Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 8 Maret 2019
KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN,
ttd.
PENNY K. LUKITO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 26 Maret 2019
DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
WIDODO EKATJAHJANA
LAMPIRAN I PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR 3 TAHUN 2019 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
A. Latar Belakang Dalam UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ditegaskan bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting, karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi dari suatu pertanggungjawaban kinerja di bidang Pemerintahan maupun Pembangunan.
Pengelolaan Kearsipan pada dasarnya meliputi rangkaian kegiatan berkaitan dengan proses penanganan arsip mulai dari penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Disebutkan pula dalam Pasal 48 ayat 1 bahwa lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA).
B. Dasar Hukum
1. UNDANG-UNDANG Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaga Negara Republik INDONESIA Nomor 5063);
2. UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5071);
3. UNDANG-UNDANG Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 227, Tambahan Lembaga Negara Republik INDONESIA Nomor 5360);
4. PERATURAN PEMERINTAH Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelasanaan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5286);
5. Peraturan PRESIDEN Nomor 80 Tahun 2018 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2018 Nomor 180);
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Kepegawaian;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 14 Tahun 2017 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1128);
8. Peraturan Kepala Arsip Nasioanal Republik INDONESIA Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 15 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 321);
9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 16 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 322);
10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 665);
11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian (Berita Negara Republik Indoenesia Tahun 2017 Nomor 1819);
12. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1745);
C. Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini adalah untuk memberikan pemahaman mengenai garis besar dan ketentuan teknis tentang penyusutan arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Tujuan disusunnya JRA ini adalah sebagai acuan/ pedoman bagi pejabat struktural dan fungsional di Lingkungan Badan POM dalam:
1. melakukan penyusutan arsip bagi pelaksanaan pengelolaan arsip.
2. menentukan nilai guna arsip.
3. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
4. melakukan penyerahan arsip permanen dari Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
D. Ruang lingkup Ruang lingkup Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah Satuan Kerja, Unit Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai dengan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan dan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
E. Pengertian umum
1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
4. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang pengawasan obat dan makanan yang meliputi riset dan kajian, standardisasi, registrasi, pengawasan, pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha, penindakan, dan pengembangan pengujian.
5. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan aktif dan inaktif, dan nilai guna arsip.
6. Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
7. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Eselon II Pusat dan Daerah dan/ atau Unit Eselon III Daerah. Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
8. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. Jangka waktu simpan inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi akhir.
9. Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
10. Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
11. Badan Pengawas Obat dan Makanan yang selanjutnya disebut Badan adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan makanan.
12. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.