Koreksi Pasal 86
PERMEN Nomor 4 Tahun 2012 | Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2012 tentang PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM KEMENTERIAN PERTAHANAN
Teks Saat Ini
(1) Pengurusan surat keluar dilaksanakan melalui tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan, diatur sebagai berikut:
a. tahap pengolahan merupakan kegiatan mulai dari penilaian suatu masalah dan penyiapan suatu naskah dinas hingga penandatanganan naskah dinas, diatur sebagai berikut:
1. penyiapan/penyusunan konsep berupa kegiatan sebagai berikut:
a) penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya atau pejabat lain yang ditunjuk;
b) kebijakan yang berimplikasi hukum harus dimintakan paraf kepada Dirkum Strahan Ditjen Strahan Kemhan;
c) setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan;
d) setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh Kabagum/Kabag TU/Kabag Takahdissip/Kasubbag TU dalam hal ini kebenaran isi, bentuk, dan redaksinya, jika terjadi penyimpangan hendaknya dikoordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan; dan e) sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangan sendiri terhadap isi naskah dinas, Kabagum/Kabag TU/ Kabag Takahdissip/Kasubbag TU MENETAPKAN derajat dan klasifikasinya.
2. pemberian paraf dilakukan sebagai berikut:
a) setiap pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep naskah dinas diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa konsep naskah dinas tersebut telah diteliti dan dikoordinasikan serta telah dinilai kebenarannya;
b) khusus konsep naskah dinas yang berbentuk Peraturan Menteri dibubuhkan paraf:
1) pada lembaran kedua oleh Wamenhan, Sekjen, Irjen, Dirjen Kemhan dan Kabadan yang berkaitan dengan isi naskah, sebagai berikut:
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal MENTERI PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA, PURNOMO YUSGIANTORO Paraf :
1. Wamenhan :
2. Sekjen :
3. Irjen :
4. Dirjen Strahan :
5. Dirjen Renhan :
6. Dirjen Pothan :
7. Dirjen Kuathan :
8. Kabadan terkait :
2) pada lembaran ketiga oleh konseptor, Ses/Dir/Karo Setjen yang terkait dan Kabag Biro TU Setjen Kemhan, sebagai berikut:
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal MENTERI PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA, PURNOMO YUSGIANTORO Paraf :
1. Konseptor :
2. Ses/Dir :
3. Karo Setjen yang terkait :
4. Kabag TU Duk Men :
5. Kabag TU Duk Wamen :
6. Kabag TU Duk Sekjen :
7. Kabag Takahdissip :
c) tidak dibenarkan penggunaan vide draft;
d) apabila ada koreksi dan konsep sudah diperbaiki sesuai koreksi maka konsep tersebut harus diajukan ulang kepada pejabat yang terkait untuk dimintakan paraf ulang; dan e) apabila pejabat yang terkait berhalangan maka dapat diwakilkan oleh wakilnya, sehingga konsep yang sudah dikoreksi dapat terbaca ulang oleh pejabat pemberi paraf.
3. penandatanganan dilakukan setelah konsep naskah dinas diparaf secara lengkap oleh para pejabat yang bersangkutan terlebih dahulu disertai lembaran catatan (LC) atau nota dinas atau surat dari konseptor;
4. penomoran pada naskah dinas dilakukan sebagai berikut:
a) pemberian nomor sesuai dengan bentuk, derajat dan klasifikasinya, penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor terakhir dalam satu tahun takwin dan dibukukan dalam buku verbal; dan b) penomoran setiap bentuk naskah dinas menggunakan buku verbal tersendiri.
5. pembubuhan cap dinas:
a) cap dinas jabatan jika tulisan dinas tersebut ditandatangi oleh Menteri/Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabadan Kemhan, Eselon II terbatas (Kapus Kemhan), dan Pekas;
atau b) cap dinas instansi apabila tulisan dinas ditandatangani atas nama pejabat Eselon I atau oleh Karo Setjen Kemhan; dan
6. pencatatan pada naskah dinas surat keluar disediakan Buku ekspedisi tersendiri untuk beberapa bentuk surat keluar.
