Koreksi Pasal 91

PERMEN Nomor 16 Tahun 2009 | Peraturan Menteri Nomor 16 Tahun 2009 tentang PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM DEPARTEMEN PERTAHANAN

PDF Sumber

100%

Hal. 1

Teks Saat Ini

(1) Pengurusan surat keluar dilaksanakan melalui tahap-tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan, diatur sebagai berikut : a. tahap pengolahan adalah kegiatan mulai dari penilaian suatu masalah dan penyiapan suatu naskah dinas hingga penandatanganan surat/naskah dinas, diatur sebagai berikut : 1. penyiapan/penyusunan konsep berupa kegiatan sebagai berikut : a) penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya atau pejabat lain yang ditunjuk pimpinan; b) kebijakan yang berimplikasi hukum harus dimintakan paraf kepada Karo Hukum; c) setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan; d) setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh Kabagum/Kabag TU/Kabag Minu dalam hal ini kebenaran isi, bentuk, dan redaksinya, jika terjadi penyimpangan hendaknya dikoordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan; dan e) sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangan sendiri terhadap isi naskah dinas, Kabagum/Kabag TU/Kabag Minu MENETAPKAN derajat dan klasifikasinya. 2. pemberian paraf dilakukan sebagai berikut : a) setiap pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep naskah dinas diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa konsep naskah dinas tersebut telah diteliti dan dikoordinasikan serta telah dinilai kebenarannya; b) khusus konsep naskah dinas yang berbentuk Permenhan dibubuhkan paraf : 1) pada lembaran kedua oleh Sekjen, Irjen dan Dirjen Dephan; Contoh MENTERI PERTAHANAN, JUWONO SUDARSONO Paraf : 1. Sekjen : 2. Irjen : 3. Dirjen Dephan : 2) pada lembaran ketiga oleh konseptor, Ses/Dir, Karo Setjen yang terkait dan Kabag Rotu Setjen Dephan. Contoh MENTERI PERTAHANAN, JUWONO SUDARSONO Paraf : 1. Konseptor 2. Ses/Dir 3. Karo Setjen yang terkait 4. Kabag Minu 5. Kabag Banminpim 6. Kabag Min Sekjen c) vide draft sedapat mungkin tidak dipergunakan; d) apabila ada koreksi dan konsep sudah diperbaiki sesuai koreksi maka konsep tersebut harus diajukan ulang kepada pejabat yang terkait untuk dimintakan paraf ulang; dan e) apabila pejabat yang terkait berhalangan maka dapat diwakilkan oleh wakilnya, sehingga konsep yang sudah dikoreksi dapat terbaca ulang oleh pejabat pemberi paraf. 3. penandatanganan dilakukan setelah konsep naskah dinas diparaf secara lengkap oleh para pejabat yang bersangkutan terlebih dahulu disertai lembaran catatan (LC) atau nota dinas dari konseptor, khusus Permenhan pengesahannya dimasukan ke dalam Berita Negara; 4. penomoran pada naskah dinas dilakukan sebagai berikut : a) pemberian nomor sesuai dengan bentuk, derajat dan klasifikasinya, penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor terakhir dalam 1 (satu) tahun takwin dan dibukukan dalam buku verbal; dan b) penomoran setiap bentuk naskah dinas menggunakan buku verbal tersendiri. 5. pembubuhan cap dinas jabatan jika tulisan dinas tersebut ditandatangi oleh Menhan/Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabadan Dephan dan Eselon II terbatas, ataupun cap dinas instansi atas nama jabatan tersebut; dan 6. pencatatan pada naskah dinas surat keluar disediakan Buku ekspedisi tersendiri untuk beberapa bentuk surat keluar. b tahap penggandaan adalah kegiatan untuk memperbanyak/memproduksi naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju/sesuai kebutuhan, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. keputusan digandakan setelah ada autentikasi dari Karo TU Setjen Dephan; 2. keputusan mengenai perubahan status personel TNI digandakan dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat salinan untuk satuan dan dipetik untuk perorangan, keputusan mengenai perubahan status PNS digandakan menurut kesatuan BKN sedangkan keputusan lainnya digandakan secara langsung; 3. penggandaan hanya boleh dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak; 4. cap jabatan/instansi yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli bukan kopi; 5. jumlah penggandaan harus sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan/ alamat distribusi; 6. penggandaan surat keluar yang berderajat kilat dan sangat segera didahulukan; 7. demi kepentingan keamanan, penggandaan surat keluar yang berklasifikasi konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat; 8. penggandaan naskah dinas yang berbentuk naskah dan dicetak menjadi buku sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92; dan 9. Kabag Minu berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan sebagaimana mestinya menurut ketentuan yang berlaku di lingkungan masing-masing. c. tahap pengiriman adalah berupa kegiatan pengiriman