Koreksi Pasal 91

PERMEN Nomor 4 Tahun 2012 | Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2012 tentang PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM KEMENTERIAN PERTAHANAN

PDF Sumber

100%

Hal. 1

Teks Saat Ini

Kegiatan penyampaian naskah dinas dilakukan melalui petugas yang ditentukan dan diatur sebagai berikut: a. petugas yang dimaksud adalah kurir, dengan ketentuan sebagai berikut: 1. kurir adalah anggota satuan yang diangkat di atas sumpah dengan tugas penyampaian naskah dinas/dokumen dari pejabat satu ke pejabat yang lain atau dari instansi satu ke instansi yang lain, sesuai dengan jenis tugasnya kurir dibagi dua ialah: a) kurir tetap, yang tugasnya diatur menurut rute dan waktu yang telah ditetapkan; dan b) kurir khusus/istimewa, yang tugasnya tidak tergantung pada waktu dan rute serta dapat diberangkatkan sewaktu-waktu dalam keadaan mendadak, menurut kebutuhan kurir tetap dapat digunakan untuk mengerjakan tugas kurir khusus atau sebaliknya. 2. persyaratan kurir sebagai berikut: a) kurir adalah anggota organik satuan yang merupakan bagian dari unsur pelayanan utama satuan; b) untuk mendapatkan seorang kurir yang cukup baik, perlu diadakan pendidikan/latihan khusus; c) dalam memilih seorang kurir, harus diingat dan dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1) mempunyai banyak inisiatif; 2) dapat dipercaya, tabah, dan taat; 3) mempunyai keberanian, kecakapan, dan bakat berpikir dalam melakukan tugas pekerjaannya; 4) mengerti dan cepat dalam menangkap perintah lisan; dan 5) dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan taktis, dan dapat menggunakan kompas serta membaca peta. d) dalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya selain persyaratan di atas perlu pula diperhatikan persyaratan sebagai berikut: 1) Pertimbangan Keadaan Taktis atau disingkat PKT; dan 2) urgensinya tugas, waktu dan banyaknya berita yang disampaikan. 4. perlengkapan kurir sebagai berikut: a) kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagai berikut: 1) tas kurir yang dapat dikunci/ditutup rapat, tidak mudah dicuri dan tidak tembus air; 2) jam tangan; 3) alat angkutan; 4) helm dan kaca mata; 5) jaket kulit dan jas hujan; 6) peta; dan 7) kompas. b) alat sebagaimana tersebut pada huruf c) merupakan inventaris yang harus dipertanggungjawabkan dan selalu dipelihara dengan baik, oleh karena itu, setahun sekali seyogyanya dibuat laporan tertulis dari kepala pos mengenai keadaan perlengkapan kurir guna mendapatkan kebijakan pimpinan. 5. guna kelancaran tugas kurir, diperlukan sarana pencatatan sebagai berikut: a) buku dislokasi yang berisi daftar alamat/instansi dan pejabat Kemhan/pemerintah, pejabat penting serta tokoh masyarakat yang secara teratur diperiksa/diperbaharui; b) buku/formulir catatan terdiri atas: 1) buku catatan penerimaan dan pengiriman untuk mencatat tiap-tiap naskah dinas yang diterima dan dikirimkan, buku tersebut berisi kolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomor angka agenda surat pengantar pengiriman/penerimaan dan keterangan; dan 2) formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan. c) laporan harian/berkala kepada atasannya mengenai: 1) kegiatan; 2) personel; 3) perlengkapan; 4) kendala dan kesulitan; 5) usul/saran; dan 6) cara kerja kurir. 6. cara kerja kurir diatur sebagai berikut: a) penerimaan meliputi kegiatan: 1) surat-surat yang boleh diterima ditentukan oleh pejabat sekretariat masing-masing dengan tanda/kode menurut derajat dan klasifikasinya; 2) surat-surat yang bersifat pribadi harus ada surat kuasa dari pejabat yang mengirimnya; dan 3) pada waktu menerima surat, hendaknya diperiksa dengan teliti mengenai: (a) sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah terisi surat; (b) alamat sudah benar/jelas; dan (c) nomor surat dengan ekspedisi sudah cocok. b) jika ada satu di antaranya belum terpenuhi hendaknya surat tidak diterima, dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi, sedangkan surat yang telah memenuhi ketentuan, dibubuhi nomor catatan “dinas kurir”, demikian pula pada buku ekspedisi pengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan pada buku ekspedisi dengan nama terang, NRP/NIP sebagai pertanggungjawaban; c) penyimpanan dan pembawaan surat diatur sebagai berikut: 1) surat-surat harus dimasukkan ke dalam tas kurir yang tidak tembus air, terkunci dan/atau tertutup rapat, sehingga tidak mudah dicuri atau jatuh; 2) demi kepentingan sekuriti/keamanan, maka tas kurir yang berisikan surat-surat tidak boleh jatuh ke tangan orang lain; 3) tas kurir tidak boleh digunakan untuk tempat duduk/diduduki atau untuk sandaran dan lain sebagainya, hal ini untuk mencegah kerusakan, baik kerusakan tas kurir itu sendiri maupun isinya; dan 4) dalam keadaan luar biasa seandainya kurir tertawan oleh musuh, sedapat mungkin surat-surat yang dibawa segera dimusnahkan dengan cara: (a) dibakar dan abunya diinjak-injak; (b) jika perlu surat-surat dikunyah-kunyah dan ditelan; atau (c) dengan cara lain yang lebih sempurna yang penting musuh tidak dapat merampas dokumen yang