Koreksi Pasal 116

Pembukaan Takah langkah-langkah sebagai berikut: a. menyiapkan perlengkapan Takah berupa: 1. map Takah; 2. lembaran catatan; 3. nomor indeks persoalan Takah (NIPT); dan 4. buku Daftar Pembukaan Takah. b. menentukan PP, AP, dan CP (hal), selanjutnya menentukan nomor Takahnya dan ditulis/direkam dalam map Takah sebagai berikut: 1. menentukan PP, PP telah disusun di dalam NIPT sebagai pedoman, untuk menentukan PP dapat berdasarkan pada: a) tugas pokok/fungsi suatu instansi; b) isi naskah dinas yang akan ditakahkan; dan c) kepentingan instansi pembuka Takah dengan persoalan yang ditangani. 2. menentukan AP, apabila PP telah ditentukan maka AP harus dalam lingkup PP sesuai dengan daftar pada NIPT, agar diusahakan penentuan AP sejauh mungkin dapat disesuaikan dengan isi pokok naskah dinas yang ditakahkan; 3. menentukan hal (CP) diatur sebagai berikut: a) apabila PP dan AP dari suatu persoalan telah ditentukan sesuai NIPT, langkah selanjutnya dalam pembukaan Takah adalah menentukan/ merumuskan, hal untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) hal merupakan rincian dari AP; 2) rumusan hendaknya menambah kejelasan AP; 3) rumusan perlu memuat periodisasi/kurun waktu persoalan yang ditangani; dan 4) rumusan perlu berorientasi pada program kerja agar tidak menyimpang dari tugas pokok. b) perlu diketahui bahwa hal di dalam Takah tidak selalu sama dengan hal dalam naskah dinas, hal Takah mencakup lingkup yang lebih luas dibanding dengan hal dalam naskah dinas, sehingga ada kemungkinan dalam suatu Takah akan dijumpai bermacam-macam hal naskah dinas, hal demikian adalah biasa, asalkan masih dalam lingkup judul Takah dan dapat mendukung pelaksanaan sistem Takah yang tepat/baik; c) hal sebuah Takah sekurang-kurangnya harus mengandung 3 (tiga) dasar dari unsur manajemen yaitu siapa, apa, di mana, bilamana, mengapa, dan bagaimana; dan d) untuk menentukan hal Takah penulisannya sebagai berikut: 1) pokok persoalan: Personel nomor kode 08; 2) anak persoalan: Perawatan Pegawai nomor kode 36; 3) hal CP: Cuti Personel (Pamen), tahun 2002 (diberi nomor kode berurutan sesuai dengan catatan pada buku Takah banyaknya hal yang ada dalam lingkup AP); dan 4) sedangkan isi Takah (masalah) yang diproses dengan Takah tersebut dapat bermacam-macam antara lain: cuti Tahunan Laksma TNI .... cuti Dinas Lama a.n. Letkol Lek .... cuti Ibadah Haji Kolonel Inf .... 4. nomor Takah setelah PP, AP, dan CP (hal) ditentukan nomornya, untuk PP dan AP mengambil nomor dari NIPT sedangkan CP ditentukan oleh satuan/instansi pembuka Takah, cara memberi nomor sebagai berikut: a) nomor PP disesuaikan dengan bidang kegiatan; b) nomor AP disesuaikan dengan jenis kegiatan dari bidang kegiatan PP; c) nomor CP (hal) ditentukan oleh instansi yang membuka Takah berurutan sesuai dengan jenis kegiatannya; d) singkatan nama instansi pembuka Takah sebagai berikut: 1) Instansi yang melaksanakan sistem desentralisasi, penulisannya sebagai berikut: 15/04/05/Ropeg, dengan penjelasan sebagai berikut: 08 = PP bidang Personel 36 = AP jenis kegiatan Perawatan Pegawai 05 = CP (Perintah) yang merupakan perincian dari jenis kegiatan cuti personel TNI, misalnya cuti Pamen Ropeg Setjen Kemhan. Ropeg = Singkatan dari Biro Kepegawaian sebagai sub instansi yang membuka Takah. 2) Instansi yang melaksanakan sistem sentralisasi, penulisannya sebagai berikut: 15/04/02/RoTU atau Set, dengan penjelasan sebagai berikut: 08 = PP bidang Personel 36 = AP jenis kegiatan Perawatan Pegawai 02 = CP/hal yang merupakan rincian dari jenis kegiatan yang merupakan cuti personel TNI, misalnya cuti Pamen di Biro TU. e) nomor Takah ini direkam pada: 1) kolom nomor pada map Takah; 2) Takah nomor pada setiap halaman lembaran catatan; 3) buku Ekspedisi Takah; dan 4) BDPT (Buku Daftar Pembukaan Takah). c. menentukan klasifikasi Takah sesuai dengan klasifikasi surat dinas; d. menata naskah dan lembaran catatan, diatur sebagai berikut: 1. menata naskah adalah menata semua naskah dinas, baik yang berbentuk “konsep” ataupun “net konsep” yang berhubungan dengan persoalan yang sedang diproses dan diberkas dalam satu Takah, naskah tersebut dapat berupa bermacam-macam naskah dinas termasuk buku, brosur/gambar dan lain-lain, sebelum diberkas/ditata, naskah tersebut perlu direkam dulu pada buku Takah dan lembaran catatan, penataan naskah diatur sebagai berikut: a) berkas naskah diletakkan di sebelah kanan map Takah; b) naskah disusun secara kronologis, sesuai dengan tanggal penerimaan; c) naskah pertama di bagian bawah, naskah terakhir di bagian