Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian,
perpustakaan pelestarian dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Perpustakaan Nasional dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Perpustakaan Nasional, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
8. Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi Arsip Vital yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional.
9. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital.
10. Jenis Arsip adalah sekelompok Berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari rekaman kegiatan sejak awal sampai dengan akhir.
11. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Perpustakaan Nasional menjadi beberapa kategori unit
informasi Arsip.
12. Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
13. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
14. Pemencaran (dispersal) adalah metode Perlindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
15. Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana.
16. Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
17. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih baik.
18. Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan Arsip.
19. Penduplikasian adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back-up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
20. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
21. Pengguna Arsip adalah orang atau unit pengolah yang mempunyai hak akses untuk menggunakan Arsip.
22. Penyimpanan khusus (vaulting) adalah metode Perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan Arsip pada tempat dan sarana khusus.
23. Program Arsip Vital adalah kegiatan pengelolaan, perlindungan, pengamanan dan penyelamatan Arsip Vital di Pencipta Arsip yang dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta penyelamatan dan pemulihan.
24. Salinan Arsip Vital Autentik adalah suatu salinan Arsip Vital yang diautentikasi oleh Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat berwenang yang ditunjuk dengan memberi tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip Vital dengan metode digital signature (security), public key/private key (akses), watermark (copyright), atau metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi sehingga secara hukum dapat diterima di pengadilan.
25. Sentral Arsip Aktif adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
26. Sentral Arsip Inaktif adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan Kearsipan untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola Arsip Inaktif di lingkungan Perpustakaan Nasional.
27. Unit Kearsipan Perpustakaan Nasional adalah satuan kerja pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan;
28. Unit Kearsipan I Perpustakaan Nasional adalah unit kerja pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan lembaga, yaitu Biro SDM dan Umum, Bagian Umum pada Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Kearsipan dan Protokol.
29. Unit Kearsipan II Perpustakaan Nasional adalah unit kerja pada UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Dinamis yaitu Sub Bagian Tata Usaha.
30. Unit Pengolah adalah unit kerja yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi pratama pada Perpustakaan Nasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungan unit kerja masing- masing.
(1) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d terdiri atas:
a. Sekretariat Utama;
b. Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi;
c. Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan;
d. Pusat Data dan Informasi;
e. Pusat Pembinaan Pustakawan;
f. Pusat Pendidikan dan Pelatihan;
g. Inspektorat; dan
h. Unit Pelaksana Teknis.
(2) Sentral Arsip Aktif Sekretariat Utama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
a. Sentral Arsip Aktif Biro Perencanaan dan Keuangan bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Perencanaan Program dan Anggaran dan kelompok substansi Keuangan;
b. Sentral Arsip Aktif Biro Hukum, Organisasi, Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Hukum, Organisasi dan Reformasi Birokrasi dan kelompok substansi Kerja Sama, Hubungan Masyarakat, dan Penerbitan; dan
c. Sentral Arsip Aktif Biro Sumber Daya Manusia dan Umum bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Kepegawaian dan Bagian Umum.
(3) Sentral Arsip Aktif Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
a. Sentral Arsip Aktif Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Pengelolaan Koleksi Hasil Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam serta kelompok substansi Pengembangan Koleksi Perpustakaan;
b. Sentral Arsip Aktif Pusat Bibliografi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Pengembangan dan Pengawasan Bibliografi Nasional INDONESIA (BNI) dan Katalog Induk Nasional (KIN) serta kelompok substansi Pengolahan Bahan Perpustakaan Hasil
Pengadaan dan Serah Simpan Karya Cetak Karya Rekam;
c. Sentral Arsip Aktif Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan Perpustakaan bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Penelurusan, Inventarisasi dan Konservasi Bahan Perpustakaan dan Naskah Kuno, serta kelompok substansi Inventarisasi, Reproduksi dan Alih Media; dan
d. Sentral Arsip Aktif Pusat Jasa Informasi Perpustakaan dan Pengelolaan Naskah Nusantara bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Penyusunan Konten Media dan Layanan Informasi Perpustakaan, kelompok substansi Layanan Koleksi Monograf, Berkala Langka, serta kelompok substansi Pengelolaan Naskah Nusantara.
(4) Sentral Arsip Aktif Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi:
a. Sentral Arsip Aktif Direktorat Standardisasi dan Akreditasi bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Standar Nasional Perpustakaan dan Assesor serta kelompok substansi Akreditasi;
b. Sentral Arsip Aktif Pusat Pengembangan Perpustakaan Umum dan Khusus bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Pengembangan Perpustakaan Umum, kelompok substansi Pengembangan Perpustakaan Khusus serta Kelompok substansi Transformasi dan Inovasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial;
c. Sentral Arsip Aktif Pusat Pengembangan Perpustakaan Sekolah/Madrasah dan Perguruan Tinggi bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Pengembangan Perpustakaan Sekolah/Madrasah Tingkat Dasar dan Menengah serta kelompok substansi Pengembangan
Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri, Swasta Seluruh INDONESIA; dan
d. Sentral Arsip Aktif Pusat Analisis Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Analisis Perkembangan Semua Jenis Perpustakaan dan kelompok substansi Pengembangan Kegemaran Membaca dan Literasi;
(5) Sentral Arsip Aktif Pusat Data dan Informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Penelusuran dan Pengolahan Data Informasi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI), kelompok substansi Pengembangan Sistem Informasi, Infrastruktur dan Jaringan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) serta kelompok substansi Manajemen Layanan Data.