dibawanya. d) jalan/rute yang ditempuh agar mengikuti ketentuan sebagai berikut: 1) pada prinsipnya kurir di dalam menunaikan tugasnya harus menempuh jalan yang aman dan cepat dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) cepat : efisien/waktu yang singkat; (b) tepat : efektif/tepat sasaran; dan (c) selamat : keamanan 2) kurir harus melaporkan kepada Kepala/Komandan mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya, sesuai dengan peta atau rute yang telah ditentukan oleh Kepala/Komandan; dan 3) jika keadaan memungkinkan, kurir harus menempuh jalan yang searah dengan jalan-jalan yang ditempuh oleh kurir lainnya, hal ini sangat berguna, karena jika seorang kurir terhalang di jalan (mendapat kecelakaan atau kerusakan kendaraan dapat pula menyerahkan surat-surat kepada kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya, dengan demikian kelambatan pengiriman dapat dicegah). e) penyerahan surat-surat kepada pejabat/pribadi sesuai alamat agar memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) surat-surat yang dibawa oleh kurir hanya dapat diserahkan kepada yang berhak menerima, sebagai bukti penerimaan, si penerima harus menandatangani dan membubuhkan nama terang dengan mencantumkan pangkat, NRP/NIP, jabatan, tanggal dan waktu penerimaan pada tanda terima yang diajukan oleh kurir tersebut; 2) surat pribadi penyerahannya langsung kepada pejabat yang berhak, harus diserahkan secara pribadi pula, artinya, jika pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat, kurir mencari sampai ketemu, apabila tidak ditemukan, kurir tersebut harus melaporkan kepada kepala/komandan, apabila sebelumnya sudah mendapat petunjuk dari pejabat pengirim, surat tersebut dapat diserahkan kepada pejabat lain/pejabat sekretariat; dan 3) apabila kurir akan menyampaikan surat pribadi berderajat kilat kepada pejabat yang sedang berbicara dengan pejabat/orang lain, maka kurir dibenarkan untuk MEMUTUSKAN pembicaraan dengan melaporkan, bahwa ada surat penting untuk pejabat tersebut. f) selesai melaksanakan tugas, kurir diharuskan melaporkan diri, dan menyerahkan kembali tanda terima kepada kepala/komandan kelompok atau kepala sekretariat yang bersangkutan; dan g) jika kurir dalam melaksanakan tugas mendapat halangan/kejadian (kehilangan surat dan lain lain) maka diharuskan membuat laporan tertulis berupa berita acara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada atasan dan kepada pengirim naskah dinas dan/atau kepada alamat penerima surat/berita. b. penyampaian naskah dinas melalui sarana pos, dengan ketentuan sebagai berikut: 1. media pos terbagi atas: a) Pos Umum yang merupakan kegiatan dinas pos yang dapat digunakan dalam penyampaian berita di lingkungan Kemhan berdasarkan persetujuan; b) Pos Kemhan merupakan bagian dari Subsatker untuk menjamin kelancaran dinas pos di lingkungan Kemhan; c) Pos TNI merupakan satu badan untuk menjamin kelancaran dinas pos di lingkungan TNI dan Angkatan; dan d) Pos Angkatan untuk menjamin kelancaran dinas pos dalam Angkatan itu, dalam melaksanakan tugasnya, dapat bekerja sama dengan PT. Pos INDONESIA, dengan demikian segala ketentuan khusus yang berlaku dalam penyelenggaraan pos umum harus ditaati pula oleh Pos Angkatan. 2. wewenang untuk mengirim surat pos dinas dapat bersifat: a) umum, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan dapat ditujukan kepada semua alamat; b) terbatas, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepada alamat tertentu, pimpinan menunjuk pejabat/badan yang diberi wewenang mengirim surat pos dinas bebas porto; dan c) daftar pejabat tersebut disampaikan kepada Dirjen Pos dan Telekomunikasi dengan menyebutkan sifat wewenang itu, dalam hal wewenang terbatas disebut pula jenis surat pos dan alamat tertentu. 3. isi surat pos dinas yang menyangkut kepentingan dinas pemerintahan atau kepentingan umum dibebaskan dari pembayaran porto secara tunai, sebagai dasar umum, tiap kiriman yang tidak perlu harus dihindarkan, jika mengirim lebih dari satu surat dinas untuk alamat yang sama maka surat tersebut harus dimasukkan ke dalam satu sampul, di tempat yang tidak mempunyai perhubungan pos tiap hari, pengirim mengumpulkan surat pos untuk alamat yang sama sampai hari pengiriman pos; 4. setiap surat pos dinas di samping diberi nomor urut dan tanggal, pada bagian alamat di sebelah atas tengah dibubuhi petunjuk “DINAS” dan di sebelah kiri bawah dibubuhkan cap jabatan dari si pengirim; 5. semua surat pos dinas harus dikirim secara terdaftar, artinya penunjukan pengirimannya pada Kantor Pos Kemhan/PT. Pos INDONESIA dilakukan dengan buku pengantar yang berisikan catatan tentang pengirim surat pos dinas tersebut; 7. dalam menjalankan tugasnya setiap pejabat Pos Kemhan diwajibkan memberitahukan setiap pelanggaran kepada para pejabat yang berkuasa atau berhak; 8. Pos Kemhan bertanggung jawab atas sampainya pengiriman antara Kantor Pos Kemhan, semua kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu, tidak menjadi tanggung jawab Pos Kemhan, demikian pula kehilangan/kerusakan karena di luar kemampuan; dan

