Koreksi Pasal 84

PERMEN Nomor 4 Tahun 2012 | Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2012 tentang PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM KEMENTERIAN PERTAHANAN

PDF Sumber

100%

Hal. 1

Teks Saat Ini

Pengurusan surat masuk dilaksanakan melalui tahap-tahap penerimaan, pencatatan, penilaian, pengolahan, dan penyimpanan, di dalam pelaksanaannya diatur sebagai berikut : a. tahap penerimaan sebagai berikut: 1. pada dasarnya semua surat masuk harus diterima dalam keadaan utuh, jika surat yang diterima dalam keadaan cacat atau tidak utuh, petugas penerima berhak mengembalikan kepada pengirim/pembawa surat, jika kerusakannya kecil, surat tersebut dapat diteruskan dengan membuat catatan sebagai laporan; 2. petugas penerima mencocokkan nomor surat, menandatangani tanda terima/buku ekspedisi dan mencatat pukul/tanggal penerimaan pada sampul sebelah kiri bawah; dan 3. surat-surat yang diterima dipilah sesuai dengan derajat dan klasifikasinya, selanjutnya diserahkan kepada petugas pencatatan dengan menggunakan buku ekspedisi. b. tahap pencatatan surat masuk sebagai berikut: 1. petugas pencatatan menerima surat dari petugas penerimaan, mencocokkan nomor surat, membubuhkan paraf pada buku ekspedisi dan membukukan surat-surat tersebut di dalam buku agenda dengan nomor berurutan selama satu tahun takwim; 2. surat-surat yang berklasifikasi SR dan R dicatat nomor dan pengirimannya, di buku Agenda SR dan R serta masing-masing diberi lembar disposisi, dan dalam keadaan sampul masih tertutup diajukan kepada Kabagum/Kabag TU/Kabag Takahdissip, surat tersebut kembali ke petugas pencatatan setelah ada arahan/catatan pada lembar disposisi, catatan perihal dimasukkan ke dalam buku agenda, selanjutnya surat diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi; 3. surat-surat yang berklasifikasi B dibuka sampulnya, masing- masing diberi lembar disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda B, selanjutnya diteruskan kepada Kabagum/Kabag TU/Kabag Takahdissip, surat-surat dimaksud kembali ke petugas pencatat, selanjutnya diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi; 4. setiap surat masuk yang telah mendapatkan disposisi pemimpin, selanjutnya digandakan sesuai ketentuan/kebutuhan dan sebelum dikirim ke alamat terlebih dahulu dibubuhi tulisan cap pada setiap lembarnya melintang dari sudut kiri bawah ke arah sudut kanan; 5. surat-surat pribadi adalah surat yang beralamat nama orang baik diikuti nama jabatan maupun tidak, tidak boleh dibuka sampulnya dan tetap dicatat dalam buku agenda tersendiri, kemudian langsung diteruskan kepada alamat yang dituju; 6. setiap ada perpindahan surat, petugas pencatatan wajib mencatat di dalam buku agenda tentang, tanggal dan di mana surat tersebut berada; 7. selain dilakukan pencatatan pada agenda, Kepala Sekretariat dapat menentukan pencatatan pada Daftar Pembesar Agenda, Daftar Perihal Agenda, Kartu Indeks atau Klaper, Buku Kontrol Agenda dan Bon Agenda; 8. pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan nomor terakhir pada bulan Desember, apabila surat masuk sangat banyak sehingga diperlukan pencatatan surat oleh lebih dari satu orang, cara pencatatan dapat diatur oleh Kepala Sekretariat dengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat; dan 9. pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap pemindahan dan penyimpanan. c. kegiatan dalam tahap penilaian sebagai berikut: 1. kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk tersebut termasuk arsip atau non arsip, penilaian sementara ini untuk memudahkan pejabat arsip dalam menanganinya; 2. tindakan berikutnya adalah menilai, apakah surat itu akan disampaikan kepada pimpinan satuan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menanganinya, dalam hal ini, biasanya di setiap satuan sudah diatur surat-surat apa yang harus melalui pimpinan dan surat-surat apa yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat tertentu; 3. selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diolah dengan tata naskah atau tidak; 4. surat masuk yang beralamat pribadi atau nama orang dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup; dan 5. surat masuk disampaikan kepada pimpinan/pejabat pengolah sesuai dengan derajat dan klasifikasi surat. d. kegiatan dalam tahap pengolahan sebagai berikut: 1. kegiatan pengolahan surat masuk disini adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan/pejabat untuk MEMUTUSKAN/menentukan tindakan apa yang perlu diambil atas dasar surat tersebut; 2. kegiatan pengolahan dapat berlangsung cepat, dapat pula berlangsung lama, tergantung masalah yang ditanganinya, hasil pengolahan dapat bermacam-macam, ada yang disimpan, adapula yang menimbulkan naskah dinas baru berupa keputusan, surat perintah, dan lain-lain; 3. pengolahan masalah yang berlanjut dan melibatkan beberapa pejabat, serta memerlukan penyelesaian dalam waktu relatif lama, diproses melalui tata naskah, pengolahan masalah yang dinilai tidak berlanjut, diselesaikan dengan cara administrasi biasa; dan 4. setiap surat masuk berklasifikasi SR atau R yang telah mendapatkan disposisi pimpinan, selanjutnya digandakan sesuai ketentuan/kebutuhan dan sebelum dikirim ke alamat terlebih dahulu dibubuhi tulisan cap pada setiap lembarnya melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas pada isi suratnya, penulisannya sebagai berikut: - KOPI SATU - KOPI TIGA penulisan bilangan kopi disesuaikan dengan kebutuhan e. kegiatan dalam tahap penyimpanan sebagai berikut: 1. surat masuk yang telah diproses hendaknya disimpan dengan baik di Bag Minu/Sekretariat/Urusan Tata Usaha, agar mudah ditemukan kembali apabila diperlukan; 2. penyimpanan surat masuk hendaknya berpedoman kepada tata kearsipan; 3. surat masuk yang diproses melalui Takah disimpan dalam himpunan menurut masalahnya di dalam map Takah; 4. surat masuk yang diproses tidak melalui Takah disimpan dalam himpunan sebagai berikut: a) seri yaitu himpunan satu jenis naskah dinas yang disusun secara kronologis, himpunan seri selain dibatasi kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas seperti keputusan, surat perintah, surat cuti, surat jalan dan lain-lain; b) rubrik yaitu himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, himpunan rubrik dapat dibatasi dengan tahun, atau dibatasi dengan selesainya suatu masalah seperti intelijen, operasional, personel, materiil, teritorial, pengangkatan, kepangkatan, jabatan dan lain-lain; dan c) dosir yaitu himpunan dari satu macam masalah hal/pokok persoalan/ perorangan, yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir, himpunan tata naskah dapat digolongkan dalam himpunan dosir yaitu dosir personel adalah himpunan dari mulai lamaran sampai pemberhentiannya; dosir gedung A adalah himpunan sejak perencanaan sampai gedung A itu diserahkan kepada yang berhak. 5. dilihat dari bagaimana cara menyimpan surat atau himpunan, penyimpanan terdiri atas beberapa cara: a) lateral yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisinya saja, yaitu penyimpanan ordner, boks arsip dan buku-buku perpustakaan dan lain-lain; b) vertikal yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian mukanya saja, yaitu penyimpanan surat/map pada lemari arsip yaitu filling kabinet; dan c) horisontal yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan yang terlihat di sebelah atas, yaitu penyimpanan sementara surat/himpunan yang diletakan dimeja pejabat pada waktu surat itu masih diolah/dipelajari. 6. penyimpanan surat/himpunan dilakukan di sekretariat atau di tata usaha selama surat itu masih aktif, yang biasa juga disebut arsip aktif, selama masih aktif, surat/arsip tetap berada di tata usaha/sekretariat, apabila setelah dinilai menjadi arsip aktif inaktif, penyimpanan harus sudah dialihkan ke badan-badan kearsipan.

