PERBAN

Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2021 tentang TATA CARA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL

PERBAN Nomor 5 Tahun 2021

Konten ini bukan nasihat hukum. Selalu rujuk sumber resmi untuk kepastian hukum.

Buka PDF Asli

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

BAB III

TAHAPAN PERJALANAN DINAS

Pasal 3

Koreksi

Tahapan Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 adalah: a. persiapan; b. pelaksanaan; dan c. pasca pelaksanaan.

Pasal 4

Koreksi

(1) Pelaksana SPD dalam melaksanakan Perjalanan Dinas wajib mendapatkan izin dari PRESIDEN atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Prosedur mendapatkan izin sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melalui: a. pengajuan permohonan izin secara tertulis dalam jangka waktu paling lambat 20 (dua puluh) hari kerja sebelum rencana tanggal keberangkatan dan/atau ditentukan kemudian; dan b. permohonan izin mencantumkan urgensi kunjungan, rincian program, jumlah dan nama rombongan, serta sumber pendanaannya dengan melampirkan undangan atau pemberitahuan dari pelaksana kegiatan di luar negeri. c. rekomendasi dari kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar negeri apabila Perjalanan Dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan INDONESIA. (3) Persiapan Perjalanan Dinas dikoordinasikan oleh Unit Kerja.

Pasal 5

(1) Pelaksana SPD dalam mengajukan izin kepada PRESIDEN sebagaimana dimaksud pada Pasal 4 ayat (1) wajib mendapatkan surat tugas dari Kepala BKKBN terlebih dahulu. (2) Pemberian surat tugas pada Pelaksana SPD selain Kepala BKKBN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat didelegasikan kepada Sekretaris Utama.

Pasal 6

Pasal 7

(1) Dokumen Perjalanan Dinas Pelaksana SPD terdiri atas: a. surat persetujuan perjalanan dinas luar negeri yang dikeluarkan oleh kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara; b. exit permit; c. rekomendasi visa; dan d. paspor dinas. (2) Pengurusan dokumen Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah mendapatkan persetujuan/izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1). (3) Pengurusan dokumen Perjalanan Dinas dilakukan paling lambat 20 (dua puluh) hari kerja sebelum pelaksanaan penugasan dengan mengacu pada prosedur pengajuan izin Perjalanan Dinas melalui sistem aplikasi kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara, dan kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar negeri. (4) Pengurusan dokumen Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Unit Kerja.

Pasal 8

(1) Dalam mendapatkan surat persetujuan perjalanan dinas luar negeri dari kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a, surat permohonan diajukan oleh Kepala BKKBN atau sekretaris utama. (2) Surat permohonan persetujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. surat undangan dari penyelenggara/mitra kerja sama di luar negeri/surat konfirmasi dari perwakilan pemerintah Republik INDONESIA di luar negeri pada negara yang dituju; b. dokumen resmi tentang sumber pendanaan antara lain daftar isian pelaksanaan anggaran, surat dari donor, kontrak/perjanjian/nota kesepahaman bersama, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas meterai; c. jadwal dan agenda kegiatan; d. kerangka acuan kerja (term of reference)/latar belakang singkat kegiatan; e. penjelasan relevansi, urgensi/alasan penugasan; f. izin tertulis dari instansi Mitra Kerja untuk Perjalanan Dinas yang dilakukan oleh Mitra Kerja; g. kertas posisi dan/atau pedoman delegasi untuk Perjalanan Dinas dalam pertemuan di luar negeri sebagai peserta dan/atau pembicara yang diundang; h. naskah rancangan perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait untuk Perjalanan Dinas penandatanganan kerja sama luar negeri; i. surat perintah/surat tugas; dan j. surat perjanjian tugas belajar luar negeri dan letter of acceptance (LOA) untuk Perjalanan Dinas dalam Tugas Belajar studi jangka panjang S2 dan S3 di luar negeri; (3) Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan oleh: a. Kepala BKKBN untuk Pelaksana SPD Kepala BKKBN; b. Kepala BKKBN untuk Pelaksana SPD pejabat eselon I; c. sekretaris utama untuk Pelaksana SPD dengan jabatan eselon II kebawah atau jabatan fungsional atau jabatan lainnnya dan/atau Mitra Kerja;

