritas, Professional, Akuntabilitassi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
8. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan diarahkan untuk menjamin kualitas terbaik dari pelaksanaan reformasi birokrasi (quality assurance). Indikator Kinerja kegiatan ini adalah:
a. tersedianya laporan monitoring tahunan;
b. tersedianya laporan evaluasi tahunan;
c. tersedianya laporan lima tahunan.
D. Organisasi Manajemen Perubahan Organisasi manajemen perubahan di Kementerian Perhubungan terintegrasi dalam organisasi Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kementerian Perhubungan.
Dalam operasional sehari-hari, manajemen perubahan dilaksanakan oleh Tim Manajemen Perubahan Kementerian Perhubungan.
Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kementerian Perhubungan dan Tim Manajemen Perubahan Kementerian Perhubungan ditetapkan oleh Ketua Tim Pengarah Reformasi Birokraswi Kementerian Perhubungan.
E. Tahapan Manajemen Perubahan Tahapan umum manajemen perubahan di Kementerian Perhubungan dapat digambarkan sebagai berikut:
Pada tahapan persiapan seluruh individual diperkenalkan terhadap perubahan yang akan dilakukan di KementeriaPerhubungan sehubungan dengan pelaksanaan reformasi birokrasi. Upaya ini tidak lain adalah untuk memberikan pemahaman awal tentang perubahan sehingga seluruh pegawai memiliki peningkatan perhatian (awareness) terhadap perubahan. Dari tahapan adanya peningkatan perhatian diharapkan akan secara perlahan membangun pemahaman untuk segera melakukan perubahan.
Peningkatan pemahaman terhadap perubahan diharapkan akan mendorong munculnya persepsi positif terhadap perubahan yang dilakukan.
Selanjutnya pegawai diharapkan melakukan penyesuaian- penyesuain diri terhadap perubahan yang dilakukan hingga akhirnya yang bersangkutan mampu melakukan penyesuaian dan mengadopsi perilaku yang sesuai dengan perubahan.
Jika pegawai sudah mampu mengadopsi perilaku yang sesuai dengan organisasi,
maka selanjutnya terjadi institusionalisasi dan kemudian internalisasi.
Atas dasar tersebut, maka rencana manajemen perubahan di Kementerian Perhubungan diarahkan pada 4 (empat) hal yaitu:
1. Membangun komitmen seluruh jajaran pegawai di lingkungan Kementerian Perhubungan dari level tertinggi hingga terendah untuk secara konsisten melakukan upaya bersama menciptakan birokrasi ke arah perubahan yang lebih baik;
2. Mendorong seluruh jajaran pegawai di lingkungan Kementerian Perhubungan untuk merubah pola pikir lama menjadi pola pikir yang mengutamakan kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholders), mengutamakan kualitas dan kinerja sehingga mampu menciptakan Kementerian Perhubungan yang menjadi contoh penerapan reformasi birokrasi;
3. Memelihara momentum perubahan agar tetap dalam posisi yang positif sesuai dengan tujuan perubahan dari reformasi birokrasi;
4. Membangun budaya kerja yang kondusif bagi upaya menciptakan Kementerian Perhubungan yang mengutamakan kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholders), agar tidak lagi budaya kerja dan pola pikir yang masih berorientasi pada pelaksanaan kegiatan semata namun menjadi organisasi yang dapat bersinergi antar unit kerja untuk menghasilkan outcomes bersama dan juga menciptakan Kementerian Perhubungan menjadi contoh penerapan reformasi birokrasi.
Sesuai dengan empat hal tersebut di atas, maka rencana manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi mencakup tahapan sebagai berikut:
Tahapan Kegiatan
1. Persiapan
1.1 Membentuk Tim Manajemen Perubahan;
1.2 Melakukan pemetaan terhadap pemangku kepentingan, mencakup siapa, apa harapan dan penilaian mereka terhadap Kementerian Perhubungan;
1.3 Melakukan asesmen terhadap kesiapan pegawai di lingkungan Kementerian Perhubungan dalam melakukan perubahan;
Tahapan Kegiatan
1.4 Menyusun rencana kegiatan dalam rangka manajemen perubahan, termasuk di dalamnya strategi perubahan dan strategi komunikasi;
1.5 Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi pelaksanaan manajemen perubahan untuk keperluan perbaikan berkelanjutan terhadap pelaksanaan manajemen perubahan.
2. Integrasi Road Map
2.1 Integrasi Quick Wins.
2.2 Integrasi program penataan peraturan perundang-undangan.
2.3 Integrasi program penataan tatalaksana.
2.4 Integrasi program penataan organisasi.
2.5 Integrasi program penataan sistem manajemen SDM.
2.6 Integrasi program penguatan pengawasan.
2.7 Integrasi program penguatan akuntabilitas.
2.8 Integrasi program peningkatan kualitas pelayanan publik
3. Pembangunan komitmen
3.1 Merumuskan nilai-nilai yang akan digunakan oleh Kementerian Perhubungan sebagai dasar untuk merumuskan etika dan pengembangan budaya kerja;
3.2 Merumuskan berbagai instrumen yang akan digunakan sebagai perangkat pembangunan komitmen pegawai;
3.3 Melakukan pengelolaan resistensi terhadap perubahan;
3.4 Melaksanakan upaya pembangunan komitmen.
Tahapan Kegiatan
4. Pemeliharaan momentum perubahan
4.1 Melakukan survey kepuasan pegawai, mencakup upaya untuk melihat indeks kesiapan untuk melakukan perubahan, indeks partisIntegritas, Professional, Akuntabilitassi, i d k k it t
4.2 Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap keberhasilan pelaksanaan manajemen perubahan;
4.3 Memberikan penghargaan-penghargaantertentu untuk memotivasi dan menjag momentum perubahan.