Koreksi Pasal 14
PERMEN Nomor 18 Tahun 2011 | Peraturan Menteri Nomor 18 Tahun 2011 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PERTAHANAN DAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
Teks Saat Ini
(1) Penyusutan dilakukan secara sentralisasi untuk lingkungan Kemhan dalam hal pemusnahan dan penyerahan dilakukan sepenuhnya oleh Biro Tata Usaha Setjen Kemhan, sedangkan untuk TNI diatur tersendiri oleh Panglima TNI/Kepala Staf (Kas) Angkatan.
(2) Tujuan Penyusutan :
a. menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip;
b. menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansi;
c. mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja instansi;
d. memudahkan dalam menemukan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan; dan
e. terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban instansi.
(3) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) :
a. Kemhan ditetapkan oleh Menteri Pertahanan;
b. Mabes TNI ditetapkan oleh Panglima TNI; dan
c. Angkatan ditetapkan oleh Kepala Staf Angkatan.
(4) Prosedur penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan;
b. pemindahan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) setelah retensi arsipnya menjadi inaktif; dan
c. prosedur pemindahan arsip inaktif meliputi :
1. pemeriksaan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk memilih arsip yang retensi aktifnya sudah selesai;
2. pengelompokkan berdasarkan jenis arsip;
3. pencatatan dalam Daftar Arsip yang akan dipindahkan dan dibuat rangkap 2 (dua);
4. jenis arsip diurutkan berdasarkan nomor urut dalam Daftar Arsip yang dipindahkan dan dimasukkan dalam boks secara urut, boks diberi label :
a) nomor;
b) unit pengolah; dan c) tahun penciptaan;
5. setiap pemindahan arsip harus mendapat persetujuan pimpinan Unit Pengolah;
dan
6. dalam setiap pemindahan arsip disertakan Daftar Arsip yang Dipindahkan dan “ Berita Acara Pemindahan”.
(5) Dalam hal pemusnahan arsip, yang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. prinsip pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan sedangkan Unit Pengolah hanya memusnahkan duplikasi; dan
b. prosedur pemusnahan arsip sebagai berikut :
1. memeriksa arsip inaktif yang sudah habis masa simpannya di Unit Kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip;
2. melakukan penyiangan arsip yang telah diteliti tersebut dari tempat penyimpanan arsip lainnya;
3. arsip yang sudah dipisahkan dan akan dimusnahkan dituangkan dalam Daftar Arsip yang akan diusulkan musnah atau yang disebut Daftar Arsip Usul Musnah dalam 2 (dua) rangkap;
4. arsip yang diusulkan musnah harus diberitahukan kepada Pimpinan Unit Pengolah pencipta arsip untuk mendapatkan persetujuan;
5. arsip yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan Unit Pengolah untuk dimusnahkan segera dibuatkan Daftar Arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan;
6. daftar arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan dibuat rangkap 2 (dua);
7. pemusnahan dilakukan secara total, sehingga tidak dikenali lagi baik bentuk maupun isi informasinya, pemusnahan dapat dengan cara :
a) pembakaran;
b) pencacahan/penghancuran; dan c) peleburan secara kimia.
8. pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat di bidang hukum dan/atau pengawasan;
9. setelah dilakukan pemusnahan, maka Berita Acara Pemusnahan arsip ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari bidang hukum dan/atau pengawasan;
10. Berita Acara yang telah ditandatangani tersebut bersama Daftar Arsip yang dimusnahkan masing-masing disimpan di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; dan
11. pemusnahan dilakukan secara periodik tiap 1 (satu) tahun sekali, dilakukan pada bulan Desember.
(6) Penyerahan Arsip :
a. hanya arsip yang memiliki nilai guna historis, nilai guna pertanggungjawaban nasional dan nilai guna bagi kepentingan nasional yang wajib diserahkan ke ANRI;
b. prosedur penyerahan adalah sebagai berikut :
1. meneliti dan mengelompokkan arsip statis sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip;
2. menuangkan arsip statis yang akan diserahkan dalam Daftar Arsip Usul Serah rangkap 2 (dua), masing-masing untuk Unit Kearsipan dan ANRI;
3. pimpinan Unit Kearsipan mengajukan permohonan persetujuan penyerahan arsip kepada Menteri/Panglima TNI/Kas Angkatan atau yang mewakili dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Serah;
4. atas dasar persetujuan dari Menteri/Panglima TNI/Kas Angkatan atau yang mewakili, Daftar Arsip Usul Serah dikirim ke ANRI untuk dikonsultasikan guna mendapatkan persetujuan dari ANRI;
5. setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI, dilakukan penyerahan arsip;
6. penandatanganan Berita Acara Penyerahan Arsip dilakukan oleh Kepala ANRI dan Menteri atau yang mewakili;
7. Berita Acara Penyerahan Arsip dan Daftar Arsip yang Diserahkan dibuat rangkap 2 (dua), satu disimpan oleh Kementerian Pertahanan dan satu disimpan di ANRI;
dan
(7) Tata cara pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Record Center) sebagaimana dimaksud pada ayat (4), ayat (5), dan ayat (6) sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Koreksi Anda