semua naskah dinas yang sebelumnya dimasukkan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. pengiriman secara resmi : a) setiap surat/naskah dinas yang berklasifikasi R yang akan dikirim baik untuk alamat aksi maupun tembusan dibubuhi tulisan cap di setiap lembarnya, melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas; 1) untuk alamat aksi nomor satu tulisan cap berbunyi “Rahasia”; 2) untuk alamat aksi dua dan seterusnya, tulisan cap berbunyi : Rahasia kopi satu dstnya, atau sesuai klasifikasinya dan jumlah alamat aksi; dan 3) untuk alamat tembusan nomor satu, tulisan cap melanjutkan nomor urut dari kopi terakhir alamat aksi dan menyesuaikan klasifikasinya dan diikuti nomor urut sesuai kebutuhan. b) surat/naskah dinas yang berklasifikasi rahasia (R) yang telah siap untuk dikirim dimasukkan ke dalam dua sampul dengan ketentuan : 1) sampul pertama, diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat di sudut kanan atas (kilat, sangat segera, segera) dan cap klasifikasi disudut kanan atas (rahasia, terbatas) selanjutnya dilem dan dimasukan ke dalam sampul kedua; dan 2) sampul kedua, diberi identitas sama dengan sampul pertama tanpa cap klasifikasi dan di lem. c) surat/naskah dinas yang berklasifikasi biasa tidak diperlakukan seperti surat yang berklasifikasi rahasia (R) tetapi cukup dimasukkan ke dalam sampul biasa yang tertutup; dan d) selanjutnya surat dikirim kepada alamat melalui kurir atau pejabat administrasi sesuai kebutuhan yang berlaku. 2. pengiriman tidak resmi adalah pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, formulir pengantar berita faksimile berisi : a) dari atau pejabat yang mengirim; b) kepada atau pejabat yang dituju; c) nomor faksimile; d) tanggal pengiriman; e) jumlah halaman; f) isi berita; dan g) petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan. 3. semua surat keluar yang akan dikirim dicatat di dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri; 4. pengiriman surat keluar dilaksanakan sesuai dengan derajat dan klasifikasinya; dan 5. demi kepentingan keamanan, Kepala Sekretariat/Sekretariat/Kabag Minu perlu mengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang berklasifikasi SR/R. d. tahap penyimpanan adalah berupa kegiatan penyimpanan naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut : 1. semua pertinggal surat keluar harus disimpan di Sekretariat/Urusan TU menurut ketentuan dan petunjuk yang ditetapkan; 2. naskah asli Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan dan naskah yang diparaf harus disimpan; dan 3. untuk memudahkan penemuan kembali penyimpanan surat keluar hendaknya tersusun dalam : a) berkas persoalan Takah untuk surat keluar yang diproses melalui Tata Naskah; dan b) himpunan Seri atau Seri menurut rubriknya. (2) Sarana Pengurusan Surat Keluar merupakan sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal dan buku ekspedisi/tanda terima, dengan ketentuan sebagai berikut : a. buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat data surat keluar, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian; b. buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman/penerimaan surat keluar; c. sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari kebocoran atau kerusakan, sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air, sampul surat berwarna putih atau coklat muda dengan ukuran sebagai berikut : 1. 10,5 cm x 30 cm (ukuran kecil); 2. 19 cm x 25 cm (ukuran sedang); 3. 24 cm x 34 cm (ukuran folio/A-4); dan 4. 28,5 cm x 40 cm (ukuran map takah). d. cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul surat merupakan hal yang sangat penting, surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik, jika cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan hati-hati, surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu, dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut, sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan; e. surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah sebagai berikut : 1. surat tidak dilipat sama sekali; 2. surat dilipat satu kali; dan 3. surat dilipat dua kali atau dilipat pada sepertiga bagian atas surat dan dilipat pada sepertiga bagian bawah surat. f. contoh buku agenda, buku verbal dan lembar catatan. BUKU AGENDA Tanggal Nomor Agenda Nomor dan tanggal surat masuk Lampiran Terima dari Petunjuk pada nomor yang lalu isinya Petunjuk pada nomor berikutnya Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 BUKU VERBAL Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Kepada Petunjuk pada Nomor yang lalu Isinya Petunjuk pada nomor berikutnya Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 Kop LEMBARAN CATATAN Klasifikasi : Lembaran ke : Takah No. : Kepada Catatan/Nota tindakan Nomor Naskah