Koreksi Anda

dari unsur pelayanan utama satuan;
b) untuk mendapatkan seorang kurir yang cukup baik, perlu diadakan pendidikan/latihan khusus;
c) dalam memilih seorang kurir, harus diingat dan dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1) mempunyai banyak inisiatif;
2) dapat dipercaya, tabah, dan taat;
3) mempunyai keberanian, kecakapan, dan bakat berpikir dalam melakukan tugas pekerjaannya;
4) mengerti dan cepat dalam menangkap perintah lisan;
dan 5) dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan taktis, dan dapat menggunakan kompas serta membaca peta.
d) dalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya selain persyaratan di atas perlu pula diperhatikan persyaratan sebagai berikut:
1) Pertimbangan Keadaan Taktis atau disingkat PKT; dan 2) urgensinya tugas, waktu dan banyaknya berita yang disampaikan.
4. perlengkapan kurir sebagai berikut:
a) kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagai berikut:
1) tas kurir yang dapat dikunci/ditutup rapat, tidak mudah dicuri dan tidak tembus air;
2) jam tangan;
3) alat angkutan;
4) helm dan kaca mata;
5) jaket kulit dan jas hujan;
6) peta; dan 7) kompas.
b) alat sebagaimana tersebut pada huruf c) merupakan inventaris yang harus dipertanggungjawabkan dan selalu dipelihara dengan baik, oleh karena itu, setahun sekali seyogyanya dibuat laporan tertulis dari kepala pos mengenai keadaan perlengkapan kurir guna mendapatkan kebijakan pimpinan.