Koreksi Anda

4. setiap surat masuk yang telah mendapatkan disposisi pemimpin, selanjutnya digandakan sesuai ketentuan/kebutuhan dan sebelum dikirim ke alamat terlebih dahulu dibubuhi tulisan cap pada setiap lembarnya melintang dari sudut kiri bawah ke arah sudut kanan;
5. surat-surat pribadi adalah surat yang beralamat nama orang baik diikuti nama jabatan maupun tidak, tidak boleh dibuka sampulnya dan tetap dicatat dalam buku agenda tersendiri, kemudian langsung diteruskan kepada alamat yang dituju;
6. setiap ada perpindahan surat, petugas pencatatan wajib mencatat di dalam buku agenda tentang, tanggal dan di mana surat tersebut berada;
7. selain dilakukan pencatatan pada agenda, Kepala Sekretariat dapat menentukan pencatatan pada Daftar Pembesar Agenda, Daftar Perihal Agenda, Kartu Indeks atau Klaper, Buku Kontrol Agenda dan Bon Agenda;
8. pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan nomor terakhir pada bulan Desember, apabila surat masuk sangat banyak sehingga diperlukan pencatatan surat oleh lebih dari satu orang, cara pencatatan dapat diatur oleh Kepala Sekretariat dengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat; dan
9. pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap pemindahan dan penyimpanan.
c. kegiatan dalam tahap penilaian sebagai berikut:
1. kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk tersebut termasuk arsip atau non arsip, penilaian sementara ini untuk memudahkan pejabat arsip dalam menanganinya;
2. tindakan berikutnya adalah menilai, apakah surat itu akan disampaikan kepada pimpinan satuan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menanganinya, dalam hal ini, biasanya di setiap satuan sudah diatur surat-surat apa yang harus melalui pimpinan dan surat-surat apa yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat tertentu;
3. selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diolah dengan tata naskah atau tidak;