Koreksi Anda

terjadi penyimpangan hendaknya dikoordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan; dan e) sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangan sendiri terhadap isi naskah dinas, Kabagum/Kabag TU/Kabag Minu MENETAPKAN derajat dan klasifikasinya.
2. pemberian paraf dilakukan sebagai berikut   :
a) setiap pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep naskah dinas diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa konsep naskah dinas tersebut telah diteliti dan dikoordinasikan serta telah dinilai kebenarannya;
b) khusus konsep naskah dinas yang berbentuk Permenhan dibubuhkan paraf  :
1) pada lembaran kedua oleh Sekjen, Irjen dan Dirjen

Dephan;

Contoh

MENTERI PERTAHANAN,

JUWONO SUDARSONO

Paraf  :

1. Sekjen

:
2. Irjen

:
3.  Dirjen Dephan :

2)  pada lembaran ketiga oleh konseptor, Ses/Dir, Karo Setjen yang terkait dan Kabag Rotu Setjen Dephan.

Contoh

MENTERI PERTAHANAN,

JUWONO SUDARSONO

Paraf  :

1.    Konseptor

2.    Ses/Dir
3.    Karo Setjen yang terkait
4.    Kabag Minu

5.    Kabag Banminpim

6. Kabag Min Sekjen

c) vide draft sedapat mungkin tidak dipergunakan;
d) apabila ada koreksi dan konsep sudah diperbaiki sesuai koreksi maka konsep tersebut harus diajukan ulang kepada pejabat yang terkait untuk dimintakan paraf ulang; dan e) apabila pejabat yang terkait berhalangan maka dapat diwakilkan oleh wakilnya, sehingga konsep yang sudah dikoreksi dapat terbaca ulang oleh pejabat pemberi paraf.
3. penandatanganan dilakukan setelah konsep naskah dinas diparaf secara lengkap oleh para pejabat yang bersangkutan terlebih dahulu disertai lembaran catatan (LC) atau nota dinas dari konseptor, khusus Permenhan pengesahannya dimasukan ke dalam Berita Negara;
4. penomoran pada naskah dinas dilakukan sebagai berikut   :
a)   pemberian nomor sesuai dengan bentuk, derajat dan klasifikasinya,  penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor terakhir dalam 1 (satu) tahun takwin dan dibukukan dalam buku verbal; dan b) penomoran setiap bentuk naskah dinas menggunakan buku verbal tersendiri.
5.  pembubuhan cap dinas jabatan jika tulisan dinas tersebut ditandatangi oleh Menhan/Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabadan Dephan dan Eselon II terbatas, ataupun cap dinas instansi atas nama jabatan tersebut; dan
6. pencatatan pada naskah dinas surat keluar disediakan Buku ekspedisi tersendiri untuk beberapa bentuk surat keluar.
b tahap penggandaan adalah kegiatan untuk memperbanyak/memproduksi naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju/sesuai kebutuhan, dengan ketentuan sebagai berikut   :

1. keputusan digandakan setelah ada autentikasi dari Karo TU Setjen Dephan;
2. keputusan mengenai perubahan status personel TNI digandakan dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat salinan untuk satuan dan dipetik untuk perorangan, keputusan mengenai perubahan status PNS digandakan menurut kesatuan BKN sedangkan keputusan lainnya digandakan secara langsung;
3. penggandaan hanya boleh dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak;
4. cap jabatan/instansi yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli bukan kopi;
5. jumlah penggandaan harus sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan/ alamat distribusi;
6. penggandaan surat keluar yang berderajat kilat dan sangat segera didahulukan;
7. demi kepentingan keamanan, penggandaan surat keluar yang berklasifikasi konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat;
8. penggandaan naskah dinas yang berbentuk naskah dan dicetak menjadi buku sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92; dan
9. Kabag Minu berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan sebagaimana mestinya menurut ketentuan yang berlaku di lingkungan masing-masing.
c. tahap pengiriman adalah berupa kegiatan pengiriman semua naskah dinas  yang sebelumnya dimasukkan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut  :
1. pengiriman secara resmi  :
a) setiap surat/naskah dinas yang berklasifikasi R yang akan dikirim baik untuk alamat aksi maupun tembusan dibubuhi tulisan cap di setiap lembarnya, melintang dari arah sudut kiri bawah ke arah sudut kanan atas;
1) untuk alamat aksi nomor satu tulisan cap berbunyi “Rahasia”;
2) untuk alamat aksi dua dan seterusnya,  tulisan  cap berbunyi : Rahasia kopi satu dstnya, atau sesuai klasifikasinya dan jumlah alamat aksi; dan