5. guna kelancaran tugas kurir, diperlukan sarana pencatatan sebagai berikut:
a) buku dislokasi yang berisi daftar alamat/instansi dan pejabat Kemhan/pemerintah, pejabat penting serta tokoh masyarakat yang secara teratur diperiksa/diperbaharui;
b) buku/formulir catatan terdiri atas:
1) buku catatan penerimaan dan pengiriman untuk mencatat tiap-tiap naskah dinas yang diterima dan dikirimkan, buku tersebut berisi kolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomor angka agenda surat pengantar pengiriman/penerimaan dan keterangan; dan 2) formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan.
c) laporan harian/berkala kepada atasannya mengenai:
1) kegiatan;
2) personel;
3) perlengkapan;
4) kendala dan kesulitan;
5) usul/saran; dan 6) cara kerja kurir.
6. cara kerja kurir diatur sebagai berikut:
a) penerimaan meliputi kegiatan:
1) surat-surat yang boleh diterima ditentukan oleh pejabat sekretariat masing-masing dengan tanda/kode menurut derajat dan klasifikasinya;
2) surat-surat yang bersifat pribadi harus ada surat kuasa dari pejabat yang mengirimnya; dan 3) pada waktu menerima surat, hendaknya diperiksa dengan teliti mengenai:
(a) sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah terisi surat;
(b) alamat sudah benar/jelas; dan (c) nomor surat dengan ekspedisi sudah cocok.
b) jika ada satu di antaranya belum terpenuhi hendaknya surat tidak diterima, dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi, sedangkan surat yang telah memenuhi ketentuan, dibubuhi nomor catatan “dinas kurir”, demikian pula pada buku ekspedisi pengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan

pada buku ekspedisi dengan nama terang, NRP/NIP sebagai pertanggungjawaban;
c) penyimpanan dan pembawaan surat diatur sebagai berikut:
1) surat-surat harus dimasukkan ke dalam tas kurir yang tidak tembus air, terkunci dan/atau tertutup rapat, sehingga tidak mudah dicuri atau jatuh;
2) demi kepentingan sekuriti/keamanan, maka tas kurir yang berisikan surat-surat tidak boleh jatuh ke tangan orang lain;
3) tas kurir tidak boleh digunakan untuk tempat duduk/diduduki atau untuk sandaran dan lain sebagainya, hal ini untuk mencegah kerusakan, baik kerusakan tas kurir itu sendiri maupun isinya; dan 4) dalam keadaan luar biasa seandainya kurir tertawan oleh musuh, sedapat mungkin surat-surat yang dibawa segera dimusnahkan dengan cara:
(a) dibakar dan abunya diinjak-injak;
(b) jika perlu surat-surat dikunyah-kunyah dan ditelan;
atau (c) dengan cara lain yang lebih sempurna yang penting musuh tidak dapat merampas dokumen yang dibawanya.
d) jalan/rute yang ditempuh agar mengikuti ketentuan sebagai berikut:
1) pada prinsipnya kurir di dalam menunaikan tugasnya harus menempuh jalan yang aman dan cepat dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
(a) cepat :
efisien/waktu yang singkat;
(b) tepat :
efektif/tepat sasaran; dan (c) selamat :
keamanan 2) kurir harus melaporkan kepada Kepala/Komandan mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya, sesuai dengan peta atau rute yang telah ditentukan oleh Kepala/Komandan; dan 3) jika keadaan memungkinkan, kurir harus menempuh jalan yang searah dengan jalan-jalan yang ditempuh oleh kurir lainnya, hal ini sangat berguna, karena jika seorang kurir terhalang di jalan (mendapat kecelakaan atau kerusakan kendaraan dapat pula menyerahkan