(6) Sentral Arsip Aktif Pusat Pembinaan Pustakawan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Pengkajian dan Pengembangan Pustakawan, kelompok substansi Sertifikasi dan Pengendalian Mutu Pustakawan serta kelompok substansi Pembinaan dan Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan.
(7) Sentral Arsip Aktif Pusat Pendidikan dan Pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf f bertugas mengelola Arsip Vital dari kelompok substansi Perencanaan dan Penyelenggaraan Program Pendidikan dan Pelatihan Bidang Perpustakaan, Penjenjangan dan Teknis Onsite dan Online, kelompok substansi Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan Bidang Perpustakaan, Penjenjangan dan Teknis dan kelompok substansi Pengendalian Mutu Pendidikan dan Pelatihan Bidang Perpustakaan, Penjenjangan dan Teknis.
(8) Sentral Arsip Aktif Inspektorat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf g bertugas mengelola Arsip Vital dari Inspektorat.
(9) Unit Pelaksana Teknis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf h, meliputi:
a. Sentral Arsip Aktif UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno bertugas mengelola Arsip Vital dari UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno; dan
b. Sentral Arsip Aktif UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta bertugas mengelola Arsip Vital dari UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.
(1) Identifikasi Arsip Vital dengan melakukan analisis organisasi dilakukan untuk menentukan:
a. Unit Pengolah yang memiliki potensi menciptakan Arsip Vital; dan
b. jenis Arsip yang tercipta pada masing-masing Unit Pengolah yang dikategorikan Arsip Vital.
(2) Penentuan Arsip yang dikategorikan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b didasarkan kriteria:
a. merupakan prasyarat bagi keberadaan Perpustakaan Nasional, karena tidak dapat digantikan baik dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
b. sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan Perpustakaan Nasional karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
c. berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) Perpustakaan Nasional; dan
d. berkaitan dengan kebijakan strategis Perpustakaan Nasional.
(3) Identifikasi Arsip Vital dengan melakukan pendataan merupakan pengumpulan data berdasarkan analisis organisasi untuk mendapatkan data paling sedikit meliputi:
a. Unit Pengolah;
b. jenis Arsip;
c. media simpan;
d. sarana temu kembali;
e. volume;
f. periode (kurun waktu);
g. retensi;
h. tingkat keaslian;
i. sifat kerahasiaan;
j. lokasi simpan;
k. sarana simpan;
l. kondisi Arsip;
m. nama; dan
n. waktu pendataan.
(4) Identifikasi dengan kegiatan pengolahan dan penentuan Arsip Vital dilakukan terhadap hasil pendataan dengan pengujian berdasarkan kriteria Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2).
(5) Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat berupa:
a. Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku;
b. MoU dan perjanjian kerja sama yang strategis baik dalam mapun luar negeri selama masih berlaku;
c. Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan lain- lain);
d. Arsip hak paten dan copy right;
e. berkas perkara pengadilan;
f. berkas perseorangan /personal file;
g. dokumen pengelolaan keuangan negara; atau
h. Arsip lainnya yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2).
(1) Pemulihan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c dilakukan terhadap fisik Arsip Vital dan tempat penyimpanan Arsip Vital yang terkena dampak bencana.
(2) Pemulihan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik Arsip Vital dan rekonstruksi bangunan.
(3) Pemulihan Arsip Vital dan tempat penyimpanan meliputi:
a. stabilisasi dan Perlindungan Arsip Vital yang dievakuasi;
b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan;
c. pelaksanaan penyelamatan Arsip Vital;
d. penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan ke tempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai; dan
e. evaluasi meliputi tingkat keberhasilan penyelamatan Arsip Vital dan penyusunan laporan.
(4) Pemulihan terhadap fisik Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara:
a. mengatur stabilisasi suhu udara dan kelembaban dengan pengaturan sirkulasi udara;
b. membersihkan fisik Arsip Vital dari kotoran dan debu yang melekat dengan menggunakan kuas dan penyedot debu;
c. merendam fisik Arsip Vital yang basah atau terkena lumpur dengan etanol atau alkohol 70% (tujuh puluh persen) sebagai sarana disinfektan;
d. mengeringkan Arsip Vital dengan kipas angin di dalam ruangan dan tidak dijemur pada sinar matahari langsung; dan
e. membekukan dalam mesin pembeku sebelum dibersihkan dalam hal Arsip tidak dimungkinkan untuk dilakukan pengeringan secara langsung.
(5) Pemulihan terhadap tempat penyimpanan Arsip Vital yang terkena dampak bencana sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan perbaikan segera, baik terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran.
(6) Dalam hal seluruh bangunan mengalami kerusakan, Arsip Vital dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman untuk mencegah kerusakan yang semakin parah.
(7) Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan Arsip Vital dan penyusunan laporan serta mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.