3) untuk alamat tembusan nomor satu, tulisan cap melanjutkan nomor urut dari kopi terakhir alamat aksi dan menyesuaikan klasifikasinya dan diikuti nomor urut sesuai kebutuhan.

b) surat/naskah dinas yang berklasifikasi rahasia (R) yang telah siap untuk dikirim dimasukkan ke dalam dua sampul dengan ketentuan :
1) sampul pertama, diberi alamat lengkap, nomor, cap derajat di sudut kanan atas (kilat, sangat segera, segera) dan cap klasifikasi disudut kanan atas (rahasia, terbatas) selanjutnya dilem dan dimasukan ke dalam sampul kedua; dan 2) sampul kedua, diberi identitas sama dengan sampul pertama tanpa cap klasifikasi dan di lem.
c) surat/naskah dinas yang berklasifikasi biasa tidak diperlakukan seperti surat yang berklasifikasi rahasia (R) tetapi cukup dimasukkan ke dalam sampul biasa yang tertutup; dan d) selanjutnya surat dikirim kepada alamat melalui kurir atau pejabat administrasi sesuai kebutuhan yang berlaku.
2. pengiriman tidak resmi adalah pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, formulir pengantar berita faksimile berisi  :
a) dari  atau pejabat yang mengirim;
b) kepada atau pejabat yang dituju;
c) nomor faksimile;
d) tanggal pengiriman;
e) jumlah halaman;
f) isi berita; dan g) petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan.
3. semua surat keluar yang akan dikirim dicatat di dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri;
4. pengiriman surat keluar dilaksanakan sesuai dengan derajat dan klasifikasinya; dan

5. demi kepentingan keamanan, Kepala Sekretariat/Sekretariat/Kabag Minu perlu mengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang berklasifikasi SR/R.
d. tahap penyimpanan adalah berupa kegiatan penyimpanan naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut   :
1. semua pertinggal surat keluar harus disimpan di Sekretariat/Urusan TU menurut ketentuan dan petunjuk yang ditetapkan;
2. naskah asli Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan dan naskah yang diparaf harus disimpan; dan
3. untuk memudahkan penemuan kembali penyimpanan surat keluar hendaknya tersusun dalam :
a) berkas persoalan Takah untuk surat keluar yang diproses melalui Tata Naskah; dan b) himpunan Seri atau Seri menurut rubriknya.
(2) Sarana Pengurusan Surat Keluar merupakan sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal dan buku ekspedisi/tanda  terima, dengan ketentuan sebagai berikut   :
a. buku   verbal  merupakan sarana pencatatan  lengkap yang memuat data surat keluar, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian;
b. buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman/penerimaan surat keluar;
c. sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari kebocoran atau kerusakan,  sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air, sampul surat berwarna putih atau coklat muda dengan ukuran sebagai berikut  :
1. 10,5 cm  x  30 cm  (ukuran kecil);
2. 19 cm     x  25 cm  (ukuran sedang);
3. 24 cm     x  34 cm  (ukuran folio/A-4); dan
4. 28,5 cm  x  40 cm  (ukuran map takah).
d. cara melipat  dan  memasukkan  surat  ke dalam   sampul   surat merupakan hal yang sangat penting, surat yang sudah diketik rapi dapat kehilangan penampilannya  yang  menarik,  jika  cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan

hati-hati, surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya  harus  bertemu, dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut, sebelum kertas surat dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan;
e. surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalah sebagai berikut :
1. surat tidak dilipat sama sekali;
2. surat dilipat satu kali; dan
3. surat dilipat dua kali atau dilipat pada sepertiga bagian atas surat dan dilipat pada sepertiga bagian bawah surat.

f. contoh buku agenda, buku verbal dan lembar catatan.

BUKU AGENDA

Tanggal Nomor Agenda Nomor dan tanggal surat masuk Lampiran Terima dari Petunjuk pada nomor yang lalu isinya Petunjuk pada nomor berikutnya Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9

BUKU VERBAL

Tanggal Surat Nomor Surat

Lampiran Kepada Petunjuk pada Nomor yang lalu Isinya Petunjuk pada nomor berikutnya Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8

Kop

LEMBARAN   CATATAN

Klasifikasi           :
Lembaran ke :

Takah No.
:

Kepada Catatan/Nota tindakan Nomor Naskah

Alasan koreksi

Email (opsional)