atas; d) setiap naskah diberi nomor kode N-1, N-2 dstnya sesuai dengan urutan penerimaan diberi lingkaran; dan e) petunjuk penomoran adalah: 1) naskah tunggal diberi nomor mulai dari (N-1) s.d. (N-x) terakhir; 2) naskah ganda atau naskah yang terdiri atas beberapa naskah dinomori N-1A untuk naskah pertama, N-1B naskah kedua N-1C naskah ketiga dan seterusnya; 3) naskah berlampiran atau naskah yang mempunyai lampiran diberi nomor N-1A untuk naskah induk, N-1B untuk lampiran pertama, N-1C untuk lampiran kedua dan seterusnya; 4) lampiran naskah yang mempunyai sublampiran diberi nomor sebagai berikut: N-1B (a) untuk sublampiran pertama lampiran pertama N-1B; N-1B (b) untuk sublampiran kedua lampiran pertama N- 1B; N-1B (c) untuk sublampiran ketiga lampiran pertama N- 1B; N-1C (a) untuk sublampiran pertama lampiran kedua N- 1C; dan N-1C (b) untuk sublampiran kedua lampiran kedua N- 1C. 5) sublampiran yang mempunyai subsublampiran diberi nomor sebagai berikut: N-1B (a) (i) untuk subsublampiran pertama; N-1B (a) (ii) untuk subsublampiran kedua; dan N-1B (a) (iii) untuk subsublampiran ketiga. masing-masing sebagai subsublampiran dari sublampiran pertama untuk lampiran pertama N-1B. 6) naskah sisipan adalah naskah yang karena sesuatu hal atau ketinggalan atau baru sampai, tetapi urutan naskah tersebut seharusnya terletak di antara dua naskah yang sudah diberkas, maka naskah diberi nomor penulisannya sebagai berikut: sisipan yang terdiri atas naskah tunggal, antara N-6 dengan N-7, maka naskah diberi nomor N-6 (i). sisipan yang terdiri atas atas naskah ganda, cara penomorannya adalah N-6 (i) A dan N-6 (i) B. 7) rujuk silang (cross reference) adalah suatu cara untuk menunjukkan bahwa adanya hubungan antar naskah satu dengan yang lainnya di dalam sebuah Takah, atau adanya hubungan persoalan antara Takah yang satu dengan Takah yang lainnya, petugas Takah/Sekretariat wajib mengerjakan rujuk silang ini agar para pejabat/pimpinan tidak perlu membaca semua naskah di dalam Takah apabila akan menanggapi atau menelusuri suatu persoalan, pelaksanaannya adalah sebagai berikut: (a) jika dalam sebuah Takah pada N-5 tercantum kalimat yang menunjuk N-3 atau ada kaitan, maka naskah N-5 diberi tanda rujuk silang di sebelah kanan atas naskah, penulisannya sebagai berikut: (b) jika persoalan dalam Takah (A) ada hubungannya dengan persoalan Takah B, maka pada penunjukan kepada Takah nomor yang ada di map Takah dapat diisi sebagai berikut: Map Takah A Map Takah B N - 5 N - 3 No. Takah 03/08/05/Set Dibuka oleh Tanggal Penunjukan kepada Takah Nomor : 06/12/07/Intel No. Takah 06/12/07/INTEL Dibuka oleh Tanggal Penunjukan kepada Takah Nomor : 03/08/05/Set 8) naskah dalam Takah lanjutan adalah apabila sebuah Takah sudah memuat naskah lebih dari 200 lembar sedangkan persoalan masih berlanjut maka perlu dibuka Takah baru yang disebut Takah lanjutan, penomoran naskah-naskah dalam Takah lanjutan dimulai lagi dengan N-1, N-2 dan seterusnya, sedangkan Takah lanjutan dibubuhi angka Romawi I, II ….. di sebelah kanan atas map dengan dilingkari; 9) konsep naskah adalah naskah yang masih di dalam proses tetap diberi nomor Takah tetapi menggunakan potongan kertas ditempel dengan klip, dan setelah selesai konsep yang diparaf tetap di dalam Takah dan diberi nomor sesuai dengan nomor naskah waktu diproses; dan 10) pemindahan naskah adalah sebuah naskah yang dipindahkan dari Takah yang satu ke Takah yang lain, apabila pemindahan tersebut dipandang perlu, naskah yang dipindahkan diganti dengan lembaran kertas yang berisi catatan bahwa naskah dipindahkan ke Takah lain, penulisannya sebagai berikut : N-5 dipindahkan atas perintah ….. ke dalam Takah nomor ….. dan diberi nomor naskah (N- …). 11) jika sebuah naskah sangat penting dan dikhawatirkan akan hilang sebaiknya untuk sementara naskah tersebut disimpan di Sekretariat atau Staf yang membuka Takah, sedangkan yang dimasukkan Takah selama diproses cukup kopinya, setelah maju ke pimpinan, baru diganti dengan aslinya. 2. menata lembaran catatan sebagai berikut: a) lembaran catatan diberkas dan ditempatkan di sebelah kiri map Takah; b) setiap lembaran catatan Takah yang berklasifikasi SR dan R kolom klasifikasi harus diisi sesuai dengan klasifikasinya; c) kolom nomor halaman diberi nomor urut dengan ketentuan lembar pertama terletak paling bawah, sedangkan nomor terakhir paling atas; d) kolom nomor Takah setiap halaman harus diisi sesuai nomor Takahnya; e) selanjutnya merekam isi naskah pada lembaran catatan; dan f) selanjutnya mencatat dalam buku daftar pembukaan Takah.