Pasal 9

(1) Dalam mendapatkan dokumen Perjalanan Dinas berupa exit permit, rekomendasi visa, dan paspor dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 Ayat (1) huruf b, huruf c, dan huruf d, Kepala BKKBN atau sekretaris utama mengajukan surat permohonan kepada kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar negeri. (2) Permohonan pengurusan paspor dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pelaksana SPD melengkapi persyaratan paling sedikit terdiri atas: a. surat persetujuan perjalanan dinas luar negeri dari kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara; b. paspor dinas lama (expired) bila sudah punya; c. pas photo 4 x 6 dengan latar belakang putih, pakaian kemeja putih dengan jas/blazer hitam, dasi, tidak menggunakan kaca mata, dan tidak terlihat gigi atau sesuai ketentuan yang berlaku; d. daftar riwayat hidup dengan menyertakan email dan nomor handphone; e. fotokopi Surat Keputusan pengangkatan terakhir yang dilegalisir oleh Biro Sumber Daya Manusia; f. fotokopi kartu tanda penduduk; g. fotokopi kartu keluarga; h. fotokopi akte lahir; dan i. fotokopi kartu tanda pegawai. (3) Permohonan exit permit dan rekomendasi visa, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit melampirkan: a. surat persetujuan perjalanan dinas luar negeri dari kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara; b. fotokopi kartu tanda penduduk atau kartu keluarga; c. fotokopi kartu tanda pegawai; dan d. paspor dinas. (4) Surat permohonan exit permit, rekomendasi visa, dan paspor dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan oleh kepala Unit Kerja.

Pasal 10

(1) Unit Kerja menyampaikan rencana Perjalanan Dinas kepada perwakilan INDONESIA di negara tujuan dengan tembusan unit terkait di kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar negeri. (2) Unit Kerja menyampaikan permohonan bantuan fasilitasi kepada perwakilan INDONESIA di negara tujuan untuk mendukung kelancaran Perjalanan Dinas sesuai dengan kebutuhan. (3) Pelaksana SPD dalam pelaksanaan Perjalanan Dinas wajib memiliki asuransi. (4) Ketentuan asuransi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Pasal 11

(1) Pelaksana SPD yang melaksanakan Perjalanan Dinas wajib mengikuti rangkaian kegiatan yang telah ditetapkan oleh penyelenggara. (2) Dalam melaksanakan Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pelaksana SPD harus menjaga nama baik institusi dan Negara. (3) Permasalahan hukum yang timbul akibat kelalaian sendiri menjadi tanggung jawab Pelaksana SPD.

Pasal 12

Setelah selesai melakukan Perjalanan Dinas, Pelaksana SPD wajib menyampaikan: a. laporan Perjalanan Dinas; b. pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas; c. diseminasi; dan d. rencana aksi.

Pasal 13

(1) Pelaksana SPD menyampaikan laporan Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a kepada PRESIDEN atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Laporan Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun sesuai format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. (3) Dokumen laporan Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diunggah oleh Unit Kerja pada web http://citc.bkkbn.go.id dan aplikasi sistem informasi perjalanan dinas luar negeri pada kementerian yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara. (4) Pelaksana SPD selain Kepala BKKBN kepada Kepala BKKBN dengan tembusan Sekretaris Utama, Deputi, Unit Kerja, dan unit kerja Pelaksana SPD yang bersangkutan.

Pasal 14

Pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b, mencakup sebagai berikut: a. SPD yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang di tempat tujuan di luar negeri; b. surat pernyataan dari Pelaksana SPD yang telah melakukan Perjalanan Dinas dalam hal tidak diperoleh tanda tangan dari pihak yang berwenang sebagaimana dimaksud pada huruf a; c. kuitansi/bukti penerimaan uang harian sesuai jumlah hari pelaksanaan Perjalanan Dinas; d. bukti pengeluaran yang sah untuk biaya transportasi, terdiri atas: 1. bukti pembelian dan/atau bukti tiket transportasi; dan 2. boarding pass, airport tax, biaya pembuatan visa, dan retribusi.

Pasal 15

Laporan Perjalanan Dinas dan pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a dan huruf b disampaikan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah selesai melaksanakan Perjalanan Dinas.

Pasal 16

(1) Diseminasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf c, dilakukan oleh Pelaksana SPD dengan fasilitasi Unit Kerja. (2) Diseminasi dilakukan untuk Perjalanan Dinas yang terdiri atas: a. Tugas Belajar studi jangka panjang S-2 (Strata-Dua) dan S-3 (Strata-Tiga) di luar negeri; b. pertemuan ilmiah di luar negeri sebagai pembicara yang diundang (oral presentation); dan c. Pelatihan Jangka Pendek di luar negeri.