surat-surat kepada kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya, dengan demikian kelambatan pengiriman dapat dicegah).
e) penyerahan surat-surat kepada pejabat/pribadi sesuai alamat agar memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) surat-surat yang dibawa oleh kurir hanya dapat diserahkan kepada yang berhak menerima, sebagai bukti penerimaan, si penerima harus menandatangani dan membubuhkan nama terang dengan mencantumkan pangkat, NRP/NIP, jabatan, tanggal dan waktu penerimaan pada tanda terima yang diajukan oleh kurir tersebut;
2) surat pribadi penyerahannya langsung kepada pejabat yang berhak, harus diserahkan secara pribadi pula, artinya, jika pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat, kurir mencari sampai ketemu, apabila tidak ditemukan, kurir tersebut harus melaporkan kepada kepala/komandan, apabila sebelumnya sudah mendapat petunjuk dari pejabat pengirim, surat tersebut dapat diserahkan kepada pejabat lain/pejabat sekretariat; dan 3) apabila kurir akan menyampaikan surat pribadi berderajat kilat kepada pejabat yang sedang berbicara dengan pejabat/orang lain, maka kurir dibenarkan untuk MEMUTUSKAN pembicaraan dengan melaporkan, bahwa ada surat penting untuk pejabat tersebut.
f) selesai melaksanakan tugas, kurir diharuskan melaporkan diri, dan menyerahkan kembali tanda terima kepada kepala/komandan kelompok atau kepala sekretariat yang bersangkutan; dan g) jika kurir dalam melaksanakan tugas mendapat halangan/kejadian (kehilangan surat dan lain lain) maka diharuskan membuat laporan tertulis berupa berita acara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada atasan dan kepada pengirim naskah dinas dan/atau kepada alamat penerima surat/berita.
b. penyampaian naskah dinas melalui sarana pos, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. media pos terbagi atas:
a) Pos Umum yang merupakan kegiatan dinas pos yang dapat digunakan dalam penyampaian berita di lingkungan Kemhan berdasarkan persetujuan;

b) Pos Kemhan merupakan bagian dari Subsatker untuk menjamin kelancaran dinas pos di lingkungan Kemhan;
c) Pos TNI merupakan satu badan untuk menjamin kelancaran dinas pos di lingkungan TNI dan Angkatan; dan d) Pos Angkatan untuk menjamin kelancaran dinas pos dalam Angkatan itu, dalam melaksanakan tugasnya, dapat bekerja sama dengan PT. Pos INDONESIA, dengan demikian segala ketentuan khusus yang berlaku dalam penyelenggaraan pos umum harus ditaati pula oleh Pos Angkatan.
2. wewenang untuk mengirim surat pos dinas dapat bersifat:
a) umum, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan dapat ditujukan kepada semua alamat;
b) terbatas, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepada alamat tertentu, pimpinan menunjuk pejabat/badan yang diberi wewenang mengirim surat pos dinas bebas porto; dan c) daftar pejabat tersebut disampaikan kepada Dirjen Pos dan Telekomunikasi dengan menyebutkan sifat wewenang itu, dalam hal wewenang terbatas disebut pula jenis surat pos dan alamat tertentu.
3. isi surat pos dinas yang menyangkut kepentingan dinas pemerintahan atau kepentingan umum dibebaskan dari pembayaran porto secara tunai, sebagai dasar umum, tiap kiriman yang tidak perlu harus dihindarkan, jika mengirim lebih dari satu surat dinas untuk alamat yang sama maka surat tersebut harus dimasukkan ke dalam satu sampul, di tempat yang tidak mempunyai perhubungan pos tiap hari, pengirim mengumpulkan surat pos untuk alamat yang sama sampai hari pengiriman pos;
4. setiap surat pos dinas di samping diberi nomor urut dan tanggal, pada bagian alamat di sebelah atas tengah dibubuhi petunjuk “DINAS” dan di sebelah kiri bawah dibubuhkan cap jabatan dari si pengirim;
5. semua surat pos dinas harus dikirim secara terdaftar, artinya penunjukan pengirimannya pada Kantor Pos Kemhan/PT. Pos INDONESIA dilakukan dengan buku pengantar yang berisikan catatan tentang pengirim surat pos dinas tersebut;
7. dalam menjalankan tugasnya setiap pejabat Pos Kemhan diwajibkan memberitahukan setiap pelanggaran kepada para pejabat yang berkuasa atau berhak;
8. Pos Kemhan bertanggung jawab atas sampainya pengiriman

antara Kantor Pos Kemhan, semua kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu, tidak menjadi tanggung jawab Pos Kemhan, demikian pula kehilangan/kerusakan karena di luar kemampuan;
dan

Alasan koreksi

Email (opsional)