b tahap penggandaan merupakan kegiatan untuk memperbanyak/ memproduksi naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju/sesuai kebutuhan, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. penggandaan hanya boleh dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak;
2. cap jabatan/instansi yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli bukan kopi;
3. jumlah penggandaan harus sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan/alamat distribusi;
4. penggandaan surat keluar yang berderajat kilat dan sangat segera didahulukan;
5. demi kepentingan keamanan, penggandaan surat keluar yang berklasifikasi SR atau R harus diawasi dengan ketat; dan
6. Kabag Takahdissip/Kabag TU/Kabag Um berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan sebagaimana mestinya menurut ketentuan yang berlaku di lingkungan masing-masing.
c. tahap pengiriman adalah berupa kegiatan pengiriman semua naskah dinas yang sebelumnya dimasukkan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. pengiriman secara resmi:
a) setiap surat/naskah dinas yang berklasifikasi R yang akan dikirim baik untuk alamat aksi maupun tembusan dibubuhi tulisan cap di setiap lembarnya, melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas;
1) untuk alamat aksi nomor satu tulisan cap berbunyi “RAHASIA”;
2) untuk alamat aksi dua dan seterusnya, tulisan cap berbunyi : RAHASIA KOPI SATU dan seterusnya, atau sesuai klasifikasi dan jumlah alamat aksi; dan 3) untuk alamat tembusan nomor satu, tulisan cap melanjutkan nomor urut dari kopi terakhir alamat aksi dan menyesuaikan klasifikasinya dan diikuti nomor urut sesuai kebutuhan.
b) surat/naskah dinas yang berklasifikasi SR dan R yang telah siap untuk dikirim dimasukkan ke dalam diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat di sudut kanan atas (kilat, sangat segera, segera) dan selanjutnya dilem c) surat/naskah dinas yang berklasifikasi biasa tidak diperlakukan seperti surat yang berklasifikasi rahasia (R) tetapi cukup dimasukkan ke dalam sampul biasa yang tertutup; dan d) selanjutnya surat dikirim kepada alamat melalui kurir atau pejabat administrasi sesuai kebutuhan yang berlaku.
2. pengiriman tidak resmi adalah pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, formulir pengantar berita faksimile berisi:
a) dari atau pejabat yang mengirim;
b) kepada atau pejabat yang dituju;
c) nomor faksimile;
d) tanggal pengiriman;
e) jumlah halaman;
f) isi berita; dan g) petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan.
3. semua surat keluar yang akan dikirim dicatat di dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri;
4. pengiriman surat keluar dilaksanakan sesuai dengan derajat dan klasifikasinya; dan
5. demi kepentingan keamanan, Kabag Takahdissip/Kabag Um/ Kabag TU perlu mengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang berklasifikasi SR/R.
d. tahap penyimpanan adalah berupa kegiatan penyimpanan naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
1. semua pertinggal surat keluar harus disimpan di Sekretariat/ Bagian TU menurut ketentuan dan petunjuk yang ditetapkan;
2. naskah asli keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan dan naskah yang diparaf harus disimpan; dan
3. untuk memudahkan penemuan kembali penyimpanan surat keluar hendaknya tersusun dalam:
a) berkas persoalan Takah untuk surat keluar yang diproses melalui Tata Naskah; dan b) himpunan Seri atau Seri menurut rubriknya.
(2) Sarana pengurusan surat keluar merupakan sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal dan buku ekspedisi/tanda terima, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat data surat keluar, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian;
b. buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman/penerimaan surat keluar;
c. sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari kebocoran atau kerusakan, sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air, sampul surat berwarna putih atau coklat muda dengan ukuran sebagai berikut:
1. 11 cm x 24 cm (ukuran kecil/kabinet);
2. 19 cm x 25 cm (ukuran sedang/ ½ folio);
3. 24 cm x 35 cm (ukuran folio/A-4); dan
4. 29 cm x 39 cm (ukuran map Takah).
d. cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul surat merupakan hal yang sangat penting, surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik, jika cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan hati-hati, surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu, dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut, sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan;
e. surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah:
1. surat tidak dilipat sama sekali;
2. surat dilipat satu kali; dan
3. surat dilipat dua kali atau dilipat pada sepertiga bagian atas surat dan dilipat pada sepertiga bagian bawah surat.
Koreksi Anda