Koreksi Pasal 13
PERMEN Nomor 18 Tahun 2011 | Peraturan Menteri Nomor 18 Tahun 2011 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PERTAHANAN DAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
Teks Saat Ini
1) Pengelolaan arsip inaktif dilakukan dengan cara sentralisasi meliputi:
a. arsip inaktif dipusatkan di Unit Kearsipan :
1. Kementerian Pertahanan pada Bagian Takahdissip Biro TU Setjen;
2. Mabes TNI pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Mabes TNI;
3. TNI AD pada Subdit Minu Direktorat Ajudan Jenderal Angkatan Darat;
4. TNI AL pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Angkatan Laut; dan
5. TNI AU pada Bagian Arsip Sekretariat Umum Angkatan Udara.
b. arsip inaktif disimpan di Pusat Arsip (Record Center); dan
c. pada dasarnya penataan arsip inaktif sama dengan penataan pada masa arsip aktif.
(2) Tujuan :
a. terwujudnya informasi dan tertata dalam seri arsip sehingga arsip mudah ditemukan ketika diperlukan;
b. tercapainya keamanan fisik dan informasi arsip instansi; dan
c. mengurangi jumlah arsip di ruang kerja.
(3) Peralatan :
a. rak arsip :
1. rak statis; dan
2. rak bergerak/mobile aisle files.
b. boks arsip, berupa kotak/boks khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lebar 10 cm atau 20 cm dan tinggi 27 cm;
c. label, merupakan judul/title berkas yang berupa nomor dan ditempelkan pada bagian luar boks;
d. sampul/folder, sarana untuk menempatkan arsip (volume kecil) yang akan disimpan ke dalam boks arsip, untuk volume arsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner;
e. daftar arsip (DA), merupakan sarana/alat bantu temu arsip berupa daftar seri arsip (jenis arsip) dan nomor lokasi penyimpanan; dan
f. buku peminjaman, adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman dan pelayanan informasi arsip.
(4) Prosedur pemindahan arsip ke Pusat Arsip (Record Center) :
a. menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA);
b. membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan rangkap 2 (lembar 1 : Unit Pengolah, lembar 2 : Unit Kearsipan);
c. mempersiapkan Berita Acara pemindahan rangkap 2 (dua);
d. mengajukan persetujuan pemindahan kepada Pimpinan Unit Pengolah;
e. mempersiapkan boks arsip;
f. memberi label boks yang memuat informasi tentang :
1. nomor boks;
2. unit pengolah;
3. nomor urut arsip; dan
4. tahun terciptanya arsip.
g. memindahkan boks arsip inaktif ke Pusat Arsip (Record Center).
(5) Prosedur penyimpanan arsip inaktif di Pusat Arsip (Record Center) :
a. pemeriksaan fisik arsip, petugas memeriksa kelengkapan arsip yang dipindahkan dan sekaligus mencocokkannya dengan Daftar Arsip yang dipindahkan;
b. pemberian nomor boks pada label sesuai dengan urutan (melanjutkan nomor urut selanjutnya), meliputi :
1. nomor lajur rak;
2. nomor rak; dan
3. nomor boks.
c. pencatatan nomor boks baru ke dalam Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dari Unit Pengolah; dan
d. menempatkan boks pada rak arsip inaktif sesuai dengan urutan.
(6) Prosedur peminjaman arsip inaktif :
a. permintaan peminjaman arsip inaktif dapat dilakukan secara tertulis, lisan maupun telepon;
b. setiap peminjaman arsip inaktif harus dicatat dalam sarana peminjaman dan/ atau out indicator;
c. jangka waktu peminjaman arsip inaktif maksimal adalah 1 (satu) minggu dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang; dan
d. arsip yang sudah dikembalikan harus diteliti kelengkapannya dan dikembalikan ke tempat semula.
Koreksi Anda