Pasal 17

(1) Rencana Aksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf d disusun oleh Pelaksana SPD yang melaksanakan Perjalanan Dinas Pelatihan Jangka Pendek di luar negeri. (2) Rencana Aksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan ketentuan paling sedikit untuk jangka waktu 6 (enam) bulan. (3) Penyusunan Rencana Aksi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai format sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. (4) Rencana Aksi disampaikan Kepada Kepala BKKBN dengan tembusan Sekretaris Utama, Deputi, Unit Kerja unit kerja Pelaksana SPD yang bersangkutan.

BAB Kedua

Persiapan

Pasal 4

Koreksi

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB Keempat

Pasca Pelaksanaan

Pasal 12

Koreksi

Setelah selesai melakukan Perjalanan Dinas, Pelaksana SPD wajib menyampaikan: a. laporan Perjalanan Dinas; b. pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas; c. diseminasi; dan d. rencana aksi.

Pasal 13

Koreksi

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

(1) Perjalanan Dinas Tugas Belajar studi jangka panjang S-2 (Strata-Dua) dan S-3 (Strata-Tiga) di luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. mendapatkan surat pemberitahuan Unconditional Letter of Acceptance (LoA) dari universitas; dan b. mendapatkan surat pemberitahuan jaminan pendanaan dari lembaga pemberi beasiswa/sponsor untuk pendanaan yang bersumber selain dari anggaran pendapatan dan belanja negara. (2) Perjalanan Dinas pertemuan di luar negeri sebagai peserta dan/atau pembicara yang diundang (invited speaker) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. mendapatkan surat undangan sebagai peserta dan/atau pembicara dari penyelenggara pertemuan; dan b. mendapatkan surat pemberitahuan jaminan pendanaan dari lembaga sponsor/donor untuk pendanaan yang bersumber selain dari anggaran pendapatan dan belanja negara. (3) Perjalanan Dinas pertemuan ilmiah di luar negeri sebagai pembicara yang diundang (oral presentation) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. pertemuan ilmiah bertaraf internasional dan/atau dapat menerbitkan prosiding resmi; b. peserta undangan minimal berasal dari 5 (lima) negara yang berbeda, tidak termasuk negara pembicara utama (INDONESIA); c. mendapatkan surat pemberitahuan Letter of Acceptance (LoA) sebagai pembicara/oral presenter dari penyelenggara pertemuan ilmiah, dilampiri jadwal pelaksanaan, abstrak, dan full paper; dan d. abstrak dan full paper telah dipaparkan terlebih dahulu oleh calon pembicara paling rendah kepada Deputi dan mendapatkan persetujuan; (4) Perjalanan Dinas Pelatihan Jangka Pendek di luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf d, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. mendapatkan surat pemberitahuan Letter of Acceptance (LoA) atau undangan dari penyelenggara pelatihan; b. mendapatkan surat pemberitahuan jaminan pendanaan dari lembaga sponsor/donor untuk pendanaan yang bersumber selain dari anggaran pendapatan dan belanja negara; c. substansi pelatihan sesuai dengan bidang tugas pegawai yang ditugaskan; dan d. bilamana dalam undangan pelatihan belum atau tidak tercantum nama pegawai atau Mitra Kerja, maka Unit Kerja menyiapkan Nota Dinas Deputi kepada Kepala BKKBN dengan menyampaikan telaah usulan nama peserta pelatihan; (5) Perjalanan Dinas penjajakan kerja sama luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf e, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. mendapatkan surat undangan dan/atau keterangan dari negara/institusi negara tujuan/mitra (counterpart); dan b. melakukan analisis rencana kerja sama dari segi maksud, tujuan, ruang lingkup, prospek jangka panjang dan substansi lainnya yang dibutuhkan. (6) Perjalanan Dinas penandatanganan kerja sama luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf f, harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. mendapatkan surat undangan dan/atau keterangan dari negara/institusi negara tujuan/mitra (counterpart); dan b. melakukan penyusunan nota kesepahaman bersama sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (7) Perjalanan Dinas monitoring kerja sama luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf g, harus mendapatkan surat undangan dan/atau keterangan dari negara/institusi negara tujuan/mitra (counterpart). (8) Perjalanan Dinas tugas dinas lainnya ke luar negeri dalam rangka tugas dan fungsi jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) huruf h, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2021 tentang TATA CARA PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL

BAB I

Pasal 1

BAB I

Pasal 1

BAB II

Pasal 2

BAB III

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Pasal 11

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

BAB Kesatu

Pasal 3

BAB Kedua

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

BAB Ketiga

Pasal 11

BAB Keempat

Pasal 12

Pasal 13

Pasal 14

Pasal 15

Pasal 16

Pasal 17

BAB IV

Pasal 18

Pasal 19

BAB V

Pasal 20

BAB VI

Pasal 21