4. surat masuk yang beralamat pribadi atau nama orang dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup; dan
5. surat masuk disampaikan kepada pimpinan/pejabat pengolah sesuai dengan derajat dan klasifikasi surat.
d. kegiatan dalam tahap pengolahan sebagai berikut:
1. kegiatan pengolahan surat masuk disini adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan/pejabat untuk MEMUTUSKAN/menentukan tindakan apa yang perlu diambil atas dasar surat tersebut;
2. kegiatan pengolahan dapat berlangsung cepat, dapat pula berlangsung lama, tergantung masalah yang ditanganinya, hasil pengolahan dapat bermacam-macam, ada yang disimpan, adapula yang menimbulkan naskah dinas baru berupa keputusan, surat perintah, dan lain-lain;
3. pengolahan masalah yang berlanjut dan melibatkan beberapa pejabat, serta memerlukan penyelesaian dalam waktu relatif lama, diproses melalui tata naskah, pengolahan masalah yang dinilai tidak berlanjut, diselesaikan dengan cara administrasi biasa; dan
4. setiap surat masuk berklasifikasi SR atau R yang telah mendapatkan disposisi pimpinan, selanjutnya digandakan sesuai ketentuan/kebutuhan dan sebelum dikirim ke alamat terlebih dahulu dibubuhi tulisan cap pada setiap lembarnya melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas pada isi suratnya, penulisannya sebagai berikut:
- KOPI SATU - KOPI TIGA penulisan bilangan kopi disesuaikan dengan kebutuhan
e. kegiatan dalam tahap penyimpanan sebagai berikut:
1. surat masuk yang telah diproses hendaknya disimpan dengan baik di Bag Minu/Sekretariat/Urusan Tata Usaha, agar mudah ditemukan kembali apabila diperlukan;
2. penyimpanan surat masuk hendaknya berpedoman kepada tata kearsipan;
3. surat masuk yang diproses melalui Takah disimpan dalam himpunan menurut masalahnya di dalam map Takah;
4. surat masuk yang diproses tidak melalui Takah disimpan dalam himpunan sebagai berikut:

a) seri yaitu himpunan satu jenis naskah dinas yang disusun secara kronologis, himpunan seri selain dibatasi kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas seperti keputusan, surat perintah, surat cuti, surat jalan dan lain-lain;
b) rubrik yaitu himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, himpunan rubrik dapat dibatasi dengan tahun, atau dibatasi dengan selesainya suatu masalah seperti intelijen, operasional, personel, materiil, teritorial, pengangkatan, kepangkatan, jabatan dan lain-lain; dan c) dosir yaitu himpunan dari satu macam masalah hal/pokok persoalan/ perorangan, yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir, himpunan tata naskah dapat digolongkan dalam himpunan dosir yaitu dosir personel adalah himpunan dari mulai lamaran sampai pemberhentiannya; dosir gedung A adalah himpunan sejak perencanaan sampai gedung A itu diserahkan kepada yang berhak.
5. dilihat dari bagaimana cara menyimpan surat atau himpunan, penyimpanan terdiri atas beberapa cara:
a) lateral yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisinya saja, yaitu penyimpanan ordner, boks arsip dan buku-buku perpustakaan dan lain-lain;
b) vertikal yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian mukanya saja, yaitu penyimpanan surat/map pada lemari arsip yaitu filling kabinet; dan c) horisontal yaitu penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan yang terlihat di sebelah atas, yaitu penyimpanan sementara surat/himpunan yang diletakan dimeja pejabat pada waktu surat itu masih diolah/dipelajari.
6. penyimpanan surat/himpunan dilakukan di sekretariat atau di tata usaha selama surat itu masih aktif, yang biasa juga disebut arsip aktif, selama masih aktif, surat/arsip tetap berada di tata usaha/sekretariat, apabila setelah dinilai menjadi arsip aktif inaktif, penyimpanan harus sudah dialihkan ke badan-badan kearsipan.

Alasan koreksi

